Czy mogę prosić o wyjaśnienie o co chodzi w tym uszczegółowieniu dotyczącym niektórych klas (JRWA 2011, np. 5142, 5222, 5223, 5232, 5534) "*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej ...(w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa ..." - czy wtedy sprawy prowadzimy pod daną klasą ale do archiwum zakładowego przekazujemy jako teczkę obiektową (5134, 5227, 5536). Z góry dziękuję. A.
Wyjaśnienie można znaleźć w § 53.6 Instrukcji kancelaryjnej (z 2011):
"W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw..."
Akta spraw z teczek od 5140 do 5148, od 5171 do 5176 oraz 5181-5183 powinny trafić do właściwych teczek zbiorczych odpowiadających zabytkom/obiektom, dla których były prowadzone sprawy - dla każdego zabytku/obiektu zakładamy odrębną teczkę zbiorczą (5134). Analogicznie postępujemy z aktami spraw z teczek od 5220 do 5224 (teczka zbiorcza 5227) oraz pozostałymi teczkami, dla których w uwagach do klasy rzeczowej przewidziana jest teczka zbiorcza. Brak teczek zbiorczych pociąga za sobą konieczność zmiany kwalifikacji archiwalnej z kategorii B10 na kategorię A wszystkich prowadzonych teczek, których akta spraw zasiliłby teczki zbiorcze (obiektów/ zabytków).
OK. Czyli wydział prowadzący sprawy przynależące wg jrwa do np. 5181 do 5183 przekaże je do archiwum zakładowego jak teczkę zbiorczą obiektu XYZ pod znakiem 5134 z 2024? Zakładamy w wydziale teczki dla obiektów (5134) i tam archiwizujemy wszystko co wypracuje wydział w danym roku bez względu czy to będzie sprawa prowadzona pod 5181 czy 5182 czy też 5183? Przepraszam że tak dopytuję ale chcę to móc umieć wytłumaczyć współpracownikom.
Dokładnie tak - do teczki zbiorczej obiektu XYZ (5134) odłożone zostaną sprawy z klas 5181-5183, które dotyczyły obiektu XYZ. Sprawy innych obiektów z tych klas należy odłożyć do właściwych teczek obiektowych. Teczki 5181-5183 również należy przekazać do archiwum zakładowego. Ich zawartość będą stanowiły spisy spraw prowadzone w danym roku kalendarzowy.
Poproszę o pomoc również w sprawie teczek zbiorczych. Pracuję od niedawna w urzędzie, który zajmuje się głównie nadzorem obiektów. Do tej pory pracownicy prowadzili sobie teczki obiektów a jak teczka nabierała rozmiarów to robili tzw. "odchudzanie", czyli wyjmowali dokumenty do określonego roku i oddawali do składnicy akt. Jak poprawnie gromadzić, czy jako teczki zbiorcze i jak tak to czy nie koniecznym jest czekanie do zamknięcia obiektu (+ 2 lata w komórce) by móc oddać do AZ? Czy też porozkładać sprawy z teczek obiektowych w kolejności w spisach spraw, co wiąże się z masą pracy? Pytam jako osoba opiekująca się czynnościami kancelaryjnym ale też jako archiwistka, ponieważ jakoś muszę przyjąć te dokumenty. Chciałabym to zrobić poprawnie i zacząć nowy rok w "literze prawa" ;)
Jeżeli w JRWA masz takie hasło pod które ta teczka zbiorcza pasuje to możesz tam to dać. W określonych instytutach funkcjonują właśnie takie hasła w JRWA, mi. in. właśnie jeśli chodzi o teczki obiektów itp.
Mam takie hasło w JRWA. Moją i pracowników komórek wątpliwość budzi moment oddania teczek zbiorczych obiektów do AZ. Wiele obiektów, które są pod nadzorem działa od kilkudziesięciu lat i tyle samo może też działać. Jak przyjmiemy, że momentem zakończenia sprawy jest zamknięcie działalności to w większości przypadków nie będą oddane nigdy a na to komórki organizacyjne się zgodzić nie chcą.
Teoretycznie powinno być tak jak mówisz. Teczka podlega archiwizacji po zaprzestaniu działalności podmiotu/istnienia obiektu. Bo w AZ mamy dokumentację spraw zakończonych. W praktyce bywa różnie. Niektórzy, zwłaszcza Ci którzy nie sięgają w te teczki daleko wstecz prowadzą niepoprawną politykę "odchudzania".
Przepisy są po Twojej stronie! Zrobisz jak będziesz uważał.