Spisy zdawczo-odbiorcze obejmują akta świadczeń rodzinnych, wychowawczych, dokumentacji z zakresu pomocy społecznej w ośrodku pomocy społecznej. Spisy zarówno ze świadczeń rodzinnych, jak i pomocy społecznej zawierają często teczki zbiorcze klientów/wnioskodawców. Czy w spisach zdawczo-odbiorczych mogą być dane osobowe, np. nazwisko, imię, miejscowość lub rok urodzenia? Spisy zdawczo-odbiorcze mają kategorię B25, natomiast sprawy ze świadczeń rodzinnych B10, pomocy społecznej najczęściej B5.
Nadmieniam, że w jednym spisie zdawczo-odbiorczym nie mamy jednolitych spraw, np. wszystkie sprawy zasiłku okresowego z roku 2021, ponieważ są teczki zbiorcze klientów (1 teczka = 1 klient), zawierające też zasiłki celowe, zasiłek stały, praca socjalna, a sprawy kończą się w różnych latach. Nazwiska i imiona pozwalają odszukać w składnicy akt daną teczkę.
Witam,
na jednym ze szkoleń dotyczących RODO w archiwum dowiedziałem się, że w przypadku odpowiedniego zabezpieczenia dostępu do spisów w których są dane osobowe, a także posiadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przez pracowników pracujących na tych spisach takie spisy mogą zawierać dane osobowe. Pytałem konkretnie o spisy zdawczo-odbiorcze akt osobowych.
pozdrawiam
Dzięki za informację, ale mam wątpliwości czy archiwista dostanie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych klientów/wnioskodawców po upływie tych 10 lat/5 lat. Miałam pomysł, aby w tym spisie zdawczo-odbiorczym te dane osobowe wpisywać w dodatkową kolumnę (w excelu), potem drukować spis w dwóch wersjach: jedna wersja na 10 lat z kolumną z danym osobowymi, druga na 25 lat bez tej kolumny tylko z kolumną Tytuł teczki lub tomu tylko z info o tym, że pozycja zawiera teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń rodzinnych, zawierające zasiłki rodzinne i jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia dziecka o numerach decyzji ........
Ale po tych numerach decyzji to nie znajdzie się teczki Kowalskiego.
A spis zdawczo-odbiorczy przechowywany 25 lat ma chyba umożliwić odpowiedź na pytanie czy teczka Kowalskiego poszła do brakowania czy nadal jest przechowywana.
Nie zaprzątaj sobie głowy takimi bzdetami. Na spisie ma być to co na teczce. Prowadzenie teczek osób wynika z jrwa a pewnie też z IK w ops.
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w archiwum dotyczy wszystkiego co jest tam przechowywane - zarówno akt jak i ich ewidencji.