Witam się z Wami :)
To mój pierwszy wpis na tym forum, choć wątków przeczytałam tyle, że nawet studia nie dają mi takiej wiedzy jak to forum :)
Jest to moja pierwsza praca w "budżetówce" także wszystko jest dla mnie mega nowe i nieznane :)
Obecnie mam mały problem z nadaniem numeru kolejnej umowy.
Wygląda to następująco : w grudniu 2022 r. wyznaczyliśmy lekarzy do wykonywania czynności zleconych przez Inspektorat Weterynarii. Każdy otrzymał decyzję wyznaczenia na cały rok ze znakiem sprawy od 1-10: PIW.FA.41.1.2022 następnie podpisaliśmy umowę na okres 1.01.- 31.03.2023 r. z tym samym znakiem. Teraz dostaliśmy przykaz zawarcia umowy na kolejne 3 miesiące i jaki według Was powinien być znak sprawy ?
Przeczytałam tu i nie tylko tu, że znak sprawy jest cały czas taki sam nie zmienia się go, aż się sprawa nie zakończy.
Czyli wg mnie na kolejnych umowach też powinnam pisać cały czas ten sam znak co na decyzji ?
Czy po prostu decyzja powinna być ze znakiem PIW.FA.41.1.2022, pierwsza umowa PIW.FA.41.1.1.2022 teraz obecna umowa PIW.FA.41.1.2.2022 Itd.?
Mega jestem zagubiona w tym. Sytuacja taka ma pierwszy raz tu miejsce i nikt nie jest w stanie mi pomóc, zawsze umowy były zawierane na rok :( :(
Bardzo proszę o rozjaśnienie mi tej sytuacji :-*
Znak sprawy, nadany w chwili jej wszczęcia pozostaje niezmienny przez cały okres realizacji sprawy, aż do jej zakończenia.
W omawianym przypadku należy ustalić, co jest sprawą.
Czy mamy tu do czynienia z jedną sprawą, a kolejne umowy są tylko kolejnymi dokumentami powstającymi w ramach tej samej sprawy.
Czy też zawarcie każdej kolejnej umowy będzie nową sprawą?
Moim zdaniem, jeśli kolejna umowa zawierana jest w oparciu o tę samą pierwotną decyzję, to mamy do czynienia z kontynuacją tej samej sprawy, toteż znak sprawy na nowej umowie będzie ten sam co dotychczas.
Cytat
Czy po prostu decyzja powinna być ze znakiem PIW.FA.41.1.2022, pierwsza umowa PIW.FA.41.1.1.2022 teraz obecna umowa PIW.FA.41.1.2.2022 Itd.?
Taki zapis byłby totalnie nieprawidłowy. Jeśli chcesz oznaczać kolejne dokumenty w sprawie numerami kolejnymi, możesz to zrobić wyłącznie umieszczając te numery za znakiem sprawy.
Czyli np. PIW.FA.41.1.2022.1, PIW.FA.41.1.2022.2, PIW.FA.41.1.2022.3 itd.
Przy czym stosowanie tego dodatkowego elementu jest opcjonalne.
Najprościej oznaczyć wszystkie dokumenty w danej sprawie tylko jej znakiem - PIW.FA.41.1.2022
Dziękuję serdecznie za tak szybką reakcję i potwierdzenie tego jak to zrobiłam :)
Jest dokładnie tak jak Pan napisał, umowa dotyczy tej samej decyzji tego samego zakresu obowiązków, zmieniła się w umowie tylko data i nic więcej.
Tu można by się jeszcze spierać, czy w opisywanym przypadku sprawa nie zakończyła się już w momencie wydania decyzji (zgodnie z art. 104 KPA):
Cytat
Art. 104.
§ 1. Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.
§ 2. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.
Wówczas wszystkie umowy (nie tylko nowa, ale również ta pierwsza) stanowiłyby zupełnie odrębne sprawy.
Osobiście od lat mam z tymi przepisami problem - szczególnie gdy wydanie decyzji de facto nie jest ostatnią czynnością w sprawie.
