Dzień dobry,
Przejmuję archiwum zakładowe, jest tam taki sajgon, więc mam kilka wątpliwości.
Mianowicie mam mnóstwo segregatorów w archiwum, kategoria B, BE, w segregatorach skoroszyty i koszulki. Większość jest już do brakowania. Czy mam to przepakować w teczki bezkwasowe czy zostawić jak jest?
Teraz kiedy będę przyjmować dokumenty do archiwum mogą być tam skoroszyty i tym podobne? Najlepiej podwiedzcie jak wyglądają u Was dokumenty przekazywane do archiwum.
Pytam, bo nie zapytałam na szkoleniu, a nie mogę nic znaleźć na ten temat. Mowa tylko o kategoriach B, BE 5-10.
Za wszelkie wskazówki będę wdzięczna.
Dokumentacja niearchiwalna do 10 lat przechowywania włącznie nie wymaga przepakowania ani usuwania metalowych i plastikowych elementów w procesie archiwizacji. Można zatem przyjmować w skoroszytach, koszulkach itp.
Jeżeli masz coś do brakowania to już nie ma sensu to przepakowywać (są takie zakusy czasem ale dla mnie to niepotrzebne wydawanie środków publicznych)... ale musisz na to zrobić spis i niestety teraz archiwa, choć nie wszystkie, nie chcą żeby to był spis z natury. Małe utrudnienie ale najpierw spis z-o a potem spis do brakowania. Chyba, że AP w Wawie to można spis z natury. Nie ważne czy zwykłe B czy BE, ale musi być dobrze oznaczone, bo na BE na pewno będzie ekspertyza i kontroler musi widzieć, że ogarnęłaś te dokumentację.
Przejdzie i "z natury", tylko trzeba się zorientować w AP. W jednym z oddziałów krakowskiego AN robię tak od lat tak robię :)
W rubryce na sygnaturę widnieje "spisano z natury" i jest ok. PArę lat temu, po kontroli, sami napisali w zaleceniach, iż to co jest np. w wydziałach a już okres przechowywanie minął, lepiej od razu spisać we wniosku do brakowania
Np. w AAN jest z tym problem... dlatego napisałem, że różnie z tym bywa. Oddawałem materiały archiwalne z informacjami, że "spis z natury" i "nie stosowano wykazu akt", ale ostatnio albo chcą puste pola albo trochę na "pałę" klasyfikować. Ze spisami do brakowania podobnie, co archiwum to czasem trochę inny pomysł...
Cytat: Rovan w Wrzesień 07, 2023,
Dokumentacja niearchiwalna do 10 lat przechowywania włącznie nie wymaga przepakowania ani usuwania metalowych i plastikowych elementów w procesie archiwizacji. Można zatem przyjmować w skoroszytach, koszulkach itp.
Rovan możesz mi przybliżyć na jakiej podstawie nie trzeba tego robić ? :) (pytam z chęci douczenia się, nie z tego, że się czepiam czy coś) :)
Takie regulacje pojawiły się po raz pierwszy w instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r. (par. 15 ust.4). Tam tez dla dokumentacji do 10 lat przechowywania przewidziano, ze jej porządkowanie ma polegać jedynie na:
Cytat
a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,
d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt
Obecnie podział dokumentacji niearchiwalnej na tę o okresie przechowywania do 10 lat i powyżej 10 lat jest juz standardem w każdych współczesnych normatywach kancelaryjno-archiwalnych.
Cytat: Rovan w Wrzesień 12, 2023,
Takie regulacje pojawiły się po raz pierwszy w instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r. (par. 15 ust.4). Tam tez dla dokumentacji do 10 lat przechowywania przewidziano, ze jej porządkowanie ma polegać jedynie na:
Cytat
a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,
d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt
Obecnie podział dokumentacji niearchiwalnej na tę o okresie przechowywania do 10 lat i powyżej 10 lat jest juz standardem w każdych współczesnych normatywach kancelaryjno-archiwalnych.
A jesteś w stanie napisać mi co masz w tym temacie zapisane w IK ? Bo ja będę teraz aktualizować JRWA oraz IK i chciałabym zrobić to dobrze :)
a my mamy w swojej IK zapisane, że z każdych dokumentów przekazywanych do składnicy należy usunąć wszystkie elementy plastikowe i metalowe.
Jak zapatrują się na te zszywki firmy, które zabierają dokumenty do utylizacji ? Nie robią problemów ?
Polecam wzory:
https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/
Teraz np. AAN jak jest jakaś zmiana co do tego wzoru to kręcą nosem...
CytatJak zapatrują się na te zszywki firmy, które zabierają dokumenty do utylizacji ? Nie robią problemów ?
Może być wyższa cena, ale wątpię a nawet jak to i tak nie opłaca się wyjmować....
