Witam
Trochę się wahałem czy zakładać nowy wątek, czy kontynuować rozważania przy okazji (skromnej) dyskusji o IZA 6,0 ponieważ kwestia narodziła się właśnie w związku z ową. Nie bez znaczenia były też warsztaty dotyczące EAD. Postanowiłem jednak, że dla przejrzystości iFAR dobrze będzie zacząć nowy wątek, bo - być może - sprawa wzbudzi odrobinę zainteresowania.
Po tym przydługim wstępie - do rzeczy!
Zarówno baza Sezam jak IZA pozwalają opisywać okresy chronologiczne za pomocą określeń typu: wiek XVI-XX, II połowa wieku XX, czy b.d. (brak datacji) etc. To oczywiście opisy adekwatne dla pewnych grup akt i czytelne dla użytkownika. Niestety te same opisy są nieczytelne dla komputera i czynią wyszukiwarki bezradnymi. Klient nie dotrze do materiałów opisanych jako akta XIX-XX wiek wpisując rok 1900 do wyszukiwarki, a powinien. Proponuję rzucić okiem na dokument: Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description (2002 http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=450) s. 3-4. Przewodnik zawiera propozycje opsiu dat w standardzie EAD. Odnosi się również do dat nieokreślonych co do roku i proponuje w przypadku materialów, przy ktorych stosuje się fromy opisowe uszczegóławiać je datami zrozumiałymi dla komputera - obok zapisu "ata '80" wpisywać 1980-1989, obok "wiek XIX" wpisywać 1801-1900, w przypadku braku dat wpisywać jako daty skrajne daty działalności/życia aktotwórcy (o ile to możliwe).
Analogia tych wskazówek z bazami danych Sezam i IZA jest spora: w obu bazach obok pół tekstowych na opis dat są pola liczbowe. Dane z pól liczbowych (określane jako znormalizowane w przewodniku i oparte na normach ISO) nie są wyświetlane przy podglądzie a służą jedynie do przeprowadzania poszukiwań za pomocą kwerend w bazach danych.
Proponuję zastanowić się, czy nie byłoby dobrze wprowadzić tego rodzaju rozwiązania w polskich bazach danych? Obok określenia "połowa XVII w. - koniec XVIII" dodać daty: 1651-1800? Oczywiście nie będą to daty pewne, ale będą stanowiły pomoc i umożliwią dotarcie narzędziom wyszukiwawczym do większej ilości danych. Co Szanowni IFARowicze na ten temat sądzą?
Temat akurat na czasie. O ile dobrze zrozumiałam, należałoby przypomnieć zasady określania dat krańcowych zbliżonych, podane w pierwszym Podręczniku użytkownika bazy danych SEZAM 1.4 z 1996 r. (s. 16), tzn.:
"Wiek - wyrażony dotychczas cyframi rzymskimi - zmieniamy na zbliżoną datę roczną zapisaną cyframi arabskimi zgodnie z następującymi zasadami:
XV-XVI - 1401-1600 zz
XVI - 1501-1600 zz
poł.XVI - 1550-1550 zz
XVI-XIX - 1501-1900 zz
XVII-poł.XVIII - 1601-1750 zz
poł.XVIII-poł.XX - 1750-1950 zz
XIX-XX - 1801-2000 zz
XV/XVI - 1450-1550 zz
1494-XVII/XVIII - 1494-1750 dz
XIX/XX-1945 - 1850-1945 zd
ok.1670 - 1670-1670 zz
ok.1890-1902 - 1890-1902 zd
1863-ok.1871 - 1863-1871 dz"
gdzie "d" oznaczało datę dokładną, a "z" - zbliżoną, gdyż w pierwszej wersji bazy SEZAM nie było pola tekstowego, do którego można było wpisywać daty we wszelkiej postaci.
Obecnie przygotowujemy niewielkie zmiany w bazie, więc jest okazja także do takiego uzupełnienia podręcznika użytkownika. Zostanie on wprowadzony decyzją NDAP, więc będzie obowiązującym przepisem.
I podobne wskazówki umieścić w podręczniku użytkownika bazy danych IZA 6.0?
