Dzień dobry czy jest tu ktoś kto może pomóc w interpretacji przepisu z IK z 2011 r:
§ 59.
1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).
Chciałabym upewnić się w kwestii wydruku takiego dokumentu:
- czy drukujemy dokument już z podpisem elektronicznym, a pod nim podpisujemy to pismo dodatkowo odręcznie ? (na takim wydruki wizualnie są 2 podpisy - elektroniczny i odręczny)
- czy drukujemy niepodpisany dokument i składamy na nim podpis odręczny ? (wizualnie na wydruku 1 podpis - odręczny)
bardzo byłabym wdzięczna za wyjaśnienie.
Wydaje mi się, że opcja numer dwa.
Moim zdaniem 1 ;) Idziemy po kolei według Instrukcji. Podpisujący najpierw (1) nakłada podpis elektroniczny, a dopiero potem (2) podpisuje odręcznie. W ten sposób w aktach sprawy zostaje taki dokument jak wysłaliśmy z dodatkową parafką.
Jest to jedno z wielu niedomagań stosowania Rozporządzenia z 2011 r., które naprawdę domaga się nowelizacji.
Powiem jak to jest u nas. Najpierw przygotowywane jest pismo na papierze, dyrekcja podpisuje odręcznie (taki dokument zostaje u nas w ad acta) Następnie pracownik merytoryczny przekształca wersję word na pdf i wysyła dyrekcji do podpisu elektronicznego. Taki dokument elektroniczny jest dalej wysyłany (e-doręczenia lub epuapem) ???
Cytat: gtrafalski w Lipiec 08, 2025,Moim zdaniem 1 ;) Idziemy po kolei według Instrukcji. Podpisujący najpierw (1) nakłada podpis elektroniczny, a dopiero potem (2) podpisuje odręcznie. W ten sposób w aktach sprawy zostaje taki dokument jak wysłaliśmy z dodatkową parafką.
Jest to jedno z wielu niedomagań stosowania Rozporządzenia z 2011 r., które naprawdę domaga się nowelizacji.
Masz rację, jednak opcja nr 1.
Czy może to być parafka, czy musi być podpis z pieczątką..
Cytat: proszek w Lipiec 09, 2025,Czy może to być parafka, czy musi być podpis z pieczątką..
Moim zdaniem podpis. Parafki często gęsto są nieczytelne.
Ja też myślałem o podpisie. Nie wyraziłem się do końca precyzyjnie.
a czy ma znaczenie fakt ze my jako jednostka organizacyjna miasta nie podlegamy pod IK z 2011 r.? Tylko bodajże pod rozporządzenie o Narodowym Zasobie Archiwalnym :o
Cytat: proszek w Lipiec 10, 2025,a czy ma znaczenie fakt ze my jako jednostka organizacyjna miasta nie podlegamy pod IK z 2011 r.? Tylko bodajże pod rozporządzenie o Narodowym Zasobie Archiwalnym :o
A co to za rozporzadzenie?
Sposób postępowania z dokumentem elektronicznym czy to z rejestracją wpływu czy to z wysyłką powinien być uregulowany w instrukcji kancelaryjnej. Generalnie dokument podpisany podpisem elektronicznym drukuje się i na nim podpisuje się osoba, która podpis wykonała- jak dla mnie pieczątka i podpis. Jeśli podpis byl wykonany w EZD sporządzam wydruk z systemu wraz z uwierzytelnieniem o informacja o złożonych podpisach i daje do podpisu osobie, która podpis wykonała. Jeśli zapisy w instrukcji kancelaryjnej nie są sprecyzowane rozważyłabym aktualizacje normtywow
Tak, kluczowe są zapisy w Twojej Instrukcji kancelaryjnej, którą w większości wypadków da się, po rozmowach z AP, dostosować do Twoich potrzeb i oczekiwań. Ale nie wszyscy mają tak dobrze. Urzędy gmin, miast, powiatów, wojewódzkie, marszałkowskie i administracja zespolona w województwie są zobligowani do stosowania Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. I o tym Rozporządzeniu wszyscy mówimy.