Na forum kilka razy dyskutowaliśmy ten problem:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2150
http://www.ifar.pl/index.php?topic=4013.0
Moim zdaniem w przedstawionej przez Ciebie sytuacji sprawa nie zakończyła się na wydaniu decyzji, a umowy zawarte w wyniku jej wydania są integralna częścią tej sprawy.
Miej jednak świadomość, że kwestia ta nie jest jednoznaczna i moze byc różnie interpretowana.
Tytuł teczki - "wyznaczanie urzędowych lekarzy weterynarii" ja bym potraktowała każdego lekarza jako oddzielna sprawa. Kategoria archiwalna jest dość wysoka, więc gdy za jakieś 10 lat taki lekarz zwróci się o zaświadczenie że pełnił taką funkcje, będzie łatwo. A czy mogą mi Państwo powiedzieć dlaczego Państwowe Inspektoraty Weterynarii mają pozatwierdzane swoje wykazy akt zwykle w 2019 roku,skoro uwzględniono te jednostki w rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 roku ? zapewne nastąpiły jakieś zmiany organizacyjne, których nie mogę się doszukać.
Cytat: Aleksandra Czajkowska w Kwiecień 06, 2023,
Tytuł teczki - "wyznaczanie urzędowych lekarzy weterynarii" ja bym potraktowała każdego lekarza jako oddzielna sprawa. Kategoria archiwalna jest dość wysoka, więc gdy za jakieś 10 lat taki lekarz zwróci się o zaświadczenie że pełnił taką funkcje, będzie łatwo. A czy mogą mi Państwo powiedzieć dlaczego Państwowe Inspektoraty Weterynarii mają pozatwierdzane swoje wykazy akt zwykle w 2019 roku,skoro uwzględniono te jednostki w rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 roku ? zapewne nastąpiły jakieś zmiany organizacyjne, których nie mogę się doszukać.
Dokładnie tak mamy to przygotowane, każdy lekarz ma swoją oddzielną sprawę (od 1 do 10) tylko te nieszczęsne umowy ;D
Ale ja też uważam, że umowy są częścią tej sprawy, bo wynikają z decyzji, którą wydaliśmy. Nie wyobrażam sobie ich nigdzie zakwalifikować.
A na pytanie odnośnie wykazów akt nie odpowiem niestety, pracuję od listopada 2022 r. i wszystko jest dla mnie nowe , ale z chęcią poznam opinię innych :)
Jest ktoś tu jeszcze kto pracuje w PIW-ach ? ;)
Mam jeszcze do Was pytanie odnośnie Jrwa. Mamy zatwierdzony przez AP wzór i teraz dowiedziałam się, że w jednostce sami rozszerzają sobie podkategorię, a mianowicie mamy kategorię 5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI oczywiście bez zgody AP na to, bo ktoś im powiedział, że tylko te główne muszą uzgadniać, a poboczne mogą sami sobie rozszerzać.
Wg mnie to wszystko powinno być uzgodnione z AP, nawet te podkategorie.
Jak Wy to oceniacie ? :)
Wszelkie zmiany w normatywach kancelaryjno-archiwalnych wymagają akceptacji AP.
Abstrahując od trybu wprowadzania zmian w JRWA, przedstawione przez Ciebie "rozszerzenie" klasy 5201 jest technicznie nieprawidłowe.
Chcąc rozbudować dana klasę wykazu akt wydzielamy z niej w kolejnym rzędzie maksymalnie 10 klas.
Np klasę 5201 można rozbić na klasy 52010, 52011,52012 itd. aż do 52019.
Czym innym jest natomiast wydzielenie podteczek w ramach teczki rzeczowej (wydzielenie grupy spraw) stosowane wówczas gdy chcemy rozbić dana klasę końcową na węższe zagadnienia bez modyfikowania wykazu akt.
Wówczas podteczkę rejestruje się na spisie spraw teczki rzeczowej, a dla wydzielonych w ten sposób spraw prowadzi odrębny spis w podteczce.
Znaki spraw w podteczce otrzymują dodatkowy element - nr pozycji, pod którą zarejestrowano podteczkę na spisie spraw teczki rzeczowej (umieszczany po symbolu klasyfikacyjnym).
