Mam teczkę zawierającą materiały dotyczące konkursu organizowanego przez instytucję, w której pracuję. Przysłano od diabła i trochę tych prac (w formie testu). Regulamin konkursu nie mówił nic o przechowywaniu, czy niszczeniu po zakończeniu konkursu prac zgłoszonych. Czy mogę, w związku z tym "wywalić" te prace, żeby nie pozostawał ich taki ogrom? Zostawię np. tylko wygranych. Jak to widzicie. Formularze z pytaniami konkursowymi były zrobione na bazie papieru A4 zgiętego w książęczkę. Jeśli te prace pozostawić: to jak liczyć numery stron, gdy będę chciał to oddać do archiwum zakładowego? Rozłożyć formularze do formatu A4? Pomóżcie. Pozdrawiam i z góry dziękuję za odpowiedzi. M.
Człowieku, czy słyszałeś kiedyś o czymś takim jak brakowanie?? Tym zajmuje się archiwum. Zadaniem pracownika jest jedynie ładne zapakowanie teczki, jej opisanie i przekazanie do archiwum zakładowego, gdzie będzie przechowywana przez okres określony w wykazie akt.
Archiwum zakładowe zajmuje się brakowaniem tylko dokumentacji niearchiwalnej, a ta teczka w momencie, gdy trafi do arch. zakł. będzie należeć do kat. A, bo tak w j.rz.w.a. tej jednostki zaklasyfikowane są konkursy. Tak, więc reasumując, jeśli cokolwiek ma być "zlikwidowane" to tylko przed przekazaniem do a. zakł. Zalecam szersze spojrzenie na problem, bo nie pytam o oczywiste sprawy. M.
odbywa się już na etapie konkretnej komórki organizacyjnej. Archiwum zakładowe to nie śmietnisko, do którego trafia wszystko, co zostało wytworzone w danej instytucji. W przeciwnym wypadku arch. zakł. nie zajmowałoby się niczym innym, jak brakowaniem dok. niearchiwalnej i zastanawianiem się, gdzie umieścić tony dokumentacji, które "przechodzą" przez całą instytucję.
archiwum zakładowe służy do przechowywania CAŁEJ dokumentacji wytworzonej w danej jednostce - za wyjątkiem zbędnych kolejnych kserokopii pism itp. czyli ewidentnych "śmieci" zajmujących niepotzrebnie miejsce. Brakowanie dokumentacji to właśnie jedno z podstawowych zadań archiwum zakładowego.
Jeśli wykaz akt przewiduje dla tej dokumentacji kat. A i nie ma w jrwa przy tej pozycji żadnych adnotacji o konieczności selekcjonowania takiej dokumentacji, to znaczy że ma ona W CAŁOŚCI trafić do archiwum zakładowego.
Tu nie chodzi o węższe czy szersze spojrzenie, tylko o zasady na których opiera się system kancelaryjny i o respektowanie tych zasad.
co zrobić: co roku konkretna komórka organizacyjna wytworzy pięć gubych teczek dokumentacji dotyczšcej konkursu. Prace przysłane na konkurs sš w formie testu wyboru (a b c d). Jednym stwierdzeniem: zbiór nikomu niepotrzebnych i bez wartoci pod względem merytorycznym materiałów. Na dokumentację całego konkursu składajš się m. in: pisma zawiadamiajšce o organizowanym konkursie, regulamin konkursu, sprawozdanie z tego konkursu (m. in. wyniki i iloć uczstników), no i wreszcie te nieszczęsne prace konkursowe - w ogromnej iloci. Tylko te prace chciałbym usunšć - pozostałš częć dokumentacji oczywicie chcę zostawić. Od nowego roku w regulaminie będzie znajdować się informacja, że zgłoszone na konkurs prace 30 dni po jego zakończeniu zostanš zniszczone. Chcę jednak - już teraz nim tafi do arch. zakład.- dokumentację konkursu nieco "odchudzić". Proszę zatem o jakš wskazówkę, co z tym fantem zrobić. Jeli oddam do małego a. zakł. te wszystkie teczki (6 lat, po 5 teczek na rok - 30 teczek samego tylko konkursu, nie mówišc nic o pozostałych teczkach z tej komórki) - to będzie dramat. Pozdrawiam. M.
