Od niedawna interesuję się komputeryzacją archiwów. Natrafiłam na następujący kłopot. Przy założeniu, że w instytucji uległ zmianie jednolity rzeczowy wykaz akt (część symboli klasyfikacyjnych została zastąpiona innymi hasłami, w niektórych przypadkach zwiększono kategorię archiwalną, w innych obniżono czas przechowywania dokumentów niearchiwalnych). W związku z tym moje pytanie brzmi: Co należy uwzględnić przy planowaniu oprogramowania do obsługi takiego archiwum, aby w przyszłości mieć szybki dostęp do informacji o ilości dokumentacji podlegającej brakowaniu?
Witam,
Większość istniejącego oprogramowania posiada opcje wskazywania czasu życia jednostki oraz tworzenia podsumowań na temat tego co ma zostać brakowane a co nie (myślę, że to jedna z podstawowych funkcji w jakiej może być pomocny system elektroniczny w archiwum).
Podczas planowania systemu należałoby uwzględnić by podczas klasyfikacji jednostki system potrafił automatycznie nadać jej czas życia (a wiec kategorię archiwalną) na podstawie jrwa a dodatkowo aby uniknąć zawirowań w momencie zmian w wykazie akt miał możliwość importowania danych z tego wykazu z automatycznym rozpoznaniem i zmianą czasu przechowywania.
Idealnym natomiast rozwiązaniem byłoby gdyby system (nie tylko elektronicznego archiwum ale i elektronicznego obiegu informacji) spełniał zalecenia zawarte w Moreq http://www.cornwell.co.uk/moreq.html
Pozdrawiam