Cytat: proszek w Lipiec 10, 2025,a czy ma znaczenie fakt ze my jako jednostka organizacyjna miasta nie podlegamy pod IK z 2011 r.? Tylko bodajże pod rozporządzenie o Narodowym Zasobie Archiwalnym :o
Ma o tyle, że tą sprawę powinna rozwiązać Twoja IK. U mnie na przykład zrobiliśmy ostatnio tak, że jeżeli w sprawie papierowej jest pismo podpisane elektronicznie to przygotowuje się wydruk pisma i załącza do niego raport z weryfikacji podpisu. I nikt tego odręcznie nie podpisuje, bo i po co?
Cytat: gtrafalski w Lipiec 11, 2025,U mnie na przykład zrobiliśmy ostatnio tak, że jeżeli w sprawie papierowej jest pismo podpisane elektronicznie to przygotowuje się wydruk pisma i załącza do niego raport z weryfikacji podpisu. I nikt tego odręcznie nie podpisuje, bo i po co?
A któryż to paragraf IK reguluje Twoim zdaniem tę dziwaczną praktykę?
Od razu dziwaczną...
We wzorcowej to par. 36 ust. 3, w IK z 2011 r. par. 59 ust. 2 pkt 2, u mnie par. 35 ust. 3.
Dziwaczną - no bo z jednej strony nie wiadomo dlaczego i po co weryfikujecie podpisy własnych przełożonych, z drugiej ignorujecie wymóg własnoręcznego podpisania egzemplarza ad acta, jasno określony w IK.
Weryfikujemy podpisy własnych przełożonych w celu zachowania potwierdzenia autentyczności wydanego pisma. To chyba wyjaśnia dlaczego.
Nie mamy "wymogu własnoręcznego podpisania egzemplarza ad acta, jasno określonego w IK". Poszliśmy inną drogą przygotowując dla siebie ten dokument. I udało nam się przekonać do tego pomysłu właściwe władze archiwalne.
Cytat: gtrafalski w Lipiec 29, 2025,Poszliśmy inną drogą przygotowując dla siebie ten dokument. I udało nam się przekonać do tego pomysłu właściwe władze archiwalne.
No poszliście inną drogą, tyle że to droga zabiegów magicznych. Wykorzystujecie (chyba) funkcjonalność EZD przeznaczoną do czegoś innego, tworzycie przy jej użyciu wydumane działania zastępcze, ale niczego nimi nie upraszczacie ani nie ułatwiacie. Efektem tych działań jest placebo - prawie bezwartościowy wydruk. Jak chcecie wiązać sprawę papierową z elektronicznym podpisanym dokumentem który jest tylko w EZD?
To wszystko nie jest takie proste, gdy np. większość pracowników departamentu pracuje zdalnie przez 90% czasu, w tym dyrektorzy. Wtedy jakieś tam "kompensowanie" tego podpisu własnoręcznego w takich sprawach jest sensowne, choć akurat w mojej ocenie raporty z EZD to średni sposób, ale z drugiej strony jest "pod ręką" i skoro AP zgodziło się...
U mnie najlepsze jest to, że nie ważne czy to sprawa papierowa czy elektroniczna, ale zastępując na chwilę pracownika kancelarii zauważyłem, że pracownicy wysyłając dokumenty podpisane elektronicznie listami poleconymi nie dołączają nic do przesyłki oprócz sformułowania pod treścią pisma "podpisano podpisem kwalifikowanym". Dla mnie to trochę za mało, ale muszę się douczyć w temacie, żeby to "ruszyć". Po za tym skoro sądom, prokuraturom oraz podmiotom nadzorowanym to nie przeszkadza....
Kwestia jest uregulowanie główne jest tu:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-postepowania-administracyjnego-16784712/art-39-3
ale mowa tu jest o identyfikatorze pisma a w rzeczonych pismach tego nie ma.
Ps. Kadry znów robią coś jak u gtrafalskiego, czyli drukują raporty, ale znów nie podpisują własnoręcznie xD
Ale to jest całkiem proste: jak ktoś chce podpisywać tylko elektronicznie (czy pracować zdalnie przez 90% czasu) to musi mieć sprawy elektroniczne, ot i wszystko.