Jesli całość dokumentacji konkursowej ma w wykazie kat. A, to nic nie da się zrobić. Proponuję jeszcze rozmowę z archiwum państwowym.
30 teczek do archiwum to dramat ... do mojego az trafia rocznie ok. 200 mb. akt ... Hm, odnoszę wrażenie że problemem jest tutaj jedynie szczupłośc miejsca w az, a nie wartośc tej dokumentacji. Nie baw się w ocenianie wartości dokumentacji, od tego jest właśnie wykaz akt!!! Tutaj trzeba pomyśleć o wygospodarowaniu dodatkowego pomieszczenia dla archiwum, a nie o samowolnym wywalaniu dokumentacji - niszczeniem akt kat. A zainteresuje się prokurator - i w najlepszym razie grzywna, a w najgorszym 3 lata więzienia.
to, czy będzie istniała prawna możliwość usunięcia z niej tych testów? Rozumiem, że w przyszłości (jeśli regulamin będzie to przewidywać) będzie można zlikwidować testy z np. roku 2007?
Jak numerować strony: są w teczce kartki w fomacie A4 i to jest oczywiste, ale są też te kartki pozginane w formę książki (rozłożyć je do formatu A4, czy pozostawić i nadać w tym przypadku jednej kartce sześć numerów stron - kartka jest zgięta w pół i każda jej część jest zapisana w poziomie)? M.
regulamin to akt wewnętrzny danej instytucji, natomiast wykaz akt musi być uzgadniany z archiwum państwowym - tylko zmiana wykazu umożliwiałaby zmianę postępowania z tą dokumentacją. Kłopot w tym że wg mojej wiedzy to nie można obniżać kategorii archiwalnej materiałów archiwalnych. Chyba że sposób dokumentowania tych konkursów jest określony w ustawie czy rozporządzeniu. Tak czy inaczej można porozmawiać z ap.
Jedna kartka, to jedna kartka, jakby jej nie składać, będzie mieć dwie strony, chyba że z założenia byłaby to broszura, zrobiona ze złożonych w pół arkuszy.
Test składał się z dwóch kartek złożonych na pół i "połšczonych" w formę omiostronnicowego testu (bez zszywek). Załóżmy, że dokumentacja teczki zawiera jednš kartkę zapisanš (np. rgulamin), a dalej jest ten test (dwie kartki, ale teoretycznie 8 stron) - jak je ponumerować? Co będzie póniej, gdy w arch. będzie to trzeba zszyć? A jeli katka jest złożona w "kopertę" i zapisana w każdej częci takiej broszurki? M.
no, to już jest broszurka, czyli osiem stron. Nie bardzo rozumiem co to znaczy, że "kartka jest złożona w "kopertę" i zapisana w każdej części takiej broszurki", nie potrafię sobie tego jakoś wyobrazić. Każda strona broszury to strona do ponumerowania.
złożona z prawej i z lewej strony do środka - powstaje folderek - sześć stron. Będzie problem, gdy kiedyś będzie trzeba zszyć go z "normalnymi" kartkami. Może go odrazu rozłożyć i ponumerować jako dwie strony, a nie sześć. M. Dziękuję za cierpliwość.
tak, w tym przypadku 2 a nie 6.
pozdrawiam
Kat. A stanowią jedynie prace nagrodzone ewentualnie też wyróżnione, pozostałe to "śmieci" kat. Bc lub jeśli komuś bardziej zależy B2.
Wykonuję cyklicznie zlecenia dla pewnego Instytutu, w wykazie akt podobnie jak u mkoch7 było zbyt ogólne hasło sugerujące że to wszystko jest kat. A. Ale nie popadajmy w paranoje i nie potrzebną biurokrację. Wszystko wybrakowałem i to samo każe zrobić nadzór archiwalny - o ile ma trochę rozsądku - jeśli przyjąć że to kat. Bc to nawet nie trzeba występować o zgodę, tylko niszczyć w obrębie komórki lub przyjąć i zniszczyć już w archiwum zakładowym.
Kat. A stanowią jedynie prace nagrodzone ewentualnie też wyróżnione, pozostałe to "śmieci" kat. Bc lub jeśli komuś bardziej zależy B2.
