Szanowni Koledzy,
czy przejęlibyście dokumentacje akt teoretycznie tworzących akta sprawy, bez daty zakończenia sprawy? Nie chodzi mi o jedną teczkę, ale o wszystkie teczki z danego roku...
Sprawa faktycznie niezakończona czy po prostu brak wpisu na spisie spraw?
Raczej zakończona. Przy czym większość tych "spraw" to raczej powinna być w dokumentacji nietworzącej akt sprawy :-\
Cóż jak już potworzyli sprawy... a co to w ogóle jest?
Na przykład: deklaracja podatku od nieruchomości, opłata abonamentowa RTV (klasa 254 - Podatki i opłaty publiczne),różne naprawy samochodów, zakupy części do nich, zakup kalendarzy(sic!), odpowiedź na zapytanie o liczbę motocykli, zakupy książek, zakup notatników służbowych, zakup lodówki, zakup gadżetów promocyjnych, wykonanie usługi przeprowadzki (klasa 2632- Eksploatacja własnych środków transportowych),różne zakupy np.: tonerów, papieru, kamer, zamówienie usługi IODO, zapytanie ofertowe do zakupu tonerów, zamówienie prenumeraty, zakup foteli, wymiana sprężyn bramy garażowej, dezynfekcja pomieszczeń, zakup etui do telefonów komórkowych (klasa 2600).
Cóż jak już potworzyli te sprawy to szkoda ich pracy, część z wymienionych dokumentów w sumie nadaje się nawet na "sprawy". Inne tak średnio, więc można spis spraw traktować jako "rejestr dokumentów" w teczce i nie przywiązywać większej wagi co tam na nim jest, bo to też wszystko raczej B5/B10.
Ok, potraktuje to jako rejestr dokumentów. Ale na przyszłość jak to ogarnąć?
Nauczyć pracowników co to są akta niestanowiące sprawy... ale to ciężki temat :)
Rozumem, że jeśli w związku z jakimś zamówieniem, zaproszeniem, powstaje korespondencja, która musi być oficjalnie wysłana z urzędu, to wtedy jest to dokumentacja tworząca akta sprawy i musi być znakowana.
Ja tak do tego podchodzę, że jak korespondencja to dokumentacja tworzy już sprawę. To może mocne uproszczenie, ale dobrze się "sprzedaje".
Dzięki :)
A jeśli to wewnętrzna korespondencja emailowa?
Więcej z tym kłopotu niż pożytku :) ale to już może tworzyć sprawy.