Witam wszystkich, mam pytanie odnośnie KSeF. Zajmuję się składnicą akt w moim zakładzie pracy (biblioteka). Czynności kancelaryjne wykonywane są u nas w systemie tradycyjnym. Czy w związku z KSeF i "pojawieniem" się faktur elektronicznych powinnam uaktualnić Instrukcję Kancelaryjną i JRWA? W JRWA faktury ujmowane są w "Dokumentach księgowych". Czy tam przy okresie przechowywania umieścić uwagę np. że faktury ustrukturyzowane przechowywane są w systemie KSeF 10 lat? Zupełnie nie wiem natomiast jaki zapis zrobić w Instrukcji Kancelaryjnej. Może wystarczy nanieść zmiany tylko w Regulaminie Obiegu Dokumentów?
Pozdrawiam
witam,
również bardzo chętnie dowiem się tych rzeczy...
U nas twierdzą, że KSeF w zasadzie nic nie zmienia w kwestii archiwizacji, bo nie ma możliwości dodawania dopisków, opisów na fakturach itp. No ja już nie wiem, bo gdzieś czytałem (hmmm, tylko gdzie...;)), że będzie jakaś edytowalna stopka czy coś w tym stylu, no i to można wykorzystać...
Może warto swoje AP zapytać...?
Wg. mnie cała sytuacja bardzo podobna jest do CEDiG. Przy obsłudze dowodów w JRWA jest informacja, że inny jest okres przechowywania kopert dowodowych od czasu działalności CEDiG. Tutaj też mógłby się pojawić podobny zapis, ale zapewne KSeFotwórca o tym nawet nie pomyślał...
Co ma za znaczenie ile to będzie przechowywane w jakimś tam systemie? Gdy są wasze sprawozdania w GUS itd. to patrzycie ile oni przechowują?
Jeżeli macie jakieś inne regulaminy na obieg dokumentów niż IK to może coś tam trzeba zmienić, ale w archiwizacji wiele się nie zmienia a w sumie w mojej ocenie nic. Chyba, że ktoś zmieni formę z papierowej na elektroniczną i wyjmie dowody księgowe z wyjątków jeżeli tam je ma.
Zmienia o tyle, że faktura jest teraz naturalnym dokumentem elektronicznym w .xml . Poza tym, w systemie papierowym, niewiele się zmienia (nadal trzeba jakoś zarejestrować wpływ, przeprocesować i zarchiwizować). To, że będzie to leżało w systemie przez 10 lat niewiele zmienia, bo przecież e-maile też leżą na serwerze a przecież drukujemy je do akt spraw.
https://www.prawo.pl/podatki/dr-pietrzyk-ksef-nie-pelni-roli-archiwow-panstwowych,1539190.html
Wykładnia NDAP na temat KSeF.
Cytat: łucja w Marzec 10, 2026,https://www.prawo.pl/podatki/dr-pietrzyk-ksef-nie-pelni-roli-archiwow-panstwowych,1539190.html
Wykładnia NDAP na temat KSeF.
No właśnie w temacie. Na ten moment postępujemy w ten sposób: drukujemy faktury z KSeF (bo mamy nadal obieg tradycyjny ze wspomaganiem EZD), następnie dekretacja następuje na papierze i dalej potwierdzany jest odbiór na papierze do komórek merytorycznych. Czy wystarczyłoby tyle czy jednak rejestrować takie faktury w EZD w rejestrze faktur?
Takie coś jak rejestr faktur nie jest obowiązkowe (w odróżnieniu od np. rejestru korespondencji wpływającej ;) )... ale skoro już prowadzicie to powinien być raczej kompletny.
Mam inne pytanie, o praktykę w Waszych jednostkach. Przenosimy fakturę z KSEF do ezd, kancelaria rejestruje i dekretuje na księgowość. Co dzieje się w księgowości? (u nas cała księgowość w zasadzie jest na wyjątku papierowym). Czy księgowość powinna każdą jedną fakturę rejestrować jako sprawę? jako nietworzącą sprawy? Czy może zrobić jeden "worek" typu rejestr, tj. założyc jedną sprawę (czy NS-a) na rok i podpinać tam każdą kolejną fakturę? A może jeszcze inaczej - ponieważ jest na papierze, to może wziąć tylko DW?
Cytat: Aleksandra w Kwiecień 09, 2026,Mam inne pytanie, o praktykę w Waszych jednostkach. Przenosimy fakturę z KSEF do ezd, kancelaria rejestruje i dekretuje na księgowość. Co dzieje się w księgowości? (u nas cała księgowość w zasadzie jest na wyjątku papierowym). Czy księgowość powinna każdą jedną fakturę rejestrować jako sprawę? jako nietworzącą sprawy? Czy może zrobić jeden "worek" typu rejestr, tj. założyc jedną sprawę (czy NS-a) na rok i podpinać tam każdą kolejną fakturę? A może jeszcze inaczej - ponieważ jest na papierze, to może wziąć tylko DW?