Wykonuję cyklicznie zlecenia dla pewnego Instytutu, w wykazie akt podobnie jak u mkoch7 było zbyt ogólne hasło sugerujące że to wszystko jest kat. A. Ale nie popadajmy w paranoje i niepotrzebną biurokrację. Wszystko wybrakowałem i to samo każe zrobić nadzór archiwalny - o ile ma trochę rozsądku - jeśli przyjąć że to kat. Bc to nawet nie trzeba występować o zgodę, tylko niszczyć w obrębie komórki lub przyjąć i zniszczyć już w archiwum zakładowym.
Kat. A stanowią jedynie prace nagrodzone ewentualnie też wyróżnione, pozostałe to "śmieci" kat. Bc lub jeśli komuś bardziej zależy B2.
Wykonuję cyklicznie zlecenia dla pewnego Instytutu, w wykazie akt podobnie jak u mkoch7 było zbyt ogólne hasło sugerujące że to wszystko jest kat. A. Ale nie popadajmy w paranoje i niepotrzebną biurokrację. Wszystko wybrakowałem i to samo każe zrobić nadzór archiwalny - o ile ma trochę rozsądku - jeśli przyjąć że to kat. Bc to nawet nie trzeba występować o zgodę, tylko niszczyć w obrębie komórki lub przyjąć i zniszczyć już w archiwum zakładowym.
I taki właśnie zapis że do kat. A tylko prace wyróżnione powinien się znaleźć w wykazie, o ile tylko ap zgodzi się na taką zmianę.
Z tym niszczeniem Bc bez zgody ap to nie jest takie oczywiste, jeśli brać dosłownie zapisy rozpozrądzenia min. kultury odnośnie postępowania z dokumentacją, to wybrakowanie wszelkiej dokumentacji niearchiwalnej wymaga zgody ap. Dopiero w projekcie zmiany rozporządzenia (na stronie NDAP) jest zapis który mówi wyraźnie że Bc mozna kasować samodzielnie.
Paranoja i zbędna biurokracja ... mnie zdrowy rozsądek podpowiada, gdy zastanawiam się czy coś mogę wybrakować, że jeśli mam konkretne watpliwości co do tego, czy wolno mi coś wywalić czy nie, to wtedy zawsze to zostawiam. To bardzo ułatwia życie.
Przygotowując wykazy i instrukcje dla jednostek pod nadzorem umieszczałem punkt, iż Bc można brakować już w obrębie komórki i uzyskiwałem akceptacje tych przepisów, w praktyce takie postępowanie z dokumentacją jest to powszechne i konieczne niemal. Pewien problem mamy gdy Bc "zejdzie" do archiwum i zostanie zewidencjonowane (wiadomo jak to jest w życiu) niemniej trzeba sobie pomagać :). Bo jak zgodnie zauważyliśmy stopień paranoji w polskiej metodyce archiwalnej jest tak głęboki jak obrazki Bareji z PRL, z którego zresztą owe przepisy pochodzą. Jednym z najzbawniejszych jest uporczywe forsowanie drogiego, niepraktycznego, trudnego (i w rezultacie fikcyjnego) bezzdziennikowego systemu kancelaryjnego włącznie z próbą jego łagodzenia poprzez wprowadzenie mieszanego. Oby nowe wybory coś zmieniły. Ale odeszliśmy od tematu nieco. Pzdr
Ja własnie pod presją ap musiałem zrezygnować z zapisów w instrukcji o pozbywaniu się Bc własnym sumptem. Sposób na to w obecnym stanie prawnym jest - zgoda generalna na brakowanie Bc :wink: Wszyscy liczą chyba jednak na zmianę zapisów rozporządzenia.
