Witam,
przejęłam Archiwum Zakładowe. Okazuje się, że komórki merytoryczne latami nie zdawały dokumentacji zakończonych spraw....
Widzę, że po kontroli AP w 2019 jest to wskazane w protokole, ale sytuacja się nie poprawiła.
Czy ktoś miał może podobną sytuację? Jak "zmusić" komórki do przekazania dokumentacji
Jola
Miałam podobną sytuację. Ustaliłam z komórkami roczny grafik zdawania akt (uwzględniający każdą komórkę org.), każdy pracownik otrzymał to na piśmie. W danym terminie po prostu domagałam się opracowanych dokumentów.
Przy okazji informowania o terminie dopytywałam czy są jakieś problemy z archiwizacją i sprawdzałam ile jaka komórka ma zaległości. Jak była potrzeba szkoliłam z poprawnej archiwizacji. Większość pracowników była zadowolona, że będą porządki, bo z reguły już nie mieli miejsca w szafach. Trzeba jednak często pytać i zachęcać, podkreślać, że to nie jest trudne tylko wymaga na początku przyzwyczajenia się do pewnych czynności. W kolejnych latach już nie było problemu ze zdawaniem.
Mam to samo. Przez kilkanaście lat nie oddawane były akta, a teraz po kontroli AP zostaliśmy "zmuszeni" do nadrobienia zaległości. Mamy czas do końca czerwca przyszłego roku, a brak jest jakiejkolwiek chęci współpracy ze strony komórek organizacyjnych. Chyba myślą, że zrobię to za nie. Odkąd przejęłam AZ robię podobnie jak koleżanka inka czyli ustalam termin do kiedy każda komórka ma przygotować i oddać do archiwum dokumentację. Oczywiście są argumenty, że za mało czasu, że nie wiedzą jak, nie mają czasu itd.,itp.
Jest jeden sposób. W sensie formalnym to szef jednostki odpowiada za całość tego co się dzieje z dokumentacją, również za realizację zaleceń pokontrolnych. Więc to nie archiwista powinien wyznaczać terminy przekazywania, tylko właśnie szef.
Jak mu zależy to jest ok... Jak szef ma to gdzieś to i kierownicy będą mieli. Trzeba rozmawiać, pomagać, szkolić, może zasugerować wygospodarowanie środków na wynajęcie firmy, która pomoże w archiwizacji. Chyba jednak najważniejsze to ogarnięcie tego tak, żeby przy nowo powstałych dokumentach proces już hulał jak potrzeba, a z zaległości powoli schodzić.