Dzień dobry. Przejęłam niedawno obowiązki w archiwum zakładowym urzędu gminy i miasta. Jestem osobą początkującą w tym temacie. Archiwum jest w stanie dosyć zaniedbanym. Kolega, który zajmował się tym od 2022 roku niestety zostawił mnie z masą problemów. Otóż w roku 2022 utworzył kilka spraw odnośnie brakowanie, zrobił spis dokumentacji niearchiwalnej i uzyskał zgody kierowników. Następnie kolejno w latach 2023, 2024 i 2025 utworzył następne sprawy odnośnie brakowania- zrobił spis dokumentacji niearchiwalnej i również uzyskał zgody kierowników. W każdym roku utworzył kilka lub kilkanaście takich spraw. Natomiast w roku 2025 utworzył kolejne jeszcze sprawy, które to są połączeniem spraw z lat wcześniejszych. Po prostu sprawy z 2022, 2023, 2024 i 2025 pomieszał i połączył w 2025 roku w kolejne sprawy. Zrobił to myląc numery spisów i wpisując błędne ilości. I takie wnioski z nowymi numerami spraw w 2025 roku wysłał do AP z prośbą o zgodę na brakowanie. Problem w tym, że na część tych wniosków AP wydało zgodę na brakowanie. Proszę o poradę doświadczonych forumowiczów, co z tym teraz zrobić. Chociaż zdaję sobie sprawę, że nie obejdzie się bez konsultacji z moim AP. Strasznie ciężko było mi odszyfrować które sprawy tak pociął i wymixiwał. Jak wybrnąć z tej sytuacji, kiedy numery spisów i ilości są pomylone, a sprawy tak wymieszane?
Nie obejdzie się bez konsultacji z AP :)
Bałabym się brakować w takiej sytuacji, najlepiej od nowa utworzyć spisy, wnioski i uzyskać zgody AP na brakowanie.
Wiem, że prędzej czy później czeka mnie konsultacja z moim AP w tym temacie. Ale zastanawiam się czy nie utworzyć całkiem nowych spraw i prawidłowo wszystko spisać i ująć i wtedy przedstawić sytuację AP.
Jeżeli nie masz daleko do AP możesz się umówić na konsultację. Ja tak jeździłam i wtedy łatwiej wytłumaczyć i pokazać ale moje AP, a zwłaszcza Pani Kierownik jest bardzo miła i pomocna.
Myślę, że nowe spisy są jedynym wyjściem w takiej sytuacji.
Taka konsultacja na miejscu w AP będzie najrozsądniejszym wyjściem. Bo ciężko ten temat wytłumaczyć na odległość. Szkoda tylko, że moją znajomość z AP będę rozpoczynać od takich spraw ;)
Spokojnie! Moje doświadczenia pracy w nadzorze archiwalnym wskazują, że ludzi najczęściej poznaje się przy okazji kontroli, lub przy okazji konsultacji jakiś zawiłych i trudnych spraw. W Twoim AP też na pewno są przyzwyczajeni do tego rodzaju problemów.
Zadzwoń i umów się na spotkanie! Na pewno dostaniesz pomoc!
Wielkie dzięki za uspokojenie. Mam trochę tych zawiłych spraw do konsultacji, bo dopiero niedawno zaczęłam się zajmować archiwum zakładowym, które jest dosyć zaniedbane. Pozdrawiam forumowiczów!