Skoro odeszliśmy od tematu - system bezdziennikowy, a w zasadzie mieszany, to jedyny jaki znam "od środka". I moje wnioski są takie, że kłopot z nim jest tylko jeden - system jest banalnie prosty, ale z jego założeń nie do końca zdawali sobie sprawę ci którym wydawało się że dostosowują normatywy kancelaryjne rodem z lat 60. do zmian w technice biurowej, a w efekcie stworzyli potworkowate i niefunkcjonalne klony wykazów akt i instrukcji kancelaryjnych. Druga strona medalu jest taka, że nie dbano systemowo o przygotowanie kancelaryjne nowych pracowników, a starzy wpajają im co najwyżej złe nawyki, które im samym kiedyś też wpojono. Po prostu typowe jest to że system nie jest całkowicie wdrażany. Szkopuł tkwi nie w założeniach systemu, co w sposobie jego realizacji. Narzędzia informatyczne czynią, moim zdaniem, zarówno z tradycyjnej ewidencji dokumentacji w az, jak i tego już tradycyjnego systemu kancelaryjnego, własciwie trochę niepotrzebną mordęgę. Takie narzędzia trzeba jednak stworzyć/kupić, wdrożyć i potem modernizować. A to jest dopiero naprawdę drogie. I może okazać się, że dużo trudniejsze do wdrożenia niż zmuszenie pracowników do stosowania jrwa.
pozdrawiam
... i przyznam że nie bardzo wiem, co sprawia że system bezdziennikowy miałby być drogi, niepraktyczny i trudny:
-Pogrupowanie całości dokumentacji na teczki rzeczowe przy pomocy haseł i symboli z jrwa, czyli indeksu rzeczowego, który zarazem określa okres przechowywania,
-łączenie dokumentów w sprawy, numerowane w obrębie lat kalendarzowych,
-przekazywanie akt do az i przechowywanie ich tam przez wyznaczony w jrwa okres.
Ot i wszystko. Pewnie że nie wszystko tu doskonałe, ale moim zdaniem właśnie system jest prosty, praktyczny i niespecjalnie kosztowny.
Ależ dla mnie ten system również jest prosty! Tyle, że nie dla zwykłego człowieka mającego kontakt z aktami, bo nikomu się nie chce szukać hasel, symboli i kategorii po wykazach (często źle zrobionych) i wczytywać w nudne instrukcje, wypelniać spisy spraw, układać to. Trzeba by szkolić wielu ludzi - własciwie wszystkich którzy tworzą dokumentację lub po jednym choć z komórki - aby tym operować co jest własnie drogie i trudne, bo nawet jak ktoś ma kurs I i II stopnia to najczęściej i tak niewiele z nich wynosi wiedzy, a archiwista - o ile przetrwał redukcje - nie wiele ma do gadania. Ten system zwala robote na ludzi którzy mają swoje obowiązki i zabawe z archiwizacją mają w nosie. System mieszany to przecież wymiganie się od bezdziennikowego, jakby nie można było zostać przy tym dzienniku (dziś to i tak elektroniczna ewidecja pod różnymi postaciami) i wykazie jako formie pomocniczej (do oznaczania kategorii).
Ja mówie jaka jest praktyka po klkudziesioletnim okresie istnienia bezdziennikowego, a ona jest taka: że gdy spytałem znajomą osobę z nadzoru ile widziała w pełni zaprowadzonych systemów bezdziennikowych to powiedziała po głębokim zastanowieniu po 7 latach pracy że jeden raz i w tym jednym razie wywoływał ciągle opór pracowników, złych że muszą go stosować. Miała i tak dużo szczęścia bo ja sie nie spotkałem z tym. Jeśli nawet udało się w jednej komórce bo ktoś się wczytał to w innej się nie przejmowano i robiono po swojemu. Znam AP gdzie Pani miała dziennik (teraz zanotowala postęp i ma go w formie elektronicznej) i nigdy się nie przejmowała tym co jest w instrukcjach. O instytucjach i firmach niepaństwowych to nawet nie będe wspominał bo jakby im ktoś coś takiego chciał zaproponować, to by wyrzucili z hukiem. Zresztą wystarczy spojrzeć na kontrole AP które nie tyle co przymykają co zamykają oczy na sprawę stosowania-niestosowania bezdz.