Tez mam problem z obiegiem jeśli chodzi o księgowość. Wydaje mi się, że skoro nie tworzy akt sprawy to się nie rejestruje tylko oznacza jako nietworzaca akt sprawy. Wtedy tylko przyporzadkowuje się do klasy z JRWA.
Właśnie u mnie ten sam problem :( mamy obieg papierowy i wspomagające EZD.
KSeF wpada na sekretariat tutaj dekretacja potem jest przekazany do działu administracyjnego (opis FV) udostępniany na administrację, żeby dołączyć do sprawy a następnie administracja przekazuje do działu finansowego.
U nas wyłączyliśmy zarządzeniem faktury z obiegu w EZD ponieważ mamy program do obiegu faktur i jest on zintegrowany z KSeF. Cały obieg (opisy faktur) odbywa się w tym programie i nikt już niczego nie drukuje. Archiwizowane w formie papierowej są tylko te faktury, które dostarczone są jeszcze papierowo oraz paragony.
Producent oprogramowania zrobił wielkie oczy, kiedy zapytaliśmy jak zgrać faktury z KSeF na nośnik, żeby ich nie drukować a zgodnie z JRWA i przepisami oddać do archiwum. Stwierdził, że one są integralną częścią całej bazy i nie nagrywa się ich do archiwizacji. Księgowość więc stwierdziła, że w takim razie skoro się informatyzujemy to nie będziemy robić papierowych KSefów, stąd to wyłączenie z obiegu EZD.
Myślę, że archiwa państwowe mają dokładnie ten sam problem
Znów się okazuje, że technologia poszła dużo dalej niż przepisy.
A jak w takim programie jest z kwestią brakowania tych faktur w przyszłości? Czy program wytypuje już przedawnione faktury, czy samemu trzeba je wyszukać?
Cytat: Danutka w Maj 12, 2026,A jak w takim programie jest z kwestią brakowania tych faktur w przyszłości? Czy program wytypuje już przedawnione faktury, czy samemu trzeba je wyszukać?
Z tego co mi przekazano, nie ma takiej możliwości w tych programach. One są jako XML włączone we wszystkie procesy i połączone są z innymi przypisanymi do nich dokumentami. Autorzy oprogramowania jakby nie wiedzą o co się pytamy, a drukowana wizualizacja nie jest fakturą więc to się mija z celem.
Podobnie jest np. w obiegu urlopów składanych w sposób elektroniczny w programach/modułach kadrowych.
Cytat: Zuzka w Maj 12, 2026,Z tego co mi przekazano, nie ma takiej możliwości w tych programach. One są jako XML włączone we wszystkie procesy i połączone są z innymi przypisanymi do nich dokumentami. Autorzy oprogramowania jakby nie wiedzą o co się pytamy, a drukowana wizualizacja nie jest fakturą więc to się mija z celem.
Podobnie jest np. w obiegu urlopów składanych w sposób elektroniczny w programach/modułach kadrowych.
Skoro nie ma możliwości, jak macie zamiar wykonać brakowanie zgodnie z przepisami?? :o
Cytat: Dory w Maj 12, 2026,Skoro nie ma możliwości, jak macie zamiar wykonać brakowanie zgodnie z przepisami?? :o
No właśnie jestem też ciekawa jak robią to inni użytkownicy, szczególnie w instytucjach centralnyh, bo co z tego że zmarnuje się tony papieru na wydruk wizualizacji faktur czy kilogramy płyt na ich na nośniki skoro skoro to nie będą oryginalne dokumentu, a pliki i tak pozostaną. Tak jest zresztą we wszystkich programach dziedzinowych czy dedykowanych bez funkcji archiwizacji.
Technologia się rozwija w kwestii gromadzenia danych, a już nie konieczne w stronę archiwizacji.
Zarchiwizujemy faktury, rachunki i paragony te, które trafiają i będą trafiać w formie papierowej.
Ciekawe rzeczy ja tu czytam, żeby nie powiedzieć śmieszne. Dopóki przepisy są ważniejsze od "technologii" to one będą decydować "jak będzie", a może inaczej "jak ma być". Skoro program jakiś jest niedostosowany to ma do przepisów być dostosowany.
Są więc trzy drogi, albo W EZD, albo w papierze, albo w systemie dziedzinowym zgodnym z przepisami. Jest jeszcze czwarta ale ustawodawca jej nie zastosował, czyli wyłączenie czegoś z UNZA.
Archiwum Wam na kontroli "pokaże" w zaleceniach jak to ma być :) .... lub oleje sprawę, bo to faktury tylko, ale jak wyłapią ten temat to wątpie.
Też mamy program do obiegu faktur, ale faktury i tak finalnie mają lądować w EZD od czerwca. Aktualnie są w wyjątkach więc są drukowane.
Inna sprawa, że wnioski urlopowe mam jak koleżanka wyżej, ale zdaję sobie sprawę, że to nie jest zgodne z przepisami. "Przymykam oko" na to po prostu.