Cześć. Chciałam podpytać, jak postąpić z dokumentami wytwarzanymi w systemach dziedzinowych/dedykowanych (nie posiadających modułu archiwum), gdy sprawa prowadzona jest papierowo?
Drukowanie i do teczki ;)
Mam podobną sytuację i to naprawdę z dużym systemem, który ma być aktualizowany, żeby spełniał wszystkie wymagania, ale co z dokumentami sprzed tego okresu. Co prawda u mnie to są raczej sprawy elektroniczne, ale przerzucać to wszystko teraz do EZD to też może być niezły kłopot. Są pomysły żeby podziałać coś z nośnikami danych, ale to średnio zgodne z instrukcją.
Mam też cały departament co przetrzymuję większość dokumentów na dyskach sieciowych, ale tutaj będzie drukowanie raczej jakiś ważniejszych pism, protokołów a reszta no na nośniki, bo to są załączniki do kontroli i jakby to chcieć wydrukować to byłoby jakaś teczkę dokumentów merytorycznych i 100 teczek załączników. Też niezgodnie z instrukcją, ale jakoś trzeba z tego wyjść. Zresztą są na to podstawy w ustawie na mocy której działa moja jednostka, że dokumentacja ma być w formie elektronicznej. Tylko ktoś wymyślił, że kontrole mają być wyjątkami od EZD ;)
Właśnie tu mam wątpliwość - drukujemy i do teczki, czy powinniśmy wpakować te dokumenty na nośnik informatyczny?
Według instrukcji w mojej ocenie drukujesz, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. Dla mnie dochodzi jednak jeszcze kwestia praktyczna, jeżeli przez te drukowanie powstaną "grube metry" dokumentacji to jednak zastanowiłbym się czy nie da się tego ugryźć jakoś z tymi nośnikami.