No właśnie, pani nie przejmowała się tym co jest w instrukcjach. Co więcej, nigdy ich pewnie nie czytała, tyle że nie był to opór przeciwko systemowi ale pewnie w najlepszym razie lenistwo. Dziadostwo biurokracji PRL-u pozwalało na takie zachowania, pozwalało też by przejmowano się archiwami tylko jako źródłami surowców wtórnych, pozwalało nawet na zatrudnianie w biurach półanalfabetów. Fikcyjna demokracja, fikcyjna praca, fikcyjne wynagrodzenia, fikcyjna ewidencja w archiwach, fikcyjny system kancelaryjny. Dzisiejsza biurokracja/kancelaria jednak bardziej bezwzględnie wymaga wiedzy i respektowania przepisów, chodzi wykorzenienie z niej złych przyzwyczajeń a nie wywracanie jej do góry nogami.
Uważam się za zwykłego człowieka :) , sądzę że inni też sobie poradzą. System jest taki, że zakłada udział w zasadzie wszystkich pracowników merytorycznych w czynnościach kancelaryjnych. Trzeba zatem szkolić WSZYSTKICH ludzi którzy mają w tym systemie pracować, ale nie o kurs archiwalny tu chodzi! Zwykłe, 2-godzinne wstępne szkolenie wewnętrzne dla każdego nowego pracownika, tak standardowe i oczywiste jak szkolenie bhp. Zakres informacji które miałyby być na takim szkoleniu przekazywane jest naprawdę nieduży, boć to raptem korzystanie z jrwa, zakładanie teczek, przygotowanie akt do przekazania do Az i korzystanie z akt z Az. Chodzi o nauczenie pacierza a nie katechizmu. Chodzi też o to by wyraźnie pokazać pracownikom że czynności kancelaryjne należą do ich podstawowych obowiązków pracowniczych. Kłopot jest tylko taki że ze świecą szukać zawsze pracownika który mógłby/chciałby takie szkolenia prowadzić, a szukając szkoleń zewnętrznych trafi się tylko na przeładowany wiedzą kurs archiwalny.
System mieszany to moim zdaniem próba naprawy szkód (?) jakie mogło wyrządzić usunięcie ze spisów spraw wpisywania kolejnych pism, bo optymalna jednolita ewidencja to taka która obejmuje i pisma, i sprawy.
Piszesz kojocie – jrwa tylko pomocniczo do oznaczania kategorii – ale jednak wychodzi na to że jrwa będzie potzrebny i ktoś będzie musiał umieć się nim posługiwać. Co nie zmienia faktu, że obecne jrwa są niefunkcjonalne i nieczytelne. Przymuszanie wszystkich do stosowania syst. bezdziennikowego nie ma sensu, po co wykaz akt np. w sklepie spożywczym? Natomiast raczej skazana na niego będzie administracja publiczna, wytwarzająca duże ilości różnorodnej tematycznie dokumentacji aktowej, generalnie zresztą chyba system bezdziennikowy lepiej służy dużym jednostkom organizacyjnym. U mnie samych pism przychodzących jest w ciągu roku 300 tys. ...
ale znowu mam wątpliwości: Prace, które nie wygrały - zniszczyć - potraktować, jak Bc, czy nie? Pozdrawiam.
jeśli wątpliwości nie ustąpiły, to chyba jesteśmy bezradni :wink:
a na poważnie - zdaje się że prezentujemy z kojotem dwie szkoły i konsensusu nie będzie, więc decyzja należy do Ciebie.
pzdr
Zdecydowałem się na pozostawienie wszystkiego i niewymuszanie od działów, by "oczyszczali" nim oddadzą mi te materiały do a. zakładowego. Dzieki za porady... Widzę jednak, że co "kraj" to obyczaj. Pozdrawiam. M.
Lepiej idź na kurs - tak tak ............ poszukaj kursu Pierwszego Stopnia Archiwisty Zakładowego gdzieś w pobliżu (mój był za 500,- zł a w Krakowie jest za 800,- zł) następny stopień wtajemniczenia jest już powyżej 1000,- zł
tam się dowiesz co to Paginacja lub Foliacja , spytasz się instruktora o swój problem... i tak się sprawy mają
kursik i już....
Jeśli wczytasz się dokładnie w treść dyskusji, to zauważysz, że nawet "zaciekli dyskutanci" różnili się w sposobie postrzegania pewnych spraw. Twoja informacja o paginacji była bardzo "mądra". Gratuluję głębi dostrzegania problemu. Pozdrawiam.
:twisted: ja i tak wiem swoje