Natomiast to, co przedstawiłaś:
Cytat
5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI
to jakieś pomieszanie z poplątaniem.
Wydaje mi się, że mamy tutaj przypadek wydzielania podteczki. Pracownicy mogą rozszerzać daną klasę poprzez dodawanie tzw. podteczek. (5201.1, 5201.2 etc.). Nie trzeba tego uzgadniać z AP, ale powinno się to uzgodnić przynajmniej z archiwum zakładowym. Powinno się to robić przy tworzeniu wyciągów z JRWA dla poszczególnych komórek organizacyjnych.
Też mi się wydaje, ze była to próba wydzielenia podteczek. Tyle że wnioskując z opisu, nie do końca prawidłowa (co robią te symbole literowe po oznaczeniu podteczki)
Nie widzę powodu, aby podteczki uzgadniać z AZ, ale należy je poprawnie rejestrować na spisie spraw teczki-matki, jak również dla każdej podteczki prowadzić poprawny spis spraw i nadawać sprawom w niej zgromadzonym właściwe znaki.
Dziękuję Wam serdecznie za odpowiedzi ! :)
Rovan, w znaku nie ma tych liter, napisałam je, bo tak nazywa się hasło kwalifikacyjne z jrwa.
A znak spraw wygląda następująco, np. PIW-ZZ.5201.3.1.352.2023.
I tak się zastanawiałam czy to właśnie podteczki nie są :)
Jak postępować z tymi podteczkami ? Należy wtedy napisać główne hasło kwalifikacyjne na opisie teczki i w informacjach dodatkowych czego to dotyczy ?
Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ?
U nas będzie działać składnica akt, dopiero wtedy kiedy ją zrobię i ogarnę majdan dokumentów na strychu, czyli za jakieś 10 lat, bo dokumenty są do uporządkowania od 2004 r. a większość nie jest nawet w segregatorach tylko luzem ??? ???
Ok, ale wciąż coś tu jest nie tak.
Przeanalizujmy ten znak, bo wydaje się za długi, nawet jak na znak sprawy w podteczce:
PIW-ZZ - symbol komórki
5201 - symbol klasyfikacyjny
3 - "nr podteczki" (pozycja, pod którą podteczka została zarejestrowana na spisie spraw teczki 5201)
1 - nr sprawy na spisie spraw w podteczce
2023 - rok wszczęcia sprawy (rocznik teczki i podteczki)
natomiast skąd tam się wzięło to 352??
Czy w ogóle dla tej dokumentacji były prowadzone prawidłowe spisy spraw (w teczce rzeczowej i w jej podteczkach)?
Podteczka służy wydzieleniu węższego zakresu tematycznego z hasła teczki rzeczowej.
W opisie podteczki stosujemy hasło klasyfikacyjne teczki-matki, uzupełnione o opis podteczki.
Cytat
Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ?
Nie wiem, co rozumiesz przez "główną podteczkę"?
Każdą podteczkę wyodrębnioną w ramach danej teczki rzeczowej rejestrujemy na jej spisie spraw, a następnie dla każdej z tak zarejestrowanych ppodteczek prowadzimy odrębne spisy spraw w podteczce.
Podteczka nie jest samodzielnym bytem, a częścią teczki, z której została wydzielona (teczkę rzeczową i wszystkie jej podteczki archiwizujemy razem).
W załączniku wrzucam przykład rejestracji podteczki na spisie spraw teczki-matki, oraz przykład spisu spraw w podteczce
Juz chyba rozumiem o co Ci chodziło w tym pytaniu:
Cytat
Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ?"
Na spisie z/o ujmujemy na odrębnych pozycjach zarówno teczkę-matkę, jak i wszystkie jej podteczki.
Czasem trzeba dwa razy przeczytać, zeby zrozumieć ;D
Jak spojrzałam na ten znak sprawy to właśnie też się zdziwiłam, że jest za długi i stawiałam na to, że to 352 to numer kolejnej sprawy, ale co oznacza to 3.1 to nie mam zielonego pojęcia ???
