Witam,
Czy mogę przyjąć do archiwum zarządzenia (wydane w jednostce, jej dotyczące), które przestały obowiązywać, miały charakter krótkotrwały, itp.? Chodzi o ich uporządkowanie, oddzielenie obowiązujących nadal od nieobowiązujacych. Nie będzie to numeracja kolejna, czyli np. rok 2015, numery zarządzeń od 10 do 66, tylko wybiórczo, te które nieobowiązują.
Ja stoję na straży kompletności akt, zwłaszcza takich akt jak zarządzenia, w żadnym wypadku nie przyjęłabym dokumentacji w takiej postaci jak piszesz.
Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przyjąć całym rocznikiem, nawet w sytuacji , gdy są tam zarządzenia obowiązujące, choć uprzedzam, że kiedyś na forum była dyskusja na ten temat i zmierzała ona w kierunku, że "zakończenie sprawy to moment uchylenia zarządzenia" uważam, że jest to nadinterpretacja i za datę od której liczy się okres przekazania do archiwum zakładowego należy przyjąć rok powstania.
Dziękuję, tak mi się wydawało, chociaż przyznam się, że trochę liczyłam na furtkę "sprawa zakończona"...
Dokładnie, to chodzi mi o sytuację - będziemy mieli program do zarządzeń, itp., i chcemy do niego wprowadzić "stare" ale tylko obowiązujące.
Czy mogę zatem przyjąć do archiwum wszystkie, a wprowadzić do programu tylko obowiązujące?
Ja przejmuję do AZ zwykle po 2 latach od roku, w którym zarządzenia powstały. Kwestia ich obowiązywania ma znaczenie drugorzędne - zarządzenia uchylające lub zmieniające będą powstawać w kolejnych latach i na tych samych zasadach będą przekazywane do AZ. To, że zarządzenie wylądowało w archiwum nie musi dla mnie oznaczać, że "prawnie umarło" (wygasło/zostało uchylone). Poza tym kolejne egzemplarze zarządzeń mają komórki organizacyjne w swoich sprawach merytorycznych.
Dziękuję, odpowiedź pomogła mi.
Cytat: MarcinP w Listopad 08, 2023,Ja przejmuję do AZ zwykle po 2 latach od roku, w którym zarządzenia powstały. Kwestia ich obowiązywania ma znaczenie drugorzędne - zarządzenia uchylające lub zmieniające będą powstawać w kolejnych latach i na tych samych zasadach będą przekazywane do AZ. To, że zarządzenie wylądowało w archiwum nie musi dla mnie oznaczać, że "prawnie umarło" (wygasło/zostało uchylone). Poza tym kolejne egzemplarze zarządzeń mają komórki organizacyjne w swoich sprawach merytorycznych.
Czy nadzorujące archiwum państwowe akceptuje rozwiązanie, które przedstawiłeś? Pytam, bo na forum widziałam opinie, że do AZ przyjmuje się komplet zarządzeń, dopiero kiedy przestają obowiązywać wszystkie zarządzenia w zbiorze. Chcę u siebie w jednostce uporządkować bałagan w zarządzeniach i nie bardzo wiem, jaką ścieżką iść.
U mnie pani na kontroli właśnie podkreślała, że nie powinniśmy mieć w archiwum zarządzeń wciąż obowiązujących, ale z kolei w kancelarii nie ma miejsca na ich przechowywanie. Zostaje jak jest: archiwum ma wszystkie zarządzenia kompletnymi rocznikami oprócz dwóch ostatnich lat. Ale my mamy o tyle łatwiej, że nie musimy przekazywać dokumentacji do AP - ponieważ to archiwum uczelniane.
Ja mam w archiwum zarządzenie dwa lata wstecz i jeżeli komuś jest potrzebne do pracy, czegokolwiek to wnioskuje o to i je przynoszę, od jakiegoś czasu są zamieszczane w BIP i stamtąd mogą pracownicy ściągać.
Cytat: Marta88 w Listopad 07, 2023,Witam,
Czy mogę przyjąć do archiwum zarządzenia (wydane w jednostce, jej dotyczące), które przestały obowiązywać, miały charakter krótkotrwały, itp.? Chodzi o ich uporządkowanie, oddzielenie obowiązujących nadal od nieobowiązujacych. Nie będzie to numeracja kolejna, czyli np. rok 2015, numery zarządzeń od 10 do 66, tylko wybiórczo, te które nieobowiązują.
Przy każdej kontroli, sprawdzane jest przede wszystkim to czy stosowana jest instrukcja kancelaryjna i archiwalna, która mówi o przekazaniu do archiwum dokumentacji po 2 latach. Zarządzenia to kat.A, zanim oddamy do AP musi minąć 25 lat, więc są na miejscu dość długo.
Każdy, kto takie zarządzenie tworzy, ma też dla swojej komórki egzemplarz. Nie widzę problemu by nie przekazać, w naszym przypadku nawet się wymaga wg instrukcji.