Witam.
Temat pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS. Dział socjalny przygotowuje dokumenty, zbiera się komisja socjalna etc. Następnie dokumenty przejmuje dział finansowy wypłaca pożyczkę i dokumentacja zostaje w finansowym. Która ze stron ma to archiwizować? Proszę o pomoc.
Ta, która dysponuje dokumentacją w momencie gdy nadszedł czas jej archiwizacji.
Oczywiście w momencie przejęcia sprawy przez inną komórkę (zmiana komórki merytorycznej) powinno nastąpić jej przerejestrowanie.
Czyli jak rozumiem dział socjalny nadaje swój numer przygotowując dokumenty, następnie sprawa trafia do finansowanego, który pożyczkę rozlicza i przerejestrowuje sprawę nadając swój numer i zachowuje całość dokumentacji w efekcie czego odpowiada za jej archiwizację?
Dokładnie.
Zresztą procedura przerejestrowania sprawy w sytuacji gdy jej prowadzenie przejmuje inna komórka powinna być opisana w waszej instrukcji kancelaryjnej. Pracownicy powinni ja znać (i stosować).
Dziękuję bardzo za pomoc.
Cytat: Rovan w Luty 29, 2024,
Dokładnie.
Zresztą procedura przerejestrowania sprawy w sytuacji gdy jej prowadzenie przejmuje inna komórka powinna być opisana w waszej instrukcji kancelaryjnej. Pracownicy powinni ja znać (i stosować).
W naszej instrukcji niestety nie ma opisu takiej sytuacji. Mamy tylko przerejestrowanie sprawy w sytuacji dot. reorganizacji jednostki.
Zapytam z ciekawości jak to u Was wygląda. Muszę pogodzić te dwie komórki. Czy, aby uniknąć zamieszania z numerem sprawy dot. ZFŚS mógłby je nadawać dopiero dział finansowy po otrzymaniu dokumentów z działu socjalnego?
Cytat
Czy, aby uniknąć zamieszania z numerem sprawy dot. ZFŚS mógłby je nadawać dopiero dział finansowy po otrzymaniu dokumentów z działu socjalnego?
Jeśli dział socjalny rozpoczyna prowadzenie tej sprawy, a następnie przejmuje jej prowadzenie dział finansowy wówczas nie ma takiej możliwości.
Sprawę rejestruje i nadaje jej znak ta komórka,która ją wszczyna i prowadzi.
Jeśli na dowolnym etapie realizacji sprawy jej prowadzenie przejmuje inna komórka wymagane jest przerejestrowanie sprawy.
Z opisu jaki przedstawiłeś wnioskuję, że mamy tu do czynienia właśnie z taką sytuacją.
Cytat
W naszej instrukcji niestety nie ma opisu takiej sytuacji. Mamy tylko przerejestrowanie sprawy w sytuacji dot. reorganizacji jednostki.
Procedura przerejestrowania sprawy jest taka sama, niezależnie od powodu.