Zapytam u źródła i dam znać, bo sama jestem ciekawa co to oznacza:)
Rovan dokładnie o to mi chodziło, czy wszystkie teczki ujmować na spisie :)
Bo spis zdawczo-odbiorczy robi się jeden na rok dla jednej komórki organizacyjnej i należy do niego wpisywać teczki ułożone numeracyjnie wg symboli klasyfikacyjnych prawda ? :)
Spisy robi się dla komórki organizacyjnej (powinien je sporządzić pracownik tej komórki), osobno dla różnych rodzajów dokumentacji oraz odrębnie dla kat. A i B.
Na spisie powinny znajdować się teczki zakończone w tym samym roku, natomiast mogą one mieć różne daty założenia.
Stosujemy układ rzeczowy (narastający wg symboli klasyfikacyjnych), przy czym dopuszczalne są dwie jego odmiany:
- rzeczowo-chronologiczny (teczki układamy narastająco symbolami, a jeśli na spisie trafi się kilka teczek z tym samym symbolem, wówczas układamy je chronologicznie wg daty założenia)
- chronologiczno-rzeczowy (układamy teczki rocznikami założenia, a w granicach jednego rocznika narastająco symbolami).
Cytat
Jak spojrzałam na ten znak sprawy to właśnie też się zdziwiłam, że jest za długi i stawiałam na to, że to 352 to numer kolejnej sprawy, ale co oznacza to 3.1 to nie mam zielonego pojęcia ???
Zapytam u źródła i dam znać, bo sama jestem ciekawa co to oznacza:)
To powinno wynikać ze spisów spraw (w teczce rzeczowej i w podteczce).
Tylko, jak znam życie, to pewnie spisy nie były prowadzone :)
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 06, 2023,
Witam się z Wami :)
To mój pierwszy wpis na tym forum, choć wątków przeczytałam tyle, że nawet studia nie dają mi takiej wiedzy jak to forum :)
Jest to moja pierwsza praca w "budżetówce" także wszystko jest dla mnie mega nowe i nieznane :)
Obecnie mam mały problem z nadaniem numeru kolejnej umowy.
Wygląda to następująco : w grudniu 2022 r. wyznaczyliśmy lekarzy do wykonywania czynności zleconych przez Inspektorat Weterynarii. Każdy otrzymał decyzję wyznaczenia na cały rok ze znakiem sprawy od 1-10: PIW.FA.41.1.2022 następnie podpisaliśmy umowę na okres 1.01.- 31.03.2023 r. z tym samym znakiem. Teraz dostaliśmy przykaz zawarcia umowy na kolejne 3 miesiące i jaki według Was powinien być znak sprawy ?
Przeczytałam tu i nie tylko tu, że znak sprawy jest cały czas taki sam nie zmienia się go, aż się sprawa nie zakończy.
Czyli wg mnie na kolejnych umowach też powinnam pisać cały czas ten sam znak co na decyzji ?
Czy po prostu decyzja powinna być ze znakiem PIW.FA.41.1.2022, pierwsza umowa PIW.FA.41.1.1.2022 teraz obecna umowa PIW.FA.41.1.2.2022 Itd.?
Mega jestem zagubiona w tym. Sytuacja taka ma pierwszy raz tu miejsce i nikt nie jest w stanie mi pomóc, zawsze umowy były zawierane na rok :( :(
Bardzo proszę o rozjaśnienie mi tej sytuacji :-*
Witam,
Tak jak już kilka osób proponowało powyżej. Sprawą będzie wyznaczanie czynności dla danego lekarza na rok kalendarzowy. W tym roku, chyba po raz pierwszy zaistniała sytuacja, że wyznaczenie nie jest na 12 miesięcy. Nie jest to przypadek w tylko w Pani PIWie. Mimo to nie powinno mieć wpływu na numer sprawy. Często jest tak, że zakres czynności jest określony przy wyznaczaniu ale może być również wyznaczany doraźnie dla konkretnych zadań. Z tego względu zasadnym jest aby w ramach jednej sprawy gromadzić dokumentację danego lekarza. W razie potrzeby będzie można szybko do nich dotrzeć i będzie ona stanowić zwartą całość działań tej jednej osoby dla inspekcji.
