Witam serdecznie!
Chciałabym was zapytać drodzy członkowie grupy o to jak wygląda przygotowanie dokumentacji do przekazania do AP. Sprawa wygląda tak, że posiadamy teczki, które spodobały się AP i mam je "przerobić" tak jak dokumentację kat. A, czyli spaginować i wyłączyć metalowe elementy i koszulki. Nie wiem natomiast czy jeżeli dokumentacja ta jest luźna i niezwiązana to czy mam ją przesznurować kartka po kartce? I druga sprawa: czy teczki muszą być białe bezkwasowe i spełniać jakąś normę ISO?
Jestem na tym etapie. Mam teczki z lat 80 i 70. Przekwalifikowuje je wedlug instrukcji z 2011 roku (to jest najtrudniejsze), jezeli nie ma spisu to robię. Następnie numeruje kazda zapisaną strone, wyciagam wszystko co metalowe i plasyikowe, wycinam pierwsza stone starej teczki i wszystko wkladam do nowej bezkwasowej białej wiazanej teczki. Na koncu teczki pisze ile stron zawiera teczka. to tak w skrócie ;)
Nie trzeba już od kilku lat nic przesznurowywac czy klipsowac. W sumie to może jeszcze występować w jakiś starych, nie zaktualizowanych przepisach, ale nie występuje już w przepisach ogólnych.
Spotkałem się nawet z tym, że AP chce żeby teraz klipsy wyrzucać z dokumentacji, ale tutaj można trochę powalczyć, że kiedyś jednak trzeba było to robić, choć to też czy przesznurowanie=klipsowanie to inna dyskusja.
A jeżeli chodzi o teczki do dokumentacji kategorii A? Jakie to powinny być? Zwykłe sznurowane czy jakieś specjalne?
Bezkwasowe, zgodne z rozporządzeniem, ale tak "sznurowane".
Czy przesznurowują Państwo sznurkiem takim cienkim czy też może taśmą bawełnianą????
Chodziło, że teczki "na sznurek". Nikt raczej już nie przesznurowuję dokumentów, nie ma takiego przepisu... no chyba, że coś się uchowało w starej instrukcji, ale to też do zmiany a na pewno nie robić tego, bo i po co.
Jeszcze jest kilka miejsc gdzie się przesznurowuje (np. dokumenty niejawne). Ostatnio rozmawiałem z moimi kadrami i oni doszli do wniosku że chcą sznurować/klipsować akta osobowe w celu zabezpieczenia kompletności akt. Problemem dla nich są różne formaty dokumentów, które mogłyby się łatwiej rozproszyć w trakcie porządkowania. Także to nie tylko zabytek, ale możliwość, z której, jak ze wszystkiego, należy korzystać z głową.
Jeśli chodzi o akta osobowe, szczególnie te starsze to masz rację, choć też trzeba wyważyć czy "dziurkowanie" to nie jest niepotrzebne niszczenie dokumentów. Plus akta osobowe są z zasady ponumerowane i na każdym raczej są dane osobowe, więc ciężko żeby nie zachować kompletności.
Coś Ci pofrunie w trakcie porządkowania i szukaj :-\ U mnie akta i tak są w skoroszytach więc już są podziurkowane i nie było ryzyka dodatkowego dziurkowania.
Przede wszystkim, należy skontaktować się z AP pod które się podlega. Powie jak przygotować tzn.w jaki sposób, i umówić się na przekazanie. W moim przypadku dostaję nawet spis na jakim mam przekazać, jak podzielić spisy itp. Komunikacja jest bardzo ważna. I powodzenia!
Robie tak samo jak GminaJasienicaRos też lata 70-90 dodatkowo jeszcze musiałam zrobić badania mikrobiologiczne czy akta nie mają grzyba. Archiwum Państwowego jest w nowym budynku więc teraz tak łatwo nie przyjmuja
Barbara a powiedz mi jak z przekazaniem tzn. jak wpisujesz w formularz? Nowy przekwalifikowany znak teczki z nowym tytułem z 2011 r. czy stary numer a nowy tytuł? Np. mam teczkę 0570 czyli z 1975 r. tytuł " Rejestr skarg i wniosków" kat. B5. Po przekwalifikowaniu z instrukcji 2011 r. jest to znak 1510 kat. A i tytuł "skargi i wnioski załatwiane..." itd.
Czy mogłabym się dowiedzieć czy przekazujecie całość dokumentacji archiwalnej z lat 80,90 czy robicie to w częściach? mam sporo takich dokumentów ale pan z mojego AP powiedział że muszę przygotować wszystko naraz...
Cytat: GminaJasienicaRos w Lipiec 24, 2025,Barbara a powiedz mi jak z przekazaniem tzn. jak wpisujesz w formularz? Nowy przekwalifikowany znak teczki z nowym tytułem z 2011 r. czy stary numer a nowy tytuł? Np. mam teczkę 0570 czyli z 1975 r. tytuł " Rejestr skarg i wniosków" kat. B5. Po przekwalifikowaniu z instrukcji 2011 r. jest to znak 1510 kat. A i tytuł "skargi i wnioski załatwiane..." itd.
Nie zmienia się klasy z wykazu akt!!!!, a jedynie kategorię archiwalną. Czyli teczka 0570 - Rejestr skarg i wniosków, kat. A