Przywykłem do podawania na piśmie danych adresata wg schematu:
Pan/Pani
imię i nazwisko
stanowisko
nazwa jednostki organizacyjnej
ulica i nr budynku
kod pocztowy i miejscowość
Zastanawiam się, czy współcześnie gdy wysyłamy pisma za pośrednictwem e-Doręczeń lub epuap-u lub emaila
nie powinniśmy w szablonach stosować takiego zapisu
Pan/Pani
imię i nazwisko
stanowisko
nazwa jednostki organizacyjnej
ADE lub adres epuap lub adres email
Czy znacie może jakieś normy regulujące te kwestie? W mojej instrukcji kancelaryjnej tej kwestii nie odnajduję. Wydaje się, że gdyby zamiast adresu tradycyjnego podawać adres właściwy dla sposobu wysyłki mielibyśmy dodatkową ważną informację na samym piśmie - informacje o sposobie ekspedycji pisma.
Ciekawy temat.
O blankietach i normach rozmawialiśmy dawno temu w tym wątku:
https://www.ifar.pl/index.php/topic,1930.0.html
O ile wiem to nic się w tej materii nie zmieniło, tj. nie ma obowiązującej normy która by tę tematykę regulowała. Wydaje mi się jednak, że te normy niegdysiejsze chyba i tak nie opisywały elementów adresu.
Jeśli chcieć tę kwestię przeanalizować to trzeba sięgnąć do innych regulacji. Adres (fizyczny) zdefiniowano w prawie pocztowym i w przepisach geodezyjnych, adresy elektroniczne też w odpowiednich przepisach. Można sobie te definicje porównywać itd. Natomiast są jeszcze takie przepisy jak Kpa czy kodeks cywilny, używa się tam takich określeń jak siedziba czy miejsce zamieszkania - i to jest tutaj najistotniejsze. Chodzi bowiem o możliwość jednoznacznej identyfikacji adresata.
Sposób wysyłki to nie jest informacja która musiałaby się znaleźć w podpisywanym piśmie - w sprawach elektronicznych to jest po prostu metadana dodawana do przesyłki wychodzącej, w sprawach papierowych dodatkowa informacja umieszczana na ezgemplarzu już podpisanego pisma zachowywanego w aktach sprawy - wszystko zgodnie z IK.
Do tego dochodzi jeszcze taki problem związany z identyfikacją - osoba fizyczna adresów elektronicznych może mieć więcej, z kolei adresu elektronicznego podmiotu używa wielu jego pracowników.
Do tego jeszcze kwestie techniki biurowej i praktyki - np. elektroniczny blankiet pobiera automatycznie do pisma dane adresata, sposób doręczenia prowadzący sprawę wybiera po podpisaniu pisma, w bazie adresatów jeden adresat ze wszystkimi adresami, a nie osobne rekordy z różnymi adresami, jedno pismo wysyła się na różne sposoby do różnych adresatów itd.
Podsumowując - jeśli ktoś widzi taką potrzebę by wpisać przy danych adresata w piśmie jakiś adres elektroniczny to najprościej jest dopisać go pod adresem fizycznym. Sam adres elektroniczny tylko wtedy jeśli nie znamy adresu fizycznego, ale to się zdarza dość rzadko.