Cytat: Barsa w Wrzesień 13, 2023,
Teraz np. AAN jak jest jakaś zmiana co do tego wzoru to kręcą nosem...
Widzisz, a jak kilka lat temu (bodajże w 2018) wysłałem do AAN-u do zatwierdzenia normatywy idealnie wg tego wzoru, to mi nazmieniali tak że głowa mała ;D
Pisałem na podstawie ostatnich doświadczeń, gdzie w IK jak i w JRWA nakazono powrócić do "stanu zero", czyli wzorów z NDAP.
Notabene to ja zrobiłem, przynajmniej jeśli chodzi o klasy 0-3 tak jak rok wcześniej dla innej jednostki, gdzie miałem akceptację dla tego z AAN ale od innej archiwistki ;) Także to też pewnie zależy od pracownika.
Ps. Inna sprawa, że teraz te wzory na NDAP co jakiś czas się zmieniają... i są to zmiany in plus.
Cytat: Barsa w Wrzesień 13, 2023,
Polecam wzory:
https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/
Teraz np. AAN jak jest jakaś zmiana co do tego wzoru to kręcą nosem...
CytatJak zapatrują się na te zszywki firmy, które zabierają dokumenty do utylizacji ? Nie robią problemów ?
Może być wyższa cena, ale wątpię a nawet jak to i tak nie opłaca się wyjmować....
Tak jak już kiedyś pisałam, mamy stosy dokumentów z lat od 2004 r., które są już do wybrakowania, ale nie są przyjęte na stan składnicy, bo dopiero ją tworzę. I teraz jak pomyślę sobie o tym, że z dokumentów, które i tak idą do zniszczenia mam wyjmować te wszystkie zszywki to, aż mi słabo :o
Dlatego pytam jakie macie doświadczenia, bo ja to wszystko robię pierwszy raz i wielu rzeczy jeszcze nie wiem. A Wy macie tutaj taką wiedzę, że nic tylko ją chłonąć :)
Dziękuję za pomoc :-*
Dokumentacja nieuporządkowana, której okres przechowywania upłynął nie podlega porządkowaniu (chyba ze AP nakaże ja wycofać z brakowania i przekwalifikować).
Cytat: Rovan w Wrzesień 14, 2023,
Dokumentacja nieuporządkowana, której okres przechowywania upłynął nie podlega porządkowaniu (chyba ze AP nakaże ja wycofać z brakowania i przekwalifikować).
Chodzi Ci o to, że nie tworzę do tego spisów zdawczo-odbiorczych tylko od razu uwzględniam na spisie do brakowania jako "spis z natury" ?
No ja robię to tak : dokumenty, które mamy na strychu, przekładam z segregatorów robię 1 stronę tytułową, nadaję kategorię archiwalną z obowiązującego JRWA ( do roku 2016 nie nadaję symbolu, bo nie stosowano znaku spraw i nie mieliśmy uzgodnionego JRWA z AP), związuję sznurkiem jak paczkę i w momencie kiedy wszystkie dokumenty tak zrobię to wtedy sporządzę spis do brakowania jako "spis z natury".
Czy moje postępowanie jest ok ??
Może masz jakieś uwagi, albo widzisz jakieś błędy w moim postępowaniu ??
Bardzo chętnie przyjmę wszystkie rady :)
Jeżeli dokumentacji, której okres przechowywania upłynął nie posiada spisu z/o, to nie ma sensu tworzenie tego spisu - wystarczy spisać ja "z natury" do brakowania - choć niektóre AP mogą mieć w tek kwestii odmienne zdanie - stare przyzwyczajenia trudno wyplenić :)
Podobnie nie ma sensu porządkowanie tej dokumentacji (usuwanie metalowych, plastikowych elementów).
Wystarczy nanieść na opakowaniu każdej jednostki jej opis i ując na spisie do brakowania jako spisaną "z natury" (czyli tak jak to robisz obecnie).
Cytat: Rovan w Wrzesień 14, 2023,
Jeżeli dokumentacji, której okres przechowywania upłynął nie posiada spisu z/o, to nie ma sensu tworzenie tego spisu - wystarczy spisać ja "z natury" do brakowania - choć niektóre AP mogą mieć w tek kwestii odmienne zdanie - stare przyzwyczajenia trudno wyplenić :)
Podobnie nie ma sensu porządkowanie tej dokumentacji (usuwanie metalowych, plastikowych elementów).
Wystarczy nanieść na opakowaniu każdej jednostki jej opis i ując na spisie do brakowania jako spisaną "z natury" (czyli tak jak to robisz obecnie).