Nie znam żadnego powszechnie obowiązującego przepisu prawa, który by pozwalał wytwórcy dokumentacji standardowo zastępować w swoich aktach spraw, podpisane papierowe pisma własne jakimiś wydrukami z dokumentów elektronicznych.
Są tylko przepisy na dwie inne sytuacje: kiedy pismo wychodzi z jednostki i trafia do odbiorcy w postaci wydruku (reguluje to m. in. wspomniany Kpa) oraz kiedy nasza jednostka otrzymuje dokument elektroniczny i robimy z niego wydruk do sprawy papierowej (to tylko w IK).
Niestety są u mnie symbole w JRWA gdzie jest jest sporo sądów, prokuratur itp., do których i od których otrzymuje się dużo papieru, ale równocześnie w tych sprawach jest korespondencja z klientem i innymi instytucjami, gdzie można już śmiało używać dokumentów elektronicznych. Przez co jest trochę dualizm a, że podpisy elektroniczne są wygodne...
Dodatkowo mam przepis (to do sprawdzenia, bo tylko o tym słyszałem od kontrolerów), że podczas kontroli jeden dokument musi być wręczony osobiście. Oczywiście robią to osoby, które rzadko pojawiaja się w siedzibie i nie oddadzą tego do składu. Wiec co zrobiono, wyjątek ale większość dokumentów jest podpisywana elektronicznie... Mam trochę takich chochołów, do sukcesywnego ogarnięcia.
Trochę się podepnę pod wątek. Mam pytanie co do postępowania z dokumentami elektronicznymi i podpisanymi podpisem kwalifikowanym. Mam w jednostce system tradycyjny wspierany EZD. Zapist w ik są jasne jeśli czynności kancelaryjny wykonywane są w systemie tradycyjnym to drukujemy, rejestrujemy, podpisy są weryfikowane- wydruk po dekretacji przekazany komórce do zalatwienua- to dzieje się z papierem i papier jest archiwizowany, natomiast co dzieje się i co zrobić z tym dokumentem elektronicznym? Dotychczas archiwizowalam tylko papier bo taki jest system kancelaryjny ale teraz to nie mam pewności czy coś robić z dokumentem elektronicznym?
Cytat: Barsa w Sierpień 04, 2025,Niestety są u mnie symbole w JRWA gdzie jest jest sporo sądów, prokuratur itp., do których i od których otrzymuje się dużo papieru, ale równocześnie w tych sprawach jest korespondencja z klientem i innymi instytucjami, gdzie można już śmiało używać dokumentów elektronicznych. Przez co jest trochę dualizm a, że podpisy elektroniczne są wygodne...
To czy sprawy można prowadzić elektronicznie, nie zależy od tego jak wysyłamy i otrzymujemy korespondencję!
Wiązanie tego ze sobą to niestety częsty błąd.
Wniosek mi wpływa papierowy, odpowiedź wysyłam też papierową, ale sprawę jak najbardziej mogę prowadzić jako elektroniczną!
Cytat: Agatka1986 w Sierpień 04, 2025,Mam w jednostce system tradycyjny wspierany EZD. Zapist w ik są jasne jeśli czynności kancelaryjny wykonywane są w systemie tradycyjnym to drukujemy, rejestrujemy, podpisy są weryfikowane- wydruk po dekretacji przekazany komórce do zalatwienua- to dzieje się z papierem i papier jest archiwizowany, natomiast co dzieje się i co zrobić z tym dokumentem elektronicznym? Dotychczas archiwizowalam tylko papier bo taki jest system kancelaryjny ale teraz to nie mam pewności czy coś robić z dokumentem elektronicznym?
Jeśli masz EZD, no to trzymasz te dokumenty elektroniczne w EZD.
Tak prowadźmy sprawy elektroniczne dla symboli gdzie jest mnóstwo papieru, szczególnie gdzie mamy kat. A. Niech składy puchną a archiwum państwowe nie będzie wydawało zgody na brakowanie. Nie, ja podziękuję ;)
To jest jednak prozaiczne i logiczne rozwiązanie, że dopóki nie ogarną aktem prawnym składów chronologicznych itd. to tam gdzie jest dużo papieru wygodniej jest prowadzić sprawy papierowo. Dodatkowo niech sądy też się ogarną, bo są daleko w tyle w tym temacie, ale to też kilka lat.
