Witam, mam takie teczki, na których wpisane są 2 znaki spraw ponieważ komórka ma sprawę prowadzoną według starego znaku i kontynuowaną pod nowym znakiem. Czy jest to poprawna forma czy tylko wpisywać ostatni (nowy) znak sprawy?
wpisz sobie na spisie oba znaki, gdy kiedyś w przyszłości ktoś będzie szukał teczki po starym znaku,a wpiszesz tylko nowy teczkę będzie trudno zlokalizować.
Na dokumentach, których znak zmieniono, należy nanieść nowy znak sprawy. Natomiast na nowych dokumentach będących kontynuacją tej sprawy powinno się wpisywać już tylko nowy znak. Na miejscu "starej sprawy" umieszcza się kartę zastępczą informującą o przeniesieniu sprawy pod nowy numer.
§28 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej mówi o odnotowaniu znaku sprawy "starej" w aktach nowej i odwrotnie. Myślę, że nanoszenie obu numerów na każde kolejne dokumenty w sprawie nie jest błędem, ale u nas nanosimy już tylko nowy numer.
Zachowując wyższą wartość, kategorii archiwalnej
Informacja nr 11 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z dnia 15 lipca 2011r.
DNK/406/36/2011