Dziękuję Ci serdecznie za pomoc :)
Mam jeszcze pytanie o opis teczek. Mianowicie tak jak pisałam kwalifikuję wg obecnego JRWA, i czy tytuł teczki też nadawać z obecnego JRWA, czy po prostu zostawić takie tytuły jak nadały osoby wytwarzające dokumentację ( te tytuły w ogóle nie są związane z obecnym JRWA) każdy nadawał tytuły jak mu się podobało ???
A w spisie na brakowanie jest rubryka, żeby podać tytuł jednostki.
W rubryce "znak teczki" po rozmowie z AP mam wpisywać " nie stosowano znaku spraw".
Ja bym zostawił istniejące tytuły, o ile wystarczająco szczegółowo opisują zawartość. W razie potrzeby ewentualnie doprecyzował.
Natomiast nie należy w tytule umieszczać hasła klasyfikacyjnego z JRWA, skoro w czasie gdy dokumentacja powstała nie stosowano wykazu akt.
Jak robię spis z natury to na segregatorze/teczce pisze tylko Lp robocze żeby jak już AP będzie chciało to zobaczyć żebym mógł to szybko odnaleźć. Reszta to już marnotrawstwo czasu i zasobów.
Chyba, że robi się jakieś dokumenty z lat 50tych itp., które mimo, że niby są B5 to i tak duże prawdopodobieństwo, że będzie to kat. A albo przynajmniej będzie na to ekspertyza to dodatkowo oprócz Lp roboczego to układam to jak na spisie jest. Oczywiście np. akta osobowe to trochę inna para kaloszy i tu bym mimo wszystko spis z-o zrobił.
Aż mi się przypomniało moje pierwsze brakowanie akt osobowych. Mimo że była to kat. B (a nie BE) AP większość kazało wycofać z brakowania i przekwalifikować, co dla mnie wówczas początkującego archiwisty było niezłym szokiem :D
Szczególnie akta osobowe z wczesnego PRL mogą być "ciekawe"... bo może być tam jeden "papierek", że akta przekazano do nowego zakładu pracy.
Są po prostu pewne dokumenty, przy których doświadczony archiwista może przynajmniej domiemywać, że AP się tym może zainteresować.
Rada dla koleżanki jeszcze... pod żadnym pozorem w spisie do brakowania nie używaj sformułowań typu "różne dokumenty", "korepsondnecja ogólna", "korepsondnecja przychodzącą" itp., bo na pewno dostaniesz za to "po głowie" od AP.
Cytat: Rovan w Wrzesień 14, 2023,
Ja bym zostawił istniejące tytuły, o ile wystarczająco szczegółowo opisują zawartość. W razie potrzeby ewentualnie doprecyzował.
Natomiast nie należy w tytule umieszczać hasła klasyfikacyjnego z JRWA, skoro w czasie gdy dokumentacja powstała nie stosowano wykazu akt.
Dziękuję, tak właśnie robię :)
Bardzo mi pomogłeś :*
Cytat: Barsa w Wrzesień 14, 2023,
Jak robię spis z natury to na segregatorze/teczce pisze tylko Lp robocze żeby jak już AP będzie chciało to zobaczyć żebym mógł to szybko odnaleźć. Reszta to już marnotrawstwo czasu i zasobów.
Chyba, że robi się jakieś dokumenty z lat 50tych itp., które mimo, że niby są B5 to i tak duże prawdopodobieństwo, że będzie to kat. A albo przynajmniej będzie na to ekspertyza to dodatkowo oprócz Lp roboczego to układam to jak na spisie jest. Oczywiście np. akta osobowe to trochę inna para kaloszy i tu bym mimo wszystko spis z-o zrobił.
Co rozumiesz pod pojęciem "Lp robocze" ?
Gdy robię spis z natury to nie układam akt a po prostu biorę je z półki, podłogi, szafy "jak leci", ale jakiś numer muszę im nadać, tak więc robię sobie w excelu dodatkową kolumnę na liczbę porządkową roboczą. Taką też opisuję akta. Potem już po zrobieniu spisu w całości musimy go uporządkować według tego co chce AP (ukrywam też kolumnę z lp roboczym)... ale akt nie układam, bo po co, zostanie na nich numer roboczy, jakby archiwum chciało dotrzeć do jakichś akt to nie ma problemu.
Cytat: Barsa w Wrzesień 15, 2023,
Gdy robię spis z natury to nie układam akt a po prostu biorę je z półki, podłogi, szafy "jak leci", ale jakiś numer muszę im nadać, tak więc robię sobie w excelu dodatkową kolumnę na liczbę porządkową roboczą. Taką też opisuję akta. Potem już po zrobieniu spisu w całości musimy go uporządkować według tego co chce AP (ukrywam też kolumnę z lp roboczym)... ale akt nie układam, bo po co, zostanie na nich numer roboczy, jakby archiwum chciało dotrzeć do jakichś akt to nie ma problemu.
Dziękuję za wyjaśnienie, bardzo mi pomogliście :)