Cytat: Jarek w Sierpień 05, 2025,Jeśli masz EZD, no to trzymasz te dokumenty elektroniczne w EZD.
To jednak nie jest, aż tak proste. Zwłaszcza w długim trwaniu. W sprawach prowadzonych papierowo w teczce aktowej musi znaleźć się odwzorowanie dokumentu elektronicznego w formie wydruku. Po to, aby dopełnić obowiązku przechowywania dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.
Cytat: Jarek w Sierpień 03, 2025,No poszliście inną drogą, tyle że to droga zabiegów magicznych. Wykorzystujecie (chyba) funkcjonalność EZD przeznaczoną do czegoś innego, tworzycie przy jej użyciu wydumane działania zastępcze, ale niczego nimi nie upraszczacie ani nie ułatwiacie. Efektem tych działań jest placebo - prawie bezwartościowy wydruk. Jak chcecie wiązać sprawę papierową z elektronicznym podpisanym dokumentem który jest tylko w EZD?
Na początek uporządkujmy. Mówimy o dokumentach elektronicznych powstałych w sprawach dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej. Skoro chcemy je dokumentować w postaci nielektronicznej opcja trzymania dokumentów elektronicznych w systemie EZD odpada. Więc trzeba poszukać czegoś innego. Nie chcieliśmy podpisywać odręcznie dokumentów wychodzących w postaci elektronicznej po pierwsze ze względów organizacyjnych, po drugie ze względów prawnych (zostawiamy w aktach jednak inny dokument niż wyszedł na zewnątrz), po trzecie ze względów kultury pracy (wiele osób jest zdalnie). Wybraliśmy rozwiązanie pozwalające na zachowanie informacji o autentyczności podpisu elektronicznego, który był kiedyś złożony na dokumencie. Wiem, że to nie to samo co podpis elektroniczny, ale ze względu na sposób dokumentowania nie mamy możliwości zachowania podpisu w postaci w jakiej został wytworzony.
Zgadzam się, że to "magiczne placebo", ale to przejście między postaciami dokumentów wymaga od nas wszystkich jakiegoś rodzaju zabiegów. Odręczne podpisanie wydrukowanych dokumentu elektronicznego też jest takim zabiegiem. I wiem rozumiem, że niektórzy muszą/powinni tak robić bo są związani Rozporządzeniem z 2011 r., ale inni z nas nie są ;) Zastanówmy się po co my to robimy. Według mnie celem jest zachowanie informacji o autentyczności dokumentu, który wystawiliśmy. Jeżeli tak, to w wg mnie raport z podpisu elektronicznego wystarczy.
Z zysków: znacząco upraszczamy sobie proces archiwizacji (pozostawiając możliwość wygotowania dokumentu, którego ktoś "zapomniał" wydrukować i podpisać po latach), ograniczamy ilość pism obiegających w papierze (bo nie ma potrzeby przedkładać do podpisu wydruku pisma).
U mnie jest jeszcze lepiej, bo w IK nie ma w ogóle mowy o podpisie odręcznym (nasz dyrektor podpisuje elektronicznie x pism z różnych lokalizacji, więc kuriozalne byłoby wysyłać mu teraz wszystkie te pisma pocztą na biurko po to, aby podpisał te wszystkie pisma jeszcze raz - odręcznie, a potem odsyłać z powrotem do x lokalizacji :o ). Mamy tylko zapis, że taki wydruk dokumentu elektronicznego ma mieć adnotację co do sposobu wysyłki i finito 8) AP - IK w takim kształcie podpisało.
Cytat: Aleksandra w Sierpień 25, 2025,U mnie jest jeszcze lepiej, bo w IK nie ma w ogóle mowy o podpisie odręcznym (nasz dyrektor podpisuje elektronicznie x pism z różnych lokalizacji, więc kuriozalne byłoby wysyłać mu teraz wszystkie te pisma pocztą na biurko po to, aby podpisał te wszystkie pisma jeszcze raz - odręcznie, a potem odsyłać z powrotem do x lokalizacji :o ). Mamy tylko zapis, że taki wydruk dokumentu elektronicznego ma mieć adnotację co do sposobu wysyłki i finito 8) AP - IK w takim kształcie podpisało.
