Dzień dobry! Taka moja wątpliwość: Rektorat chce mi oddać teczki Uchwał Senatu, które to uchwały uchwalały program studiów dla poszczególnych wydziałów. Przyjęłabym jako Uchwały Senatu, ale Rektorat chciał nadać im klasę z dotyczącą programów studiów. Obie klasy mają kategorię A, ale moja wątpliwość dotyczy tego, czy kierujemy się hasłem: Uchwały Senatu czy Programy studiów? :D Bardzo będę wdzięczna za Wasze opienie :D
Zależy.... Z jednej strony powinien być zbiór normatywów, więc w tym przypadku Uchwał Senatu Uczelni, ale z drugiej uchwała tu dotyczy merytoryki.
W EZD to ja radzę pracownikom żeby np. jak pracują nad zmiany w instrukcji to zapisywali oczywiście tworzymy sprawę w klasie "przepisy kancelaryjne....", ale potem sama instrukcja ląduje jako załącznik w zarządzeniu a te w zbiorze zarządzeń. Tak samo tu był zrobił, komplet uchwał bez niczego w 02, czy tam 00, a całą pracę nad programem, czyli projekty, akceptacje itd. to już w klasie merytorycznej.
Dziękuję Barsa :)
Cytat: Barsa w Lipiec 11, 2025,komplet uchwał bez niczego w 02, czy tam 00, a całą pracę nad programem, czyli projekty, akceptacje itd. to już w klasie merytorycznej.
Tu pytanie - "bez niczego" czyli uchwała i załącznik ale bez "pracy nad programem", tak? Bo u nas się zdarzało, że były uchwały lub zarządzenia ale faktycznie "bez niczego" czyli np załącznik w postaci regulaminu czy instrukcji już był wyłącznie w klasie merytorycznej a w ogóle nie było go z uchwałą.... uffff. A z drugiej strony czasem było tak, że i uchwała i regulamin były podwójnie: w klasie "uchwały" i w klasie "regulamin studiów". Czasem długo mi zajmuje by dojść co gdzie jest. Więc rozkminiam jak teraz robić, żeby było jednolicie.
Załącznik jest częścią czy to umowy, uchwały czy zarządzenia to raz. U mnie radzę, żeby i przy klasie merytorycznej, i zbiorze zarządzeń były finalne normatywy, ale to w EZD wymaga mniej pracy niż w papierze. W tym drugim przypadku oczywiście podpisany normatyw w zbiorze, a przy klasie merytorycznej może być choćby kopia, ale musi być jednak ten finalny dokument kończący proces.
Niedawno przejęłam archiwum zakładowe i okazało się, że od ok. 20 lat zdawano do AZ dokumentację jak się chciało, a w większości wcale. Szafy puchną i ogarniam z pracownikami to co w nich mają. Mam pytanie w sprawie archiwizacji uchwał i zarządzeń do których dołączone są załączniki, np.: normatywy kancelaryjne które, tworzył pracownik kancelarii; regulaminy organizacyjne, regulaminy ZFŚS, regulaminy obiegu dokumentacji księgowej i wiele innych dokumentów, których autorami są pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Każda z tych jednostek ma na swoich stanowiskach dokumenty, które wytworzyła je na przestrzeni lat i jednocześnie kolejny egzemplarz dołączony jest do uchwały lub zarządzenia wydanego przez dział prawny. Jak mam przyjąć dokumentację z poszczególnych komórek skoro dział prawny odda mi zbiory uchwał i zarządzeń z tymi dokumentami jako materiały archiwalne? Komórki organizacyjne również mają porejestrowane te wytworzone dokumenty w kategoriach archiwalnych A
Nie podlegamy pod zarządzenie z 2011 r. i JRWA tworzymy sami:
przykład:
014 - Przepisy kancelaryjno-archiwalne; kat. A; Uwagi: Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego
027 - Akty normatywne wewnętrzne; kat. A; Uwagi: uchwały, zarządzenia, decyzje, pisma okólne, komunikaty, obwieszczenia, itp. Dla każdego rodzaju aktów prowadzi się osobne teczki, które są odrębnie numerowane.