Jako ciekawostkę dodam, że u nas zostały te akta uznane za materiały archiwalne.
pozdrawiam
Cytat: Aleksandra Czajkowska w Kwiecień 06, 2023,
Tytuł teczki - "wyznaczanie urzędowych lekarzy weterynarii" ja bym potraktowała każdego lekarza jako oddzielna sprawa. Kategoria archiwalna jest dość wysoka, więc gdy za jakieś 10 lat taki lekarz zwróci się o zaświadczenie że pełnił taką funkcje, będzie łatwo. A czy mogą mi Państwo powiedzieć dlaczego Państwowe Inspektoraty Weterynarii mają pozatwierdzane swoje wykazy akt zwykle w 2019 roku,skoro uwzględniono te jednostki w rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 roku ? zapewne nastąpiły jakieś zmiany organizacyjne, których nie mogę się doszukać.
Szanowna Pani!
Powiatowe Inspektoraty Weterynarii mają wprowadzone JRWA na podstawie wzorcowych wykazów akt typowych oraz wzorcowych akt specyficznych dla Powiatowych Inspektoratów Weterynarii (z grudnia 2012 r.) PIWy nie podlegają pod rozporządzenie PRM z 18 I 2011 r., ponieważ są administracją niezespoloną, w przeciwieństwie do Wojewódzkich Inspektoratów Weterynarii, które są administracją zespoloną i podlegają pod wyżej wspomniane rozporządzenie.
pozdrawiam
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 06, 2023,
Mam jeszcze do Was pytanie odnośnie Jrwa. Mamy zatwierdzony przez AP wzór i teraz dowiedziałam się, że w jednostce sami rozszerzają sobie podkategorię, a mianowicie mamy kategorię 5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI oczywiście bez zgody AP na to, bo ktoś im powiedział, że tylko te główne muszą uzgadniać, a poboczne mogą sami sobie rozszerzać.
Wg mnie to wszystko powinno być uzgodnione z AP, nawet te podkategorie.
Jak Wy to oceniacie ? :)
Walczę z tego typu praktykami od dłuższego czasu. Myślę, że z pewnymi sukcesami. Niestety mam przekonanie graniczące z pewnością że to pokłosie jakiegoś ?szkolenia?. Zresztą sam na jednym szkoleniu coś takiego usłyszałem.
Trzeba przyznać, że JRWA dla PIWów są dalece nieprzystosowane do zadań realizowanych przez inspekcje na poziomie powiatu. Na szczęście mam za sobą już jedną poważną rozbudowę. Dzięki czemu pewne kwestie udało się rozwiązać. Drugą reorganizację planuję dokonać z końcem tego roku i być może uda mi się rozwiązać problemy na które jeszcze nie mam koncepcji. Regularne szkolenia również dają w miarę pozytywne efekty.
pozdrawiam
Cytat: Rovan w Kwiecień 06, 2023,
[...]
Nie widzę powodu, aby podteczki uzgadniać z AZ, ale należy je poprawnie rejestrować na spisie spraw teczki-matki, jak również dla każdej podteczki prowadzić poprawny spis spraw i nadawać sprawom w niej zgromadzonym właściwe znaki.
Myślę, że konsultowanie z Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych utworzenia podteczek, zwłaszcza w przypadku takiej instytucji jak PIWy może, a nawet powinno być dobrą praktyką dzięki której można znacznie poprawić standardy tworzenia teczek i potem zaoszczędzi wielu kłopotów przy przekazaniu. Oczywiście uznałem, że KCK jest jednocześnie archiwistą więc stąd pewny skrót myślowy :)
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 07, 2023,
Dziękuję Wam serdecznie za odpowiedzi ! :)
Rovan, w znaku nie ma tych liter, napisałam je, bo tak nazywa się hasło kwalifikacyjne z jrwa.
A znak spraw wygląda następująco, np. PIW-ZZ.5201.3.1.352.2023.
