Cześć, mam pytanie, czy pisma nietworzące sprawy i takie, które są przyjmowane tylko do wiadomości, podlegają archiwizacji w systemie EZD?
Tak.
W systemie EZD dokumentacja nietworząca akt sprawy jest traktowana tak samo jak w systemie tradycyjnym - zostaje przypisana do klasy z JRWA zgodnie ze swoją tematyką i otrzymuje kategorię archiwalną właściwą dla danej klasy.
Dziękuję. A jakie dokumenty możemy uznać za nieewidencjonowane w myśl §3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi z dnia 30 października 2006 r. (Dz.U. Nr 206, poz. 1518)? rozumiem, że definicją będzie antyteza §2, który mówi, że dokumentem ewidencjonowanym są dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym. Jakim rodzajem dokumentacji będzie np. pismo od instytucji nadrzędnej wyłącznie informujące o jakimś stanie rzeczy lub sposobie postępowania do wdrożenia w jednostce, które przyjęte zostaje tylko do wiadomości? Czy możemy uznać, że takie pismo "świadczy o działalności tego podmiotu" do którego wpłynie? Generalnie zastanawiam się, które z dokumentów należy traktować jako nieewidencjonowane...
witam,
... że się tak podepnę pod temat... czy rzeczywiście nie mamy możliwości nieewidencjonować pewnych "bzdetów"? Np. jakieś niewykorzystane zaproszenia, oferty, propozycje współpracy, itp. JEst tego czasem dużo i nie wiadomo co z tym zrobić... często ewidentnie pasuje do jakiejś kat. A, ale takei rzecyz tam kłaść... i szukamy na siłę B5 :) ma ktoś jakieś rozwiązanie...?
W mojej jednostce mamy klasę na tego typu papiery: "zaproszenia, życzenia, kondolencje" - z kat. BE5 i tam są odkładane podobne rzeczy jako niestanowiące akt sprawy.
Cytat: Rovan w Lipiec 13, 2023,
Tak.
W systemie EZD dokumentacja nietworząca akt sprawy jest traktowana tak samo jak w systemie tradycyjnym - zostaje przypisana do klasy z JRWA zgodnie ze swoją tematyką i otrzymuje kategorię archiwalną właściwą dla danej klasy.
czyli to wyjątki w papierze?
Nie. Nie tworzące sprawy mogą być w klasach "czerwonych", jak i "zielonych"...
ale czy wtedy jak nie tworzą akt spraw to trzeba je zeskanować lub umieścić plik w systemie EZD? (Odwzorowanie pełne/niepełne?), jeżeli to nie wyjątek, który musi być w papierze?
Jeśli klasa, do której przyporządkowano dokumentację jako niestanowiącą sprawy jest "zielona" do trzeba dołączyć w EZD ska dokumentu, a dokument papierowy zarejestrować we właściwym składzie chronologicznym.