To jest wykoślawienie zasad kancelaryjnych, przede wszystkim to jednak zagrożenie dla wiarygodności dokumentów. To się zapewne wzięło z czasów covidu, NDAP publikowało też takie półformalne doraźne zalecenia co do sposobu dokumentowania załatwiania spraw przy pracy zdalnej w covidzie. Zapewne wielu osobom spodobała się praca zdalna, i coś co miało być tymczasowym wyjątkiem próbuje się teraz normalizować, niestety wg modelu niczym z praw Murphyego - im głupszy pomysł tym bardziej się rozpowszechnia i utrwala.
A racjonalizować takie sytuacje da się tylko na jeden sposób - przechodzić na sprawy elektroniczne w EZD.
Cytat: gtrafalski w Sierpień 13, 2025,Nie chcieliśmy podpisywać odręcznie dokumentów wychodzących w postaci elektronicznej po pierwsze ze względów organizacyjnych, po drugie ze względów prawnych (zostawiamy w aktach jednak inny dokument niż wyszedł na zewnątrz), po trzecie ze względów kultury pracy (wiele osób jest zdalnie). Wybraliśmy rozwiązanie pozwalające na zachowanie informacji o autentyczności podpisu elektronicznego, który był kiedyś złożony na dokumencie. Wiem, że to nie to samo co podpis elektroniczny, ale ze względu na sposób dokumentowania nie mamy możliwości zachowania podpisu w postaci w jakiej został wytworzony.
Jeśli chodzi o względy prawne - czy Ty rozumiesz co napisałeś: jeśli chodzi o dokumenty papierowe w sensie fizycznym zawsze jedno pismo (egzemplarz pisma) wysyłamy a inny przechowujemy. To jest temat stary jak rozwój form kancelaryjnych - technika biurowa umożliwia zwielokrotnianie dokumentów w taki czy w inny sposób (kalka maszynowa, powielacz, drukarka) - o tym że coś jest dokumentem decyduje (oprócz identyczności treści) data i podpis. Najprostsze rozwiązanie to wydruk jednego egzemplarza pisma do akt i podpisanie go przez przełożonego.
Jeśli przepisy prawa (np. Kpa) mówią że dokument ma zawierać podpis, a wy zachowujecie tylko jakiś wydruk, to znaczy że łamiecie prawo.
Dokument próbujecie zastąpić tworem, który nie ma podstawy w przepisach. Chyba nie wiecie nawet że jest przepis (powszechnie obowiązujący) który reguluje tworzenie kopii dokumentów elektronicznych i co taka kopia powinna zawierać. Wszelkie wydruki zastępujące dokument elektroniczny w przewidzianych prawem sytuacjach mają wartość tylko dlatego że można je porównać z elektronicznym oryginałem i do tego oryginału się informacyjnie odnoszą!
Cytat: gtrafalski w Sierpień 13, 2025,Z zysków: znacząco upraszczamy sobie proces archiwizacji (pozostawiając możliwość wygotowania dokumentu, którego ktoś "zapomniał" wydrukować i podpisać po latach), ograniczamy ilość pism obiegających w papierze (bo nie ma potrzeby przedkładać do podpisu wydruku pisma).
Ale przecież sam napisałeś wyżej że nie będziecie trzymać dokumentów elektronicznych. Więc z czego niby będziecie robić te wydruki?? :) Ale co innego jest zabawniejsze w tej koncepcji - zdaje się nie wiesz, ale jak wygaśnie certyfikat użyty do złożenia podpisu, to już autentyczności żadnego podpisu nie potwierdzisz. :D
Zysków nie macie żadnych, sami generujecie sobie problem, nad którym znowu będziecie się biedzić jako cała jednostka. Brniecie krok po kroku, wybierając najgorsze rozwiązania z możliwych. I wszystko tylko dlatego że (zapewne) ktoś przyzwyczaił się do niepodpisywania papierowego egzemplarza pisma przeznaczonego do akt. Przejdźcie na sprawy elektroniczne!
