Witam,
Do tej pory nie było u nas płyt w archiwizowanych teczkach. W instrukcji mamy zapisy odnośnie nośników danych oraz ich przechowywania. Problem polega na tym, że nie mamy wydzielonej części na przechowywanie płyt CD ani specjalnych opakowań. Do tej pory w dokumentacji pracowników nie było płyt, dziś kolega przygotowując dokumenty do archiwizacji powiedział, że ma jedna płytę i nie wie co z tym zrobić.
Ja zaczęłam się zastanawiać czy tworzyć specjalnie jakieś miejsce i kupować pojemniki skoro to będzie tylko jedna płyta. Jak u was to działa i co w tym przypadku zrobić?
Ja bym się jednak trzymał zapisów instrukcji. Żadna kontrola Ci się wtedy nie będzie mogła przyczepić. A może się zdarzyć, że tych płyt będzie więcej. Chociaż czuję lekki powiew absurdu w tej sytuacji. Ja sam mam w archiwum prawie 1000 płyt, więc trochę inne doświadczenia, ale instrukcja to instrukcja. Szanujcie własne zarządzenia - boć przecież instrukcja jest zarządzeniem dyrektora, prawda?
W naszym urzędzie płyty są wyłączane z teczek, a na ich miejscu lądują karty zastępcze z informacją, gdzie płyta się znajduje. Dla informatycznych nośników danych tworzone są odrębne spisy. Przechowujemy te płyty w specjalnych pojemnikach. Jest to pewnego rodzaju komplikacja, bo u nas nie ma tego zbyt wiele, ale postępujemy zgodnie z instrukcją.
Witam, odnowię trochę wątek :) Czy płyty, które są wyłączane z akt spraw, by przechowywać je odrębnie od dokumentów papierowych dzielicie na kat. A i B? I macie spis nośników kat. A osobno i spis nośników kat. B osobno? Rozumiem, to w ten sposób, że jeśli taka płyta przynależy do sprawy która wg JRWA ma kat. A, to ta płyta też ma kat. A.
Natomiast co w przypadku jeśli plik nagrany na płycie jest wydrukowany w formie papierowej w teczce? Czyli treść informacji jest identyczna, tylko nośnik jest inny (papier i płyta CD), to czy wtedy ta płyta również ma kat. A, tak jak dokument papierowy w teczce czy może tą płytę można potraktować jako wtórnik i wybrakować jako kat. Bc?