Szanowni użytkownicy
W pierwszej kolejności chciałbym przeprosić, jeżeli mój temat powtarza się tutaj w Waszych rozważaniach, biorąc jednak skalę problemu z którym się mierzę uznałem że lepiej będzie wszystko umieścić w osobnym temacie. Jeszcze raz z góry przepraszam, jeżeli nastąpiło powtórzenie tematu.
Ale teraz do rzeczy
Od tego roku rozpocząłem pracę na stanowisku archiwisty w samorządzie terytorialnym. Obecnie dostałem i sam z siebie obrałem za zadanie rozpoczęcia brakowania dokumentacji kategorii B z naszego archiwum zakładowego. Jednak w momencie zabierania się za niego... oniemiałem. Od początku jego istnienia archiwum pracowało na zasadzie "jako tako". Tzn:
- brakuje spisów zdawczo-odbiorczych, a numeracja ciągnie się dalej (np. brakuje spisu nr. 112, a zaraz po 111 jest spis 113),
- spisy zdawczo-odbiorcze robione były chaotyczne (różne znaki spraw i tytuły nieodpowiadające JRWA z 2005 i 2011 roku)
- brak prowadzonej księgi wypożyczeń wewnętrznych z archiwum (znalazłem luźne karty wypożyczeń, część rejestru który nie jest w całości)
- brak decyzyjności w określaniu oddawanych ilości jednostek archiwalnych (nie stosowane są teczki, niektóre wydziały liczą ile w pudle jest wąsów i to traktują jako jednostkę, a inni traktują całe pudła jako jednostki, do pudeł dodatkowo są dodawane luźne teczki w żaden sposób nieopisane)
- nie przeprowadzono żadnego przekwalifikowania dokumentacji po zmianach Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
- od roku 1980 przeprowadzono JEDNO brakowanie dokumentacji (nie licząc brakowania dokumentacji związanej z wyborami),
- komisje do brakowania dokumentacji nie powoływane zostały zarządzeniami, tylko były robione "na dziko",
- nie wysyłano sprawozdań z działalności archiwum,
- nie przeprowadzano skonstrum,
- dużo pudeł leży "z natury" bez sporządzenia dla nich spisu.
Pytanie do Was mam następujące - jak zacząć porządkować ten harmider? Czy mogę przykładowo przepisać stare spisy zdawczo-odbiorcze, de facto je unieważniając, i odpowiednio je zredagować? Jak określać jednostki archiwalne - czy wymusić używanie teczek wiązanych przynajmniej dla kategorii A, a dla kategorii B wymagać wpisywania ilości klipsów archiwalnych?
Domyślam się, że na pewno w tej sprawie muszę się także skontaktować z właściwym dla mnie archiwum państwowym, ale czy w międzyczasie mogę coś robić sam w własnym zakresie?
Z góry dziękuje za wszystkie porady i pomoc, którą od Was uzyskam
Tak szczerze to opisano tu takie dość standardowe archiwum zakładowe w PL. Może trochę przesadzam, ale ja bym szukał plusów. Są jakieś spisy z-o, było jakies brakowanie...
Trzeba zacząć od brakowania, raczej spis z natury, ale jak oczywiście są jakieś sygnatury to umieścić je w spisie (tylko musi być na to spis z-o). Po brakowaniu, albo pociągnąć wykaz spisów od nowego kolejnego numeru spisu, albo "zaorać" to co było i zacząć od 1, ale na to drugie to jak ktoś jest wyczulony to lepiej poprosić o zgodne AP.. Zacząć od tych w miarę uporządkowanych z sygnaturami, do tych w pudłach czy rozsypie.
Widzę u kolegi/koleżanki duża wiedzę teoretyczną, teraz trzeba pójść w praktykę. Nie przejmuj się, tak naprawdę wygląda jeszcze gro archiwów, nawet w ministerstwach w komórkach są kilometry akt nie zdanych do AZ i w różnym stadium uporządkowania.
Wybaczcie za tak późną odpowiedź.
Archiwum niby standardowe, ale jednak nie powiem sprawia problemy.
A co zrobić z spisami zdawczo odbiorczymi? Bo były przekazywane ale błędnie, czy mogę sporządzić nowy i przenieść na nie pozycje że starego spisu? Głównie chodzi mi o kat. A, bo B jak wpisywali te pudła to nie będę robić problemów, a 500 spisów ciężko poprawić zwłaszcza że cześć była brakowana dawno przed moim przybyciem.
I też jak traktować te nieszczęsne jednostki archiwalne? U mnie wszystko zdawano w pudlach, a w środku w pudlach były dokumenty spinanie klipsami. Czy takie wiązki dokumentów też mogę traktować jako jednostkę archiwalną?
I najważniejsze - czy odpowiedzialność za archiwum spada na mnie już za całość dokumentacji czy za moje działania po jego przejęciu, zwłaszcza że nie miałem protokołu przekazania?
No nie pozwoliłbym na Twoim miejscu wziąć odpowiedzialności na siebie za taki stan...no bo jak to?
Możesz sobie zrobić krótką notatkę, z chociażby informacjami na forum wrzzuconymi, w jakim stanie archiwum było w momencie przejęcia a od momentu zasiedzenia stolca archiwalnego działasz już w kierunku naprawy burdlu tegoż :)
Ja miałem baaardzo podobnie te 14 lat temu, kiedy wszedłem w samorządowe progi, no ale udało się wytrwać i stworzyć coś fajnego i działajacego sprawnie :)
także - powodzenia!