Cześć, w wyniku ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w mojej jednostce, AP wytypowało jedną teczkę, która nie powinna się u nas znajdować i należy zwrócić ją do aktotwórcy. Zastanawiam się w jaki sposób zrobic to prawidłowo? dokumenty są oczywiście uporządkowane, ale czy oprócz pisma przesyłającego powinnam sporządzić klasyczny spis zdawczo-odbiorczy? jeśli tak, to w ilu egzemplarzach? Czy odbiorca teczki powinien podpisać odbiór na spisie i odesłać mi 1 egzemplarz? A może po prostu powinnam zrobić spis przekazanej teczki jako załącznik do pisma i tyle? W swojej ewidencji odnotuje tylko, że dana pozycja została przekazana aktotwórcy i po sprawie?
Chyba najlepiej wybrać najprostsze rozwiązanie, czyli to, o którym wspominasz na końcu swojego posta. W swojej ewidencji informacja o wysłaniu, w odpowiedniej teczce rzeczowej potwierdzenie odbioru przesyłki z teczką i to wszystko
Można dodać protokół.
Dziękuję za odpowiedzi. Aby zamknąć temat napiszę, że ostatecznie skontaktowałam sie z moim AP i ustaliłam, że wystarczającym będzie wysłanie teczki z pismem przewodnim i dołączeniem zwykłego spisu (kto komu przekazuje i co) i odnotowanie faktu przekazania na wykazie spisów zd-odb i samych spisach.