Bardzo proszę o podpowiedź dot. archiwizacji: zdjęć/filmów z ważnych wydarzeń z udziałem Wójta, materiałów do gazetki gminnej w postaci elektronicznej. Jestem początkująca i nie miałam styczności z archiwizacją tego typu dok. Niestety ten temat kompletnie leży u nas w gminie, nikt tego nigdy nie archiwizował i nie zdawał do archiwum.
Czy to powinno wyglądać w taki sposób:
Po sfotografowaniu/nagraniu wydarzenia z udziałem Wójta, właściwy referat tworzy folder, do którego wrzuca te zdjęcia lub filmy dodając np. dokument tekstowy Word z krótkim zwięzłym opisem tj. data, miejsce, co to za wydarzenia, kto brał udział itp. I tak cały rok... Po zakończonym roku zgrywa wszystko na pendriva i przekazuje go do archiwum.
Czy tak samo robi się z materiałami do gazetki gminnej?
Czy tak będzie ok? Jak to wygląda u Was?
Powiedzcie proszę jakie dokładnie przepisy to regulują.
Jaki macie system wykonywania czynności kancelaryjnych?
Przypuszczam, że są to materiały archiwalne (kat.A), które trzeba:
- sklasyfikować wg obowiązującego JRWA,
- rozwikłać jaki jest system wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce (tradycyjny czy EZD) i w zależności od tego przyjąć określoną formę dokumentu do archiwizowania (i tu nasuwa się pytanie czy macie SIND :)
System tradycyjny, nie mamy SIND...