Dzień dobry. Firma chce oddać archiwum firmie zewnętrznej. Rozumiem, że firma ta musi być wpisana do rejestru przechowawców. A co jeśli firma wynajmie magazyn, w którym dokumenty będą leżakować i nasz archiwista będzie je obsługiwać? Czy wystarczy tylko przystosować ten magazyn, czy bez wpisu do rejestru ani rusz? Pozdrawiam.
Czy firma, która chce przekazać archiwum do firmy zewnętrznej to prywatny przedsiębiorca? A może to państwowa/samorządowa jednostka organizacyjna?
Jest to spółka miejska.
Czy spółka została wskazana przez właściwe terytorialnie archiwum państwowe jako zobowiązana do prowadzenia archiwum zakładowego, czy macie tylko składnice akt?
Jest archiwum zakładowe.
Zmierzcie się z art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, który mówi m.in., że "dokumentacja powstająca w [...] samorządowych jednostkach organizacyjnych jest przechowywana przez te [...] jednostki".
Znam interpretacje archiwów, które widzą w tym zapisie możliwość wynajęcia samego magazynu. Jego obsługa powinna pozostać po Waszej stronie). Wpis na listę u marszałka nie jest w Waszym przypadku niezbędny.
Zgadzam się. Jeśli prowadzicie archiwum zakładowe to biorąc pod uwagę wyżej wspomniany art. 5 ust. 1 ustawy uważam, że firma zewnętrzna nie może wam prowadzić archiwum, w tym przechowywać akt i obsługiwać magazynów archiwalnych. Jeśli nie macie miejsca w swoich budynkach może wchodzić w grę wynajęcie pomieszczeń magazynowych - odpowiednio zabezpieczonych i dostępnych tylko dla Waszego etatowego archiwisty.
Czy mając archiwum zakładowe można przekazać je firmie posiadającej wpis do rejestru przechowawców o bezterminowym okresie świadczenia usług? Mamy sporo dokumentacji osobowo-płacowej i myślałem że wynajem dowolnego magazynu odpada. Nie byłoby to pozbycie się archiwum na stałe, a jedynie na 2-3 lata budowy nowego magazynu archiwalnego. Czułbym się pewniej wiedząc, że archiwum jest zabezpieczone przez takiego właśnie "przechowawcę" zawodowego.
Podbijam temat. Czy taka opcja jest dopuszczalna tymczasowo?
Gdzieś tam słyszałem, że czasowo AP może wydać zgodę na takie coś, ale to też głównie dla kat. B.... Trzeba się zwrócić z zapytaniem do swojego AP.
Wynajęcie firmy dałoby tylko złudną poprawę samopoczucia. Za to z dużym prawdopodobieństwem większe koszty. I tak naprawdę nie wiadomo za co niby płacić komuś - za to że włącza i wyłącza alarm? Za sprzątanie?
Wpis wynajętej firmy do rejestru przechowawców nie ma przy tym nic do rzeczy, natomiast przy pomyśle ich wynajęcia pojawiają się od razu ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych, odpowiedzialnością za zdarzenia losowe itd.
To czy przechowujecie we własnych magazynach czy wynajmujecie takie pomieszczenia nie ma żadnego znaczenia.