To nie są wszystkie warianty 'wiekowych" określeń dat w inwentarzach archiwalnych. Spotykamy często jeszcze: I połowa...wieku, II połowa...wieku, koniec...wieku, początek...wieku. W takich przypadkach pozostawiając "wiekowe" określenia w polu uwagi stosujemy odpowiednio w polach data cezury ..51-00, ..01-50, ..80-00, ..01-20.
Witam
Ech, Poznaniacy! Znowu o krok przed innymi :D
Przyznam, że nie znam podręcznika użytkownika do Sezamu z 1996 r. i z tego co widać w necie nie zna go również część wypełniających współczesne Sezamy archiwistów, więc chyba warto sprawę przypomnieć w kolejnej wersji podręcznika i warto chyba wprowadzić podobne uwagi do podręcznika IZY.
Inną troszkę sprawą jest oznaczanie dat, co do których brak pewności - nawiasy kwadratowe zostały w praktyce baz zaanektowane przez priory i posteriory, więc zostają tylko "?".
A co z sytuacją kiedy nie można określić daty, ale znamy wszak okres funkcjonowania aktotwórcy - czy nie byłoby dobrze przyjąć praktykę zalecaną we wspomnianym Przewodniku Best Practice... i w polach liczbowych wpisywać takie właśnie daty?
Takie rozwiązanie byłoby jednak mieszaniem porządków. Jakie są daty skrajne zespołu użytkownik dowie się za pomocą jednego kliknięcia więcej z Sezamu. A przypadki gdy przynajmniej z dokładnością 200 lat nie jesteśmy w stanie określić dat skrajnych jednostki i wpisać w związku z tym odpowiednie daty są jak mniemam na tyle rzadkie, by z ich powodu kryteria chronologiczne całego zespołu mieszać na tych samych polach IZY z kryteriami odnoszącymi się do poszczególnych jednostek. Argumentem przemawiającym za rozwiązaniem proponowanym przez p. Wożniaka jest fakt, że wyrastająca z elementarnych zasad logiki jednolitość kryteriów będąca podstawą wszelkich systemów klasyfikacyjnych jest i tak brutalnie gwałcona na różnych obszarach polskiej archiwistyki (vide: podział zespołów w Sezamie, niektóre pola dotyczące opisu fizycznego jednostki w IZIE nie mówiąc o różnego rodzaju uświęconych odpowiednimi instrukcjami przykładowych układach akt zespołów majątków, administracji państwowej itp., żeby wymienić tylko te przykłady które najbardziej urągają zasadom rozłączności i przejrzystości klasyfikacyjnej), w związku z czym zastosowane rozwiązanie nie będzie na tym tle specjalnie razić.
Jeszcze niedawno rozwiązanie polegające na opisaniu dat j.a., których w żaden sposób nie można określić, jako dat skrajnych aktotwórcy wydawało mi się kompletną herezją.
Ale zmieniłam zdanie :D i zgadzam się z Wojtkiem, że jest to jakieś wyjście, może niedoskonałe, ale wpisywanie zer jest chyba gorszym rozwiązaniem, bo jest to zupełnie bezwartościowa informacja dla wyszukiwarek.
Witam
Cytat: Andrzej ChoniawkoArgumentem przemawiającym za rozwiązaniem proponowanym przez p. Wożniaka jest fakt, że wyrastająca z elementarnych zasad logiki jednolitość kryteriów będąca podstawą wszelkich systemów klasyfikacyjnych jest i tak brutalnie gwałcona na różnych obszarach polskiej archiwistyki (vide: podział zespołów w Sezamie, niektóre pola dotyczące opisu fizycznego jednostki w IZIE nie mówiąc o różnego rodzaju uświęconych odpowiednimi instrukcjami przykładowych układach akt zespołów majątków, administracji państwowej itp., żeby wymienić tylko te przykłady które najbardziej urągają zasadom rozłączności i przejrzystości klasyfikacyjnej), w związku z czym zastosowane rozwiązanie nie będzie na tym tle specjalnie razić.