I tak się zastanawiałam czy to właśnie podteczki nie są :)
Jak postępować z tymi podteczkami ? Należy wtedy napisać główne hasło kwalifikacyjne na opisie teczki i w informacjach dodatkowych czego to dotyczy ?
Czy wszystkie podteczki należy wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego czy tą główną tylko ?
U nas będzie działać składnica akt, dopiero wtedy kiedy ją zrobię i ogarnę majdan dokumentów na strychu, czyli za jakieś 10 lat, bo dokumenty są do uporządkowania od 2004 r. a większość nie jest nawet w segregatorach tylko luzem ??? ???
To są właśnie efekty złych praktyk o których pisałem powyżej. I tworzenie podteczek do podteczek. Jeżeli Państwo chcecie skorzystać z moich doświadczeń to proszę o kontakt.
pozdrawiam
Cytat: Czarny1986 w Kwiecień 09, 2023,
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 06, 2023,
Mam jeszcze do Was pytanie odnośnie Jrwa. Mamy zatwierdzony przez AP wzór i teraz dowiedziałam się, że w jednostce sami rozszerzają sobie podkategorię, a mianowicie mamy kategorię 5201 " Nadzór nad chorobami zakaźnymi zwierząt podlegającymi obowiązkowi zwalczania oraz ich zwalczanie", a jednostce rozszerzyli to sobie na 5201.1. EBB,BB,TBC, 5201.2 HPAI oczywiście bez zgody AP na to, bo ktoś im powiedział, że tylko te główne muszą uzgadniać, a poboczne mogą sami sobie rozszerzać.
Wg mnie to wszystko powinno być uzgodnione z AP, nawet te podkategorie.
Jak Wy to oceniacie ? :)
Walczę z tego typu praktykami od dłuższego czasu. Myślę, że z pewnymi sukcesami. Niestety mam przekonanie graniczące z pewnością że to pokłosie jakiegoś ?szkolenia?. Zresztą sam na jednym szkoleniu coś takiego usłyszałem.
Trzeba przyznać, że JRWA dla PIWów są dalece nieprzystosowane do zadań realizowanych przez inspekcje na poziomie powiatu. Na szczęście mam za sobą już jedną poważną rozbudowę. Dzięki czemu pewne kwestie udało się rozwiązać. Drugą reorganizację planuję dokonać z końcem tego roku i być może uda mi się rozwiązać problemy na które jeszcze nie mam koncepcji. Regularne szkolenia również dają w miarę pozytywne efekty.
pozdrawiam
Bardzo dziękuję, pozdrawiam :)
Cytat
Walczę z tego typu praktykami od dłuższego czasu. Myślę, że z pewnymi sukcesami. Niestety mam przekonanie graniczące z pewnością że to pokłosie jakiegoś ?szkolenia?. Zresztą sam na jednym szkoleniu coś takiego usłyszałem.
/quote]
Pokutujące gdzieniegdzie wciąż jeszcze przeświadczenie, że rozbudowy JRWA o klasy końcowe nie trzeba uzgadniać z AP jest jak sądzę pokłosiem zapisów w starych zarządzeniach i rozporządzeniach wprowadzających normatywy kancelaryjno-archiwalne w organach administracji publicznej różnych szczebli. Ostatni raz spotkałem się z takim rozwiązaniem w regulacjach z lat 90-tych.
U Nas to na pewno wina szkolenia, bo rozmawiałam z koleżanką pracującą dłużej i ona właśnie mówiła, że jak mieli szkolenie to tak im powiedziano ;)
Ja pracuję dopiero 4 miesiące także jest to dla mnie wszystko nowe, a spoczywa na mnie utworzenie składnicy akt, dlatego tak o to dopytuję :) Chciałabym ewentualne błędy wyeliminować już teraz, żeby się nie ciągnęły za Nami :)
Jestem w trakcie studiów podyplomowych z archiwistyki, ale szczerze powiem, że nie satysfakcjonują mnie, dużo bezużytecznej wiedzy, a wszystko co wiem to sama wyszukałam, albo tu z forum, także można powiedzieć, że jestem laikiem w tej dziedzinie :(
Dużo na pewno jeszcze pytań się narodzi przy każdej próbie ułożenia teczek :)
Wcześniej nikt się tym nie zajmował także może być tu duży bałagan ??? JRWA mamy zatwierdzony w 2017 roku i to jest jedyna wersja jaka u Nas powstała i w zarządzeniu jest zapisane, że wszystkie nieuporządkowane dokumenty (czyli wszystko u nas) mamy klasyfikować wg tego właśnie JRWA.
