Hej. W naszej jednostce ciągle są jakieś zmiany organizacyjne polegające na (m. in.):
* komórki się "rozmnażają" (z jednej powstają dwie),
* zmieniają się nazwy i co za tym idzie - symbole komórek (bez zmiany zadań),
* komórka przestaje istnieć - sprawy przejmuje inna komórka
Moje pytanie - czy wszystkie te zmiany powinny mieć odzwierciedlenie w spisach z/o? Czy komórka powinna oddać tyle spisów ile zmian organizacyjnych przeszła w danym czasie?
Np. Komórka nazywała się Ala i miała symbol AA. W trakcie roku zmieniła nazwę na Ewa i otrzymała symbol EE. Minęły dwa lata, komórka Ewa się archiwizuje. Przekazuje sprawy o znaku AA i EE - oddaje to na jednym spisie z/o, czy rozdziela na dwa ze względu na to, że są różni wytwórcy? Czyli przekaże 1 zbiór dokumentów jako przekazujący Ewa, wytwórca Ala i 2 zbiór jako przekazujący Ewa, wytwórca Ewa?
Witam,
ja robię w ten sposób, że nazwa komórki na spisie zdawczo-odbiorczym jest taka jaka istniała w okresie ostatniej dokumentacji na tym spisie. Natomiast na teczkach daję nazwę komórki jaka obowiązywała w okresie wytwarzania dokumentacji. Oczywiście bardzo często się zdarza tak, że te nazwy są tożsame. AP nie miało uwag co do takiego postępowania.
pozdrawiam
U mnie na spisie w miejscu nazwa jednostki i komórki organizacyjnej wpisuję Wydział: (ten wytwarzający akta w danych katach, które są umieszczone na spisie), Obecnie funkcjonuje: (ten który teraz przekazuje akta). W wielu kwestiach mi to pomaga, ponieważ nie pracuję tutaj od dekady i nie mam tak szerokiego pojęcia na temat poprzednio funkcjonujących wydziałów a przecież co kolejny spis nie będę sięgała do wszystkich zarządzeń wstecz.