I nie wiem czy cieszyć się z takiego poparcia propozycji, czy smucić raczej wypada... :P
W przywoływanym przez mnie Przewodniku brak możliwości określenia dat jest ostatecznością, a i wpisywanie dat działalności/życia aktotwórcy nie jest rozstrzygnięciem ostatecznym - Przewodnik zezwala również na wpisywanie odpowiedników polskich b.d.:
CytatUndated material:
o <unitdate normal="1935/1965">undated: ca. mid 20th
century</unitdate>
[if a document is undated this can be stated but provide an estimate if possible;
normalize as an interval, perhaps using the collection dates, or life of creator, etc.]
o <unitdate>undated</unitdate>
[if it is really not possible to estimate then use “undated” alone with no
normalization]
Tak więc nie ma tam wskazania, że należy tak postępować zawsze. Z drugiej jednak strony jeśli zaniechamy opisania dat za pomocą liczb użytkownik do tych materiałów nie dotrze. Mam tu na myśli przede wszystkim użytkownika, który - obeznany z Internetem - korzysta z wyszukiwarki z bazy IZA wpisuje daty i sądzi, że otrzyma jako wyniki wyszukwiania wszystkie jednostki, spełniające podane kryteria. Nie spodziewa się, że część jednostek pozostanie dlań niedostępna, bo są opisane w sposob niezrozumiały dla wyszukwiarek.
Szanowny Wojciechu,
o ile dobrze kojarzę w piątek po południu, internetowa wyszukiwarka inwentarzowa nie zawiera kryterium daty. W Accessie także, póki co, brak takiego kryterium. Na razie jest to element opisujący obiekt i jego brak nie uniemożliwia internautom wyszukania opisu jednostki. Co innego w bazach SEZAM czy DOKUMENTACJA - tutaj faktycznie daty mogą być pomocą, ale i zasadzką.
Witam
Oczywiście pani Anna Laszuk ma rację - wyszukiwarka na stronach NDAP nie pozwala przeszukiwać według dat.
Zagalopowałem się pisząc:
CytatMam tu na myśli przede wszystkim użytkownika, który - obeznany z Internetem - korzysta z wyszukiwarki z bazy IZA wpisuje daty i sądzi, że otrzyma jako wyniki wyszukwiania wszystkie jednostki, spełniające podane kryteria. Nie spodziewa się, że część jednostek pozostanie dlań niedostępna, bo są opisane w sposob niezrozumiały dla wyszukwiarek.
Ale czy to znaczy, że nigdy możliwości przeszukiwania dat użytkownikom nie zaoferujemy?
Jeśli zaś chodzi o bazę IZA - wersja 5,0 umożliwia przeszukiwanie według dat, 6,0 od tego odchodzi, co nie znaczy, że nie można sobie zbudować prostej kwerendy uwzględniającej daty dokumentacji.
Słowem - nie powinniśmy tematu datowania jednostek pominąć tylko dlatego, że obecnie stosowane narzędzia nie dają bezpośrednio pewnych możliwości. Nadal uważam, że jest o czym rozmawiać i zachęcam do krytyki pomysłu opisywania materiałów bez określonych dat za pomocą dat istnienia/życia aktotwórcy.
Hmmm...
A jakie daty wpisać w polu dla wyszukiwarki, gdy mamy w jednostce np. XIX-wieczne kopie (tak w polu data) akt XVI-wiecznych (tak w polu treść)?
Przykłady:
1)
Opis jednostki: „Jan Hieronimowicz Chodkiewicz. Przywilej Zygmunta Augusta z 1568 r. [...]”
Pole data: „kopie XIX”
No i teraz, jak się komuś np. śpieszy wpisuje: „1801-1900”, a powinno być odniesienie do czasów, których treść dokumentu dotyczy, czyli „1568-1568”. Czy w taki razie umieścić oba ciągi (1568-1568, 1801-1900), czy też może w ogóle zaniechać „1801-1900”, bo w polu niewidocznym dla użytkownika, a potrzebnym jedynie wyszukiwarce jest to jak mi się zdaje zbędne, kto przecież będzie szukał tego Jana Chodkiewicza w XIX w., a o tym że są tam jedynie późniejsze kopie, nie oryginalne dokumenty z XVI w., dowie się z wyników wyszukiwania. Gdy natomiast przełożymy mechanicznie dane z pola data („1801-1900”), rekord nie zostanie odnaleziony
2)
Opis jednostki: „Sprawa między metropolią ruską a Krzysztofem Chodkiewiczem o zarządzanie dobrami klasztoru supraślskiego w l. 1623–1650”
Pole data: „1623-1650 i kopie XVII-XVIII”
Czy wpisać „1623-1800” (wpisywanie „1623-1650” oraz równocześnie „1601-1800” nie ma sensu, zwłaszcza przy braku dokumentów odnoszących się do lat 1601-1622), czy może samo „1623–1650”.
