Kochani mam pytanie. W naszym UG od 2015 roku bodajże są utworzone samodzielne stanowiska, np. kiedys był REFERAT INWESTYCJI, ROLNICTWA I GOSPODARKI KOMUNALNEJ (RK), zaś teraz jest SAMODZIELNE STANOWISKO DS. INWESTYCJI I GOSPODARKI NIERUCHOMOŚCIAMI (GN) itd. W związku z tym mam pytanie. Osoba z tego samodzielnego stanowiska ds. inwestycji i gosp. nieruchomosciami nigdy nie oddawała nic do archiwum. Wreszcie nadszedł ten czas i chce zdać dokumentację od 1998 r. Powiedzcie mi czy na spisach pisze swoje obecne stanowisko, czyli Samodzielne stanowisko ds inwestycji ... itd? Czy może referat inwestycji, rolnictwa i gosp komunalnej? Oraz jaki znak teczki robi? Wiadomo ze tu są różne lata więc będzie korzystać z JRWA z różnych lat. Ale czy jeśli do 2015 był to Referat inwestycji, rolnictwa itd to bierze symbol RK, a po 2015 gdy powstało samodzielne stanowisko to symbol GN?
W sytuacji gdy nazwa komórki merytorycznej ulegała zmianom, pod względem formalnym mamy do czynienia z kilkoma odrębnymi komórkami. Zatem proponowałbym utworzenie odrębnych spisów dla każdej komórki - ujęcie na jednym spisie z/o dokumentacji prowadzonej (zakończonej) przez jedną komórkę (pod jedną nazwą). W nagłówku spisu podać należy nazwę komórki obowiązującą w momencie zakończenia prowadzenia teczek na spisie ujętych.
Symbol klasyfikacyjny z tego JRWA, który obowiązywał w momencie założenia teczki w komórce, z uwzględnieniem przerejestrowania spraw w momencie przejęcia ich w trakcie prowadzenia przez nową komórkę (zmiana nazwy to formalnie powstanie nowej komórki). Zakładam optymistycznie, że pracownicy przestrzegali obowiązku przerejestrowania spraw niezakończonych przy kazdej zmianie nazwy komórki merytorycznej.