W AZ mam duża ilość dokumentacji z kategorii BE. Powiedzcie mi czy mam je zawozić do AP i oni na miejscu zrobią ekspertyze? Czy po prostu piszę do nich wniosek o brakowanie wraz ze spisem dokumentacji niearchiwanej kategorii BE.... podlegającej brakowaniu? A może macie jakies inne formularze/wnioski odnosnie kategorii BE???
Niczego nigdzie nie wozisz. Pracownik AP dokonuje ekspertyzy na miejscu, w twoim AZ.
Generalnie wystarczy wysłać wniosek na brakowanie z dołączonym spisem kat. BE - reakcją AP powinna być ekspertyza.
Niektóre AP wymagają jednak przesłania najpierw odrębnego wniosku o ekspertyzę, a dopiero po jej zakończeniu, wniosku o zgodę na brakowanie.
Dlatego też o takie szczegóły najlepiej zapytać w swoim AP.
Super dzieki wielkie za odpowiedz:)
Cytat: ewelina_907 w Kwiecień 06, 2023,
W AZ mam duża ilość dokumentacji z kategorii BE. Powiedzcie mi czy mam je zawozić do AP i oni na miejscu zrobią ekspertyze? Czy po prostu piszę do nich wniosek o brakowanie wraz ze spisem dokumentacji niearchiwanej kategorii BE.... podlegającej brakowaniu? A może macie jakies inne formularze/wnioski odnosnie kategorii BE???
Witam,
wniosek + spis dokumentacji na brakowanie. W odpowiedzi przyjdzie pismo o konieczności przeprowadzenia oceny tejże dokumentacji. Ekspertyza zostanie przeprowadzona podczas kontroli lub wizyty odbytej w tym celu. Jeżeli Pani czuje się na siłach, a AP się zgodzi to można zrobić samemu ekspertyzę.
pozdrawiam
A w jaki sposób zrobić samemu ekspertyzę?
Cytat: ewelina_907 w Kwiecień 11, 2023,
A w jaki sposób zrobić samemu ekspertyzę?
Ja bym tutaj widział dwa aspekty:
1. Kwestie techniczne tj. kserowanie spisów spraw, zwięzły opis poszczególnych jednostek, które następnie należy przesłać do Nadzoru;
2. Ocena dokumentacji pod względem wykorzystania jej jako źródła historycznego. Nie ukrywam, że tutaj wykształcenie, a najlepiej doświadczenie przy korzystaniu ze źródeł jest bardzo ważne i niezwykle pomocne. Można przesłać swoje sugestie w tej kwestii.
Myślę, że jak pierwszy punkt zostanie zrealizowany to AP będzie w stanie ocenić, które można przekwalifikować a które zniszczyć.
pozdrawiam
Cytat: Czarny1986 w Kwiecień 11, 2023,
Cytat: ewelina_907 w Kwiecień 11, 2023,
A w jaki sposób zrobić samemu ekspertyzę?
Ja bym tutaj widział dwa aspekty:
1. Kwestie techniczne tj. kserowanie spisów spraw, zwięzły opis poszczególnych jednostek, które następnie należy przesłać do Nadzoru;
2. Ocena dokumentacji pod względem wykorzystania jej jako źródła historycznego. Nie ukrywam, że tutaj wykształcenie, a najlepiej doświadczenie przy korzystaniu ze źródeł jest bardzo ważne i niezwykle pomocne. Można przesłać swoje sugestie w tej kwestii.
Myślę, że jak pierwszy punkt zostanie zrealizowany to AP będzie w stanie ocenić, które można przekwalifikować a które zniszczyć.
pozdrawiam
Nie rozumem jak można samemu przeprowadzić ekspertyzę. Ekspertyzę przeprowadza AP. Chociaż należy pamiętać, że nie zawsze jest konieczna. Jeżeli AP uzna, że także dokumentację oznaczoną kategorią BE można spokojnie wybrakować to wydaje zgodę i tyle.
Oczywiście mogą być przypadki, podparte przepisami, że archiwista sam typuje dokumentację do kategorii A. My np. w nowym JRWA mamy już adnotacje dodane przez AP, aby typować przykładowe sprawy z danej grupy klas. Nie można jednak mówić tutaj o wykonywaniu samemu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji oznaczonej kategorią BE i wyręczaniu pracowników AP.
Cytat: muniekdm w Kwiecień 12, 2023,
Cytat: Czarny1986 w Kwiecień 11, 2023,
Cytat: ewelina_907 w Kwiecień 11, 2023,
A w jaki sposób zrobić samemu ekspertyzę?
Ja bym tutaj widział dwa aspekty:
1. Kwestie techniczne tj. kserowanie spisów spraw, zwięzły opis poszczególnych jednostek, które następnie należy przesłać do Nadzoru;
2. Ocena dokumentacji pod względem wykorzystania jej jako źródła historycznego. Nie ukrywam, że tutaj wykształcenie, a najlepiej doświadczenie przy korzystaniu ze źródeł jest bardzo ważne i niezwykle pomocne. Można przesłać swoje sugestie w tej kwestii.
Myślę, że jak pierwszy punkt zostanie zrealizowany to AP będzie w stanie ocenić, które można przekwalifikować a które zniszczyć.
pozdrawiam
Nie rozumem jak można samemu przeprowadzić ekspertyzę. Ekspertyzę przeprowadza AP. Chociaż należy pamiętać, że nie zawsze jest konieczna. Jeżeli AP uzna, że także dokumentację oznaczoną kategorią BE można spokojnie wybrakować to wydaje zgodę i tyle.
