Witam,
czy w komisji dokonującej oceny dokumentacji niearchiwalnej jedna osoba może występować w podwójnej roli tj. kierownika komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe i reprezentanta tejże komórki, ponieważ wśród dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać ocenie i wybrakowaniu są akta wytworzone w tej komórce? W jaki sposób wyznaczany jest przewodniczący tej komisji- czy decyduje o tym osoba powołująca ją czy członkowie komisji wybierają między sobą? Czy po uzyskaniu zgody na brakowanie z ap. na dowodach przekazania dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub protokołach jej zniszczenia potrzebne są podpisy wszystkich członków komisji, czy wtedy wystarczy już tylko podpis osoby prowadzacej archiwum zakladowe? Jak taki protokół zniszczenia wygląda?
A jaka to jednostka???
Jeden z instytutów PANowskich.
mnie tez ta kwestia interesuje, bo od niedawna pracuję w instytucie PAN-owskim. Niedługo czeka mnie pierwsze brakowanie :-)
Droga koleżanko archiwistko z instytutu PAN-owskiego :) , jeśli masz już za sobą pierwsze brakowanie i znasz odpowiedzi przynajmniej na niektóre moje pytania, proszę, podziel się swoją wiedzą :)
Za sobą to jeszcze nie mam, bo okazuje się, że to trochę trwa:( Ja musiałam napisać zarządzenie (w imieniu dyrektora) zwołujące komisję ds. oceny materiałów niearchiwalnych. Skład komisji sama ustaliłam - wybrałam kierowników komórek organizacyjnych, których akta miały ulec zniszczeniu (dwie osoby), swojego bezpośredniego przełożonego, czyli zastepcę dyrektora ds. administracyjnych (jako przewodniczącego komisji), no i siebie ;) Przejrzeli spis akt do brakowania i wszyscy podpisaliśmy protokół oceny dokumentacji. Po dwa egzemplarze spisu akt i protokołu wysłałam do APAN do Warszawy, a oni, po zaopiniowaniu, przesłali jeden komplet do AP, o czym zostałam powiadomiona. I na razie na tym etapie jestem. Jak to dalej będzie wyglądać, to się sama dopiero dowiem ;) Pozdrawiam
Ola. Bardzo dobrze zrobiłaś.
Im więcej osó w komisji tym lepiej. Jeżeli wyniknie jakiś błąd (czasem sito archiwalne nie jest szczelne) to wina rozkłada się na wszystkich - czyli w zasadzie rozmywa się.
Podpisy komisji (wszystkich członków) muszą być na wszystkich protokołach.
Pozdrawiam.
Sindbad
Witam,
W kwestii brakowania dokumentacji niearchiwalnej mają zastosowanie przepisy Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (Dz.U. Nr 167, poz. 1375).
Nie ma oficjalnego formularza protokołu zniszczenia dokumentacji. Ważne by znalazły się w nim nastęujące informacje: data, skład komisji brakowania (nie muszą być to wszystkie osoby wyszczególnione w protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej), informacja jak i kiedy zniszczono dokumentację (np. spalono w piecu c.o., czy też zniszczono na niszczarce biurowej), numer zgody na zniszczenie wydanej przez archiwum państwowe. Protokół zniszczenia należy dołączyć do dokumentacji brakowania.