Witam,
Mam pytanie co zrobić gdy zostaje zlikwidowana komórka organizacyjna w trakcie roku. Chodzi dokładnie tutaj o komórkę zajmująca się Działalnością Gospodarczą, zostanie ona połączona z referatem administracyjnym i spraw obywatelskich. Pytanie jak to rozwiązać żeby było dobrze.
Dokumentację spraw zakończonych niezwłocznie przekazać do AZ, zaś sprawy niezakończone do komórki, która przejmie obowiązki zlikwidowanego działu.
przekazanie zr4obić za pomocą jakiegoś protokołu czy tylko pozakładać nowe teczki i sprawy od nr 1 już z oznaczeniem nowej komórki?
Protokół przekazania dokumentacji nowej komórce nie zaszkodzi, ale nie jest niezbędny.
Wystarczy zastosować standardową procedurę przerejestrowania spraw przejmowanych przez nową komórkę - adnotacja na starym spisie spraw w polu "uwagi" o nowym znaku i wzajemna adnotacja na nowym spisie o starym znaku.
a jeśli chodzi o numerację to kontynuować dalsze numery już z nowym znakiem czy rozpocząć od jedynki?
Zgodnie z ewidencją istniejącą w komórce przejmującą dokumentację.
Np.:
Mamy teczkę 123 w komórce ABC i taka sama w komórce XYZ.
W komórce ABC istnieje sprawa o znaku ABC.123.7.2024, która w pewnym momencie przejmuje komórka XYZ.
W komórce XYZ w teczce ABC na rok 2024 były do tej pory zarejestrowane 2 sprawy, zatem przejęta sprawa otrzyma znak XYZ.123.3.2024
... czyli, innymi słowy :D - zaczynasz od jedynki.
[edit] ... aha, i jeśli obowiązuje Cię rozporządzenie z 18.01.2011 r. to protokół przekazania jest obligatoryjny (par. 64 IK).