Oczywiście mogą być przypadki, podparte przepisami, że archiwista sam typuje dokumentację do kategorii A. My np. w nowym JRWA mamy już adnotacje dodane przez AP, aby typować przykładowe sprawy z danej grupy klas. Nie można jednak mówić tutaj o wykonywaniu samemu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji oznaczonej kategorią BE i wyręczaniu pracowników AP.
Szanowny Panie!
Wszystko zależy jak się podchodzi do tego co się robi. Można naturalnie powiedzieć, że robię tylko to co mam w obowiązkach i np. nie pomóc koleżance wnieść coś ciężkiego albo spróbować pomóc np. na komputerze gdy coś nawali a my wiemy jak to zrobić. Tak samo i tutaj. Lubię zamykać to co zacząłem możliwie szybko, chociaż nie zawsze jest taka możliwość. AP w piśmie dało taką możliwość, wtedy ze względów pandemicznych. Ale ogólnie uważam, że to bardzo dobry pomysł. Nikt nie napisał, że ma być to zrobione i tyle.
Oczywiście, jeżeli ktoś nie jest historykiem powinien się zastanowić czy się brać za to. Uzasadniałem to już powyżej. Ale oczywiście nie wykluczam innych profesji.
Witam właśnie poraz pierwszy robię spis do brakowania kat. BE. Czy w piśmie przewodnim nadajecie numer brakowania dokumentacji niearchiwalnej (w moim przypadku 1632) i piszecie tylko o zgoda na brakowanie czy o zgodę na brakowanie z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy dokumentacji niearchiwalnej. Z racji tego ze to kat. BE czy to nie ma znaczenia i piszecie zgodę na brakowanie a AP decyduje czy jest potrzebna ekspertyza.
Ja robię tak: piszę dwa wnioski na brakowanie. Jeden na B i Bc oraz drugi na BE. W treści wniosku zaznaczam, że proszę o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. B i Bc/BE. Znam ludzi, którzy wnioskują do AP o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej i w drugiej kolejności proszą o zgodę na brakowanie (w ten sposób ma to być rozwiązane w nowelizacji Rozporządzenia z 2015 r.). Zgodnie z przepisami mają być oddzielne Spisy dokumentacji podlegającej brakowaniu kat. B, BE i Bc.
Prawda jest też taka, że AP może przeprowadzić ekspertyzę dokumentacji kat. B i zdarzyło mi się kilkukrotnie to robić. Może być również tak, że AP nie będzie prowadzić ekspertyzy (zwłaszcza w JST).
Wszystko robię na jednym wniosku. Ale wiem, że nie będę zbytnio czekał (mało doków, a i tak będzie ekspertyza na B i BE). Natomiast jak dokumentacja byłaby na B "prosta", a na BE skomplikowana i istniałoby ryzyko, że opóźni brakowanie kat. B a w archiwum miejsca mało to dwa wnioski. Zależy, więc od okoliczności.
Ogólnie ostatnio w NDAP na konferencji było mówione, że dla BE robić od razu wniosek na brakowanie, ale to tam w każdym archiwum może być i tak po "ichniemu".
Moje AP powiedziało ze na jednym wniosku zgoda na brakowanie z prośbą o ekspertyzę. Tylko czy do każdej kat BE to będę musiała się dopytać.
Podpowiem, że używaj jak najwięcej kolumny "uwagi". Szczególnie jeśli tytuły są dość mało szczegółowe.
Dziękuję
Witam, jestem po ekspertyzie z Archiwum Państwowego i z referatu finansów muszę przesłać do nich informacje o tym iż materiały źródłowe z lat 2004-2009 np. Analiza i weryfikacja planów finansowych dysponentów budżetu oraz sprawozdania cząstkowe z wykonania budżetu gminy znajdują się w teczkach kat. A musze wskazać sygnatury. Gdzie waszym zdaniem znajdują się te materiały źródłowe? mam teczki 3029 Roczne sprawozdanie i analiza wykonania budżetu za rok np. 2005 [bilanse] a kolejna teczka 3029-1 Roczne sprawozdanie i analiza wykonania budżetu za rok np. 2005 [część opisowa do bilansu za rok 2005] poszłam do skarbnik i raz usłyszałam że w bilansach a raz że w części opisowej. Zgłupiałam!!! Czy będzie dobrze jeśli podam ogólną sygnaturę (bo wszystko z tych lat znajduje się na jednym spisie) np nr spisu 555/1-9 - pod tymi pozycjami znajdują się i bilanse i część opisowa. Jak wy to robicie
I to jest moment, żeby porozmawiać z panią która prowadziła ekspertyzę. Ona najlepiej wie co jest jej potrzebne. Zadzwoń, lub napisz e-maila i zapytaj. Wtedy dowiesz się jak zrobić żeby było dobrze.
Osobiście nie jestem przekonany, że materiały źródłowe i sprawozdania okresowe należy kwalifikować do kat. A. Ale tu zdanie AP jest wiążące.
Nie zrozumieliśmy sie, Pani z AP nie chce przekwalifikować materiałów źródłowych i sprawozdań cząstkowych na kat. A tylko aby wydać zgodę na brakowanie muszę jej wysłać informacje czy sie znajdują w rocznych sprawozdaniach. Czy też przy kat BE zawieracie taka informacje jesli występujecie o brakowanie I ekspertyze
Jeżeli nie dostanie takiego info to przekwalifikuje to na kat. A ;)
To jest trochę jak z BC, pewnie też w JRWA masz, że do tej a tej klasy klasyfikuje się dokumenty jeśli info w nich zawarte jest w sprawozdaniach rocznych czy tam innych.
Coś tam skleiłem, pogrzebałam w rocznych sprawozdaniach skarbnik podpisała i poszło. Tak zgadza sie jeśli nie wyślę to przekwalifikują na A