Witam serdecznie!
Pragnę prosić was doświadczeni koledzy o poradę, a mianowicie: podczas mojej dłuższej nieobecności mój zastępca podczas archiwizacji różnych teczek, osobowych czy właśnie z jakimiś danymi wrażliwymi, wyłączył duplikaty i twierdzi, że podczas niszczenia akt po zgodzie AP będzie można to dołączyć do brakowanej dokumentacji. Serio, tak się robi? Nie jestem jakimś bardzo doświadczonym archiwistą i nie przeprowadzałem nigdy brakowania więc proszę o radę.
Jeżeli to są duplikaty pojedynczych dokumentów, nie jakiś druków zwartych itp. to można powiedzieć, że "tak się robi". Niektórzy używają do tego też własnych niszczarek :-X
No właśnie zastanawiam się czy nie lepiej byłoby tu użyć niszczarki, ale ta osoba (która wcześniej pracowała w archiwum zakładowym i ma większe doświadczenie jak myślę) upiera się, że jeżeli są tam dane "wrażliwe" to powinno to być zniszczone z resztą dokumentacji do brakowania.
Tak jest na pewno super-zgodnie, podręcznikowo i bezpiecznie. Takie duplikaty to kat. Bc, a na niszczenie kat. Bc też powinno się uzyskać zgodę AP. Dodatkowo, jeśli są tam faktycznie dane wrażliwe, to będzie pewność, że dokumenty zostały zmielone w sposób profesjonalny i zgodnie z normą unijną, bo te nasze biurowe niszczarki często pozostawiają wiele do życzenia..
Uzyskiwałaś kiedyś zgodę na takie BC? Szczególnie pojedyncze kartki? Takich "kartek" może być i 1000, a i x tego.... a AP będzie chciało, żeby przy każdej było odniesienie do tego gdzie jest oryginał. Tak do przemyślenia w co można "wejść" :o :P
Co do samego niszczenia to oczywiście certyfikat chroni, ale czy te niszczarki biurowe są gorszę od tych profesjonalnych w "profesjonalnych" firmach, to różnie z tym bywa ;)
Mam pytanie odnośnie uzyskanego właśnie w ten sposobu certyfikatu zniszczenia - gdzie fizycznie powinien się znaleźć? Czy przy dokumentacji dotyczącej usługi niszczenia czy przy dokumentacji dotyczącej brakowania?
Jakiś czas temu wskazano mi tą drugą wersję jednak mam coraz większe wątpliwości.
Archiwista powinien mieć coś dołączone do "dokumentacji brakowania", czy to będzie oryginał certyfikatu czy kopia to już bez różnicy, ale ja jednak sam wrzucam org do swoich dokumentów. Kopie oddaje temu co ogarniał usługę, jak chcą jako potwierdzenie wykonania.