Cytat: Jarek w Sierpień 03, 2025,Ale to jest całkiem proste: jak ktoś chce podpisywać tylko elektronicznie (czy pracować zdalnie przez 90% czasu) to musi mieć sprawy elektroniczne, ot i wszystko.
Przecież można wysyłać pisma podpisane elektronicznie nawet jeśli są to sprawy prowadzone papierowo. Jedno nie wyklucza drugiego i na odwrót, prawda? Mój główny dylemat pozostaje niezmienny, jak ma wyglądac egzemplarz ad acta takiego pisma podpisanego elektronicznie, wysłanego np. e-doręczeniami.
eDoreczenia PUH i ich potwierdzenia odbioru to są dopiero fajne tematy do spraw prowadzonych papierowo...
Dokładnie.. Nie ma takich potwierdzeń jak przy PURDE. To wszystko to jest jakiś nieodkryty kosmos żadne przepisy nie regulują jak postępować z takimi rzeczami. Działami "na czuja". u nas te potwierdzenia w wysyłce PURDE drukujemy i traktujemy jak żółtą zwrotkę tradycyjną...
Cytat: Jarek w Sierpień 25, 2025,Jeśli przepisy prawa (np. Kpa) mówią że dokument ma zawierać podpis, a wy zachowujecie tylko jakiś wydruk, to znaczy że łamiecie prawo.
My działamy na Ordynacji Podatkowej i nie ma w niej nic o podpisie odręcznym (Art. 144b). W naszej IK też nie ma o tym mowy, więc jakie inne przepisy masz jeszcze na myśli?
Cytat: proszek w Lipiec 07, 2025,Chciałabym upewnić się w kwestii wydruku takiego dokumentu:
- czy drukujemy dokument już z podpisem elektronicznym, a pod nim podpisujemy to pismo dodatkowo odręcznie ? (na takim wydruki wizualnie są 2 podpisy - elektroniczny i odręczny)
- czy drukujemy niepodpisany dokument i składamy na nim podpis odręczny ? (wizualnie na wydruku 1 podpis - odręczny)
To czy na wyświetlonym/wydrukowanym dokumencie podpisanym elektronicznie widać jakieś informacje o podpisie, zależy tylko od ustawień i tego jak Wam jest wygodniej. Można mieć w tworzonych dokumentach makra które zaczytają dane o podpisie (informacja że dokument podpisano elektronicznie, data, imię, nazwisko itp) czy jakąś grafikę (z podobnymi informacjami). Jeśli masz to już na dokumencie (a to jest bardzo wygodne rozwiązanie), no to klepanie na tym jeszcze pieczątki i podpis odręczny mogą być trochę mylące - więc moim zdaniem najlepiej wybrać tę drugą opcję.
Cytat: Aleksandra w Sierpień 26, 2025,My działamy na Ordynacji Podatkowej i nie ma w niej nic o podpisie odręcznym (Art. 144b). W naszej IK też nie ma o tym mowy, więc jakie inne przepisy masz jeszcze na myśli?
Art. 144b ordynacji podatkowej dotyczy wysłki, a my tu piszemy o dokumentach tworzonych "do akt". Masz to opisane w art 126 i 210 swojej ordynacji. Przechowywane pisma i decyzje muszą być podpisane.
Cytat: Jarek w Sierpień 26, 2025,To czy na wyświetlonym/wydrukowanym dokumencie podpisanym elektronicznie widać jakieś informacje o podpisie, zależy tylko od ustawień i tego jak Wam jest wygodniej. Można mieć w tworzonych dokumentach makra które zaczytają dane o podpisie (informacja że dokument podpisano elektronicznie, data, imię, nazwisko itp) czy jakąś grafikę (z podobnymi informacjami). Jeśli masz to już na dokumencie (a to jest bardzo wygodne rozwiązanie), no to klepanie na tym jeszcze pieczątki i podpis odręczny mogą być trochę mylące - więc moim zdaniem najlepiej wybrać tę drugą opcję.
tu mam właśnie dylemat - jak to się ma do formy w jakiej pismo zostało faktycznie wysłane. Czyli wysyłka w formie elektronicznej, podpis elektroniczny, a w aktach podpis odręczny. Skąd ktoś za x lat będzie wiedział ze to nie jest faktyczna ostateczna wersja tego dokumentu. Że Strona dostała pismo elektroniczne skoro w aktach leży pismo podpisane odręcznie. :o
Dlatego ja bym jednak drukował raport z weryfikacji podpisu albo jednak zostawiał te "makro" czy kto tam to ma.