3)
Opis jednostki: "Rejestr przywilejów z l. 1507–1588, głównie Grzegorza i Katarzyny z Wiśniowieckich Chodkiewiczów, na różne urzędy i dobra, sporządzony na zlecenie ich córki, Anny z Chodkiewiczów Pacowej, i wpisany do ksiąg Trybunału Głównego W. Ks. Lit. w 1614 r."
Pole data: "1614 i kopia XVIII"
Co w takim przpadku robić z datacją dokumentów wymienionych w rejestrze, czy ją uwzględniać w polu dla wyszukiwarki?
W pole "daty" zawsze należy wpisywać daty wytworzenia dokumentów, a nie te, których dotyczą.
Dla wyszukiwania w bazie IZA 6 nie ma to żadnego znaczenia, bo IZA 6 nie przewiduje wyszukiwania chronologicznego.
Owszem. Zapoznałem się z wcześniejszymi wpisami w tym wątku i pojąłem, co z nich wynika. Ale ...
Chciałbym zwrócić uwagę na to, do czego tak naprawdę wyszukiwanie datami może być potrzebne użytkownikowi. Pole data powinno bezwzględnie zawierać datę wytworzenia dokumentu, zgadza się, czy jednak ta zasada powinna też dotyczyć pola dat dla wyszukiwania?
W IZIe 6 nie ma, ale jak to będzie w ZoSI? Jak zresztą rozumiem, mam te pola wypełniać (tak mi zresztą powiedziano), mimo że wymaga to dodatkowego nakładu pracy, a nie ma przełożenia na wyszukiwanie. Czyli kiedyś będzie to zapewne potrzebne?
Witam
Zgadzam się z Kocibrzuchem. Dane, które wpisujemy do IZY będą służyć w przyszłości, nawet jeśli dziś nie ma jeszcze pewnych opcji w apliakacji (co nie znaczy, że już dziś nie można prowadzić przeszukiwania chronologicznego). Wiele jednak zależy od tego jak będzie zbudowane wyszukiwanie. Jeśli użytkownik będzie miał pole szukania wg dat i zdecyduje się na przeszukiwanie bazy tylko pod kątem dat, to jeśli baza na jego zapytanie o daty przeszuka tylko tabele z datami (albo tylko pola zawierające wartości numeryczne) to wówczas, przy braku tam wpisu daty powstania dokumentu (a nie jego kopii), nie otrzyma tego opisu w wyniku. Jeśli natomiast baza na takie zapytanie przeszuka wszystkie dane, wówczas jest szansa, że znajdzie poszukiwane daty w tytułach (o ile oprócz wieku będą tam daty w postaci cyfr arabskich - a może uda się zastosować opcję interpretacji dat zapisanych w formie rzymskich na daty arabskie?). Dużo jest więc "jeśli...". Wydaje sie, że najbardziej przejrzystym na dziś rozwiązaniem byłoby wpisanie dla wyszukiwarki dat wytworzenia dokumentu obok dat jego kopii.
Daty w obydwu polach muszą się zgadzać, w przeciwnym wypadku sami doprowadzimy do chaosu i bałaganu, nad którym nie zapanujemy. Ciągi dat służą też temu, aby wykazać luki chronologiczne w jednostce, a w niektórych przypadkach jest to ważna informacja dla użytkownika. Nie traktujmy tych pól tylko i wyłącznie jako ewentualnej wyszukiwarki.
Tych pół użytkownik nie widzi i nie zobaczy nigdy, służą one jedynie wyszukiwarce. Jak sądzę ?
Jeśli ma dostęp do komputera w pracowni naukowej, to widzi.
Ciągi dat występują też w bazie SEZAM i są widoczne dla użytkowników w internecie.
