Cześć, od września wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów. Art. 8 ust. 7-9 ustawy brzmi "7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. 8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W przypadku, o którym mowa w ust. 7 i 8, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się."
Jak to rozumieć? Czy tym sprawom nie nadaje się klasy z wykazu akt? A nastepnie nie trzeba wnioskować o zgode na brakowanie do AP??
Wedle tego co podałaś to sprawom można nadawać symbol, ale nie trzeba wnioskować o zgodę z AP.
Czy ktoś mógłby to bliżej wyjaśnić?
Podpinam się, też jestem ciekaw jak i czy jakieś "diametralne" zmiany trzeba będzie wprowadzić, szczególnie w JRWA?
Wydaje się, że należy normalnie klasyfikować i kwalifikować dokumentację dotyczącą całości spraw, prowadzić jak każde inne sprawy, ale w odniesieniu do brakowania nie piszemy wniosku o brakowanie, a niszczymy "normalnie"...czyli jak, no właśnie ?:) jakiś protokół ze zmielenia czy co?
Ja wystąpiłem do AP o zmianę JRWA i dodaliśmy hasło "Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa" pod symbolem 135 w grupie BHP. Uzgodniłem, że wszelkie zgłoszenia będą rejestrowane w teczce pod tytułem "Zgłoszenie nr 1", itd., tak, aby uniknąć zamieszczenia jakichkolwiek danych osobowych. Ostatecznie akta sprawy będą protokolarnie niszczone i tylko spis spraw oraz protokół ze zniszczenia będzie w teczce. Na dzień dzisiejszy myślę, że w podobny sposób będę też niszczył teczkę po okresie przechowywania, a dokumenty ze zniszczenia (protokół) trafią do klasy dot. brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
U nas nie wprowadzaliśmy żadnych zmian w JRWA. Wprowadziliśmy zarządzenie wewnętrzne według, którego jeżeli wpłynie jakieś zgłoszenie to zostanie zarejestrowanie w rejestrze zgłoszeń. Po czasie wskazanym w Ustawie o ochronie sygnalistów dokumentacja dotycząca zgłoszeń zostanie zniszczona.
czy sygnalistów można podpiąć jako podteczkę do głównej teczki 1510 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)? jak to wygląda u was?
A czy ktoś podlegający pod Rozporządzenie PRM z 2011 występował w tej sprawiedo wojewody o dodanie w JRWA nowego hasła?
My jako gmina podlegamy pod Rozporządzenie PRM z 2011r., archiwum państwowe pod które podlegamy zaproponowało aby wystapić o rozrzerzenie jrwa o klase w obrebie skarg i wniosków.
W grupie spraw 15 ?Skragi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli? utworzyć klasę 153 o tytule ?Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa unijnego? i tu będzie znajdować się dokumentacja związana z dokumentacją sygnalistów. Dokumentacja z opracowania procedur dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa należeć będzie do klasy 150 ?Wyjasnienie, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli?.
Rozumiem, ale kto może Wam dodać klasę w JRWA?Archiwum państwowe?Bo my musimy występować do wojewody (rządowa administracja zespolona).
A ja mam wątpliwości, czy rozbudowa JRWA oraz rejestracja tej dokumentacji w sprawie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Ustawodawca określił wprost: "Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się." To oznacza, że przepisy instrukcji kancelaryjnej nie obowiązują. Nie można więc, a być może nawet nie powinno się, tej dokumentacji rejestrować w rejestrze przesyłek wpływających oraz w sprawach. Celem jest ochrona sygnalistów, zapewnienie im pełnej anonimowości. Można co najwyżej prowadzić osobne rejestry przy zachowaniu ograniczonego dostępu do tych danych.
Dokładnie.U nas wprowadzone zostało zarządzenie i określone zostało, że zgłoszenia rejestrowane będą w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Zgłoszenia nie będą rejestrowane w systemie kancelaryjnym, nie będą im nadawane symbole z wykazu akt, a niszczenie odbywać się będzie w komórce, która takie zgłoszenia będzie obsługiwała.
Ja scedowałem temat na pełnomocnika od tych tematów, skoro sprawa jest wyłączona z UNZA to jedna kwestia z głowy ;)
Wg opinii znajomych archiwistów, to akta powinny by c klasyfikowane, tylko brakowanie jest jest wyłączone z UNZA tzn. nie trzeba zgody jednostka to robi w swoim zakresie ::)
U nas jest dokładnie tak, jak u Aleksandry. Przyjmowanie zgłoszeń będzie się odbywać z wyłączeniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych, niszczenie komisyjne po 3 latach w komórce obsługującej zgłoszenia. W mojej opinii rozbudowa jrwa o nowe zadanie nie powinna mieć miejsca.
Ja rozbudowałem i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zaakceptowała projekt :) Projekty JRWA z AAN i NDAP też przewidują tę klasę, ale jak jej nie będzie to też wiele to nie zmieni.
Tak jak mówiłem już co się z tym wszystkim dzieje to już nie moja bajka, klasę osoba to obsługująca dostała, kancelarię to już niech ona instruuje co mają robić.
Skonsultowałem to z naszym radcą prawnym i podziela moje zdanie.
§ 8 ust. 8 ustawy o ochronie sygnalistów odnosi się do przetwarzania danych, postępowań prowadzonych w tym zakresie oraz okresu przechowywania dokumentacji:
"Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami."
i dalej czytamy w § 8 ust. 9 :
"W przypadku, o którym mowa w ust. 7 i 8, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się."
Podsumowując, ustawy "archiwalnej" nie stosuje się przy wykonywaniu czynności określonych w ust. 8 i 9. Ustawa została przywołana w całości...
Wyjątek kiedy zgłoszenie sygnalisty rejestrujemy normalnie w sprawach (stosujemy przepisy IK) określono w ust. 10.