Cytat: Jarek w Sierpień 26, 2025,Art. 144b ordynacji podatkowej dotyczy wysłki, a my tu piszemy o dokumentach tworzonych "do akt". Masz to opisane w art 126 i 210 swojej ordynacji. Przechowywane pisma i decyzje muszą być podpisane.
Zgadza się, ale to dotyczy spraw podatkowych (te prowadzimy elektronicznie), ale chodzi mi o sprawy kadrowe, czy z zakresu logistyki, które prawie w całości są u nas w obiegu papierowym. Jaki jeszcze przepis mógłby nas obligować do podpisywania odręcznego pism elektronicznych drukowanych do akt, jeżeli nasza IK nie nakazuje nam tego robić?
Cytat: Aleksandra w Wrzesień 02, 2025,Zgadza się, ale to dotyczy spraw podatkowych (te prowadzimy elektronicznie), ale chodzi mi o sprawy kadrowe, czy z zakresu logistyki, które prawie w całości są u nas w obiegu papierowym. Jaki jeszcze przepis mógłby nas obligować do podpisywania odręcznego pism elektronicznych drukowanych do akt, jeżeli nasza IK nie nakazuje nam tego robić?
Zgodnie z § 59 ust. 1 i 2 oraz § 60 ust. 3 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.
Zgodnie z powyższym do akt sprawy włącza się dokument wydrukowany i podpisany odręcznie.
Dużo jednostek nie podlega po te rozporządzenie...
Cytat: proszek w Wrzesień 02, 2025,Zgodnie z § 59 ust. 1 i 2 oraz § 60 ust. 3 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.
Zgodnie z powyższym do akt sprawy włącza się dokument wydrukowany i podpisany odręcznie.
Właśnie ten przepis nas nie dotyczy, ponieważ mamy swoją IK i w niej mamy zapis jedynie o odnotowaniu sposobu wysyłki.
Wiem. My też nie. Ale ogólna instrukcja nie jest przypadkiem dla wszystkich tylko jrwa każdy tworzy swój?
Nie nie jest. Ogólna Instrukcja - jest tylko wzorem zawieszonym na stronie JRWA celem inspiracji.
Ale proszkowi chodziło o instrukcje z rozporządzenia z 2011 roku... Tak czy inaczej ta tylko obowiązuje samorządy i jednostki im podległe. Choć oczywiście może być wzorem dla tworzenia instrukcji, choć ta z ndap jest nowocześniejsza ale też stara.... Coś tam pracują nad nowym projektem ale z różnych przyczyn dlugo to trwa.
Ja uważam tak: Jeżeli w jednostce obowiązuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją, można nie podpisywać tylko elektronicznie, w przypadku dokumentacji prowadzonej w sposób tradycyjny/papierowy na egzemplarzu pozostającym w firmie powinien być podpis odręczny.
Cytat: Aleksandra w Wrzesień 02, 2025,Zgadza się, ale to dotyczy spraw podatkowych (te prowadzimy elektronicznie), ale chodzi mi o sprawy kadrowe, czy z zakresu logistyki, które prawie w całości są u nas w obiegu papierowym. Jaki jeszcze przepis mógłby nas obligować do podpisywania odręcznego pism elektronicznych drukowanych do akt, jeżeli nasza IK nie nakazuje nam tego robić?
A gdybym wskazał takie przepisy to znowu napiszesz mi że jednak chodzi o coś innego? :-\ Dla porządku - takie przepisy też są. Ale na pewno macie swoich prawników, nie będę im odbierać chleba. Szkoda tylko że takich pytań nie zadano im zanim zaczęliście majstrować przy zapisach instrukcji kancelaryjnej.
IK to nie jest żaden przepis w Waszym przypadku, tylko zwykła regulacja wewnętrzna która musi być zgodna z prawem powszechnie obowiązującym, nie może kreować sytuacji wykraczających poza prawo.