Czyli wpisywać ciągi tak, jak jest w polu data. I nie przejmować się, na ile wyszukiwanie z użyciem będzie przydatne lub nawet będzie wprowadzało w błąd?
"z użyciem dat" oczywiście
Czemu ma wprowadzać błąd???
Witam
A może z innej strony: zastanówmy się, która data jest datą powstania materiałów - data wytworzenia ich treści, czy data wytworzenia ich formy (tu: kopii)? Oczywiście dojdziemy do wniosku, że dokumenty jako treść powstały w wieku XVI i taką datę należałoby wpisać w polu data, zaś w polu tytuł lub uwagi dodać, że jest to kopia wykonana w wieku XVIII?
Nie dajmy się zwariować. Czy jeśli przepiszę sobie do zeszytu jakiś dokument, dajmy na to z V wieku i po latach trafi on do archiwum (jako moja spuścizna ;D) to w datach "wytworzenia treści" (czyli w polu liczbowym) wstawię V wiek???
Data wytworzenia jednostki jest jedna i nie można tego zmieniać. Wszelkie próby modyfikacji tych dat w celu "ułatwienia" wyszukiwania dla użytkowników wprowadzą, moim zdaniem, oczywisty chaos.
Informacja o tym, że oryginalny dokument pochodzi np. z XVI wieku powinna znaleźć się w tytule; zaś data wytworzenia kopii w datach skrajnych. Nie mieszajmy pojęć.
W polu data wpisujemy wyłącznie i bezwzględnie datę powstania dokumentu. A więc np. datę XIX-w. kopii. Koniec, kropka.
Przez wprowadzanie w błąd miałem na myśli, to co już napisałem ze dwa razy: ktoś kto wpisze Jan Chodkiewicz i poda datę z okresu jego działalności (XVI w.), nie uzyska informacji o wyżej cytowanym rekordzie (przykład nr 1), chyba że pod wynikami wyszukiwania z datą ukażą mu się także pozostałe wyniki, nie uwzględniające podanej daty.
Może będziemy sugerować na czerwono, by korzystający powtarzali kwerendę, już bez wpisywania dat, tak dla pewności :P
Nadto nie widzę powodów, dla jakich korzystający miałby widzieć daty z pół kwerendalnych, wystarczy w zupełności z pole opisowe.
Witam
Cytat: kocibrzuch w Lipiec 19, 2007,
W polu data wpisujemy wyłącznie i bezwzględnie datę powstania dokumentu. A więc np. datę XIX-w. kopii. Koniec, kropka.
Zdecydowane stanowisko ;)
Ale ja też się uprę - proponuję wpisać daty dokumentów do pól z datami dla wyszukiwarki. Nie sadzę żebyśmy w ten sposób wprowadzali zamęt (ewentualne wątpliwości rozwieje spojrzenie na tytuł, w którym owe daty też są), a korzyści dla użytkownika będą zdecydowane. W przyszłości natomiast (w ZoSI?) pewnie uda się określić rodzaj daty, jako datę powstania dokumentu, czy powstania kopii. Może nawet nie trzeba będzie dodatkowych tabel, bo EAD pozwala tak opisać tytuł jednostki, że zawarte w nim daty będą przez komputer rozpoznawane jako takie a więc i wyszukiwarka chronologiczna je uwzględni. Ale to przyszłość :P
Oj. Żebyśmy się źle nie zrozumieli.
Pole opisowe daty - tylko daty samej dokumentacji (czas wytworzenia), zgodnie z zasadami sztuki.
Pole daty dla wyszukiwarki - powinniśmy kształtować nie mechanicznie, lecz "z głową", z myślą o umożliwieniu korzystającemu dotarcia do informacji go interesujących, wpisując tam także daty zawarte w tytule/treści jednostki, których wyszukiwarka inaczej przecież nie wychwyci.
Dobrze się rozumiemy, może ja się wyrażam niedobrze ;)
Zgadzam się z Tobą Kocibrzuchu.
Cytat: Wojciech Woźniak w Lipiec 19, 2007,
Witam
Cytat: kocibrzuch w Lipiec 19, 2007,
W polu data wpisujemy wyłącznie i bezwzględnie datę powstania dokumentu. A więc np. datę XIX-w. kopii. Koniec, kropka.
Zdecydowane stanowisko ;)
Tak, zdecydowane. I podobne zajęła Centralna Komisja Metodyczna, która finalizuje prace nad przepisami dotyczącymi ewidencji kopii w archiwach państwowych. Zgodnie z projektem tych wskazówek, pola "daty" mają obejmować daty oryginałów czyli wskazywać na czas wytworzenia zapisanej informacji. Ale o tych wskazówkach będziemy pewnie dyskutować w innym dziale
Witam
Chyba nie rozumiem...
Kocibrzuch chce w "datach" wpisywać daty powstania kopii, a CKM proponuje by przy opracowywaniu kopii w pole "daty" wpisywać "czas wytworzenia zapisanej informacji", czyli przeciwnie niż Kocibrzuch?
To chyba ja pomyliłam, uznając "datę powstania dokumentu" za datę powstania oryginalnego dokumentu...
Jeszcze odnośnie przekładania określeń ##-wiecznych na konkretne liczby dla wyszukiwarki.
Trzeba uważać, gdyż zmienia to daty skrajne zespołu na wydruku karty tytułowej.
Przykład: zespół ma datę skrajną 1907, mam jednostkę określoną na początek XX w. - a więc niby 1901-1920, ale nie mogę wpisać 1920, tylko 1907.
Także samo proponowany powyżej przeze mnie pod rozwagę sposób wpisywania dat dla wyszukiwarki zmienia daty skrajne zespołu, a więc sprawia kłopot, choć uważam go za sensowny.
Jeśli rzeczywstość i funkcjonalność rozmijają się z teorią, tym niestety gorzej dla nich.
Witam
Strona tytułowa jako raport bazy danych pojawia się i znika w kolejnych wersjach IZY - 5 jej nie było i wraca teraz w 6. Jak słusznie zauważa Kocibrzuch jej funkcjonalność ograniczone jest do wyświetlania dat w zespołach, które nie mają żadnych komplikacji w tych polach. Juz wpisanie dat priora uniemożliwi automatyczne wygenerowanie strony tytułowej.
Cytat: KocibrzuchPrzykład: zespół ma datę skrajną 1907, mam jednostkę określoną na początek XX w. - a więc niby 1901-1920, ale nie mogę wpisać 1920, tylko 1907.
Może w takiej sytuacji, można zawęzić opis dat i zamiast 1901-1920 wpisać: 1907-1920? O ile nie mamy pewności co do dokładnej daty powstania, ale wiemy, ze nie mogło sie to zdarzyć przed początkiem działalności aktotwórcy w 1907 r.
Stronę tytułową zespołu powinno drukować spod SEZAMU.
W IZIe możnaby zostawić jako pomocną niekiedy w weryfikacji, bądź usprawnić, tworząc w tym celu osobne narzędzie.
Nawiasem mówiąc, chcecnie to wychodzi też, gdu w przypadku b.d. wpisane zostało "0".
Witam
Proponuję usunąć wszystkie "0" z tabeli Daty - to nie jest informacja a pozostałość po wcześniejszych wersjach bazy z obowiązkowymi polami dat.
Witam
Wracając do opisu dat dla wyszukiwarek... Można wyobrazić sobie jeszcze inną sytuację: otóż program wyszukujący mógłby być wyposażony w skrypt interpretujący zapytania, który na pytanie o 1956 r. będzie szukał nie tylko ciągu znaków 1956, ale również ciągów takich jak: "wiek XX", "II połowa wieku XX" "lata pięćdziesiąte XX wieku". Ale po pierwsze trzeba byłoby mieć taki skrypt, a po drugie mieć zamkniętą listę takich opisów. Wydaje się więc, że dodawanie opisów za pomocą cyfr arabskich jest najprostszym rozwiązaniem.
Cytat: Wojciech Woźniak w Listopad 02, 2007,
Proponuję usunąć wszystkie "0" z tabeli Daty - to nie jest informacja a pozostałość po wcześniejszych wersjach bazy z obowiązkowymi polami dat.
"Propozycję" tę składamy archiwom co jakiś czas. W tym roku też będziemy przesyłać uwagi dotyczące danych w bazie SEZAM, więc przypomnimy o konieczności usunięcia także tych rekordów w accessowej wersji bazy.