W ogóle myślę o pójściu na kurs archiwisty - jakie macie doświadczenia ? Są przydatne czy tak jak moje studia nic nie wniosą praktycznego doświadczenia ?
Cytat
JRWA mamy zatwierdzony w 2017
Jako kadrowej pewnie nie muszę tego przypominać, ale pamiętaj, ze w 2019 r. zmieniły się przepisy m.in. co do okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
JRWA powinien zostać pod tym katem odpowiednio zaktualizowany.
Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA ??? Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć :)
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno :)
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 12, 2023,
Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA ??? Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć :)
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno :)
Dla klas 0-3 jest prosta sprawa. Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla klas 0-3. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zmiany w swoim, a następnie przesłać propozycję do AP. Ja najpierw uzgadniam wstępnie przez e-mail, a potem dopiero oficjalne pismo. Z klasami dla akt specyficznych jest już trochę gorzej, ale też da się zrobić.
pozdrawiam
Cytat: Czarny1986 w Kwiecień 17, 2023,
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 12, 2023,
Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA ??? Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć :)
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno :)
Dla klas 0-3 jest prosta sprawa. Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla klas 0-3. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zmiany w swoim, a następnie przesłać propozycję do AP. Ja najpierw uzgadniam wstępnie przez e-mail, a potem dopiero oficjalne pismo. Z klasami dla akt specyficznych jest już trochę gorzej, ale też da się zrobić.
pozdrawiam
Widziałam ten wzorcowy wykaz akt dla tych klas i dla PIW-ów też i już widzę wiele różnic między naszym, a tym :)
Mam nadzieję, że u Nas też tak będzie i pójdzie gładko ;)
A powiesz mi mniej więcej ile czasu Ci to zajęło ?
Chciałabym wprowadzić te zmiany na koniec roku, żeby od nowego roku wszystko było ustalone i zastanawiam się kiedy się za to wziąć :)
Znając życie, że archiwum wprowadzi kilak razy poprawki to pewnie rok temu ;D
Pamiętajcie, że do końca 2025 r. wszystkie jednostki administracji publicznej, które jeszcze tego nie zrobiły będą musiały wprowadzić EZD - a tym samym zaktualizować swoje instrukcje, kancelaryjną i archiwalną.
W związku z powyższym przewiduję, że wydziały nadzoru archiwów państwowych będą miały zwiększone obłożenie normatywami do uzgodnienia, więc terminy uzgodnień mogą się mocno wydłużyć.
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 18, 2023,
Cytat: Czarny1986 w Kwiecień 17, 2023,
Cytat: Kadrowa w Kwiecień 12, 2023,
Pamiętam o tym, ale szczerze ?
Nie mam pojęcia jak wziąć się za zmianę tego JRWA ??? Na razie czekam, aż uporam się ze strychem, a wtedy kiedy będę miała dokumentację pracowniczą będę myśleć :)
Nie jest nas dużo, a po 2019 roku przyjętych sporo osób było także trzeba to uregulować na pewno :)
Dla klas 0-3 jest prosta sprawa. Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla klas 0-3. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zmiany w swoim, a następnie przesłać propozycję do AP. Ja najpierw uzgadniam wstępnie przez e-mail, a potem dopiero oficjalne pismo. Z klasami dla akt specyficznych jest już trochę gorzej, ale też da się zrobić.
pozdrawiam
Widziałam ten wzorcowy wykaz akt dla tych klas i dla PIW-ów też i już widzę wiele różnic między naszym, a tym :)
Mam nadzieję, że u Nas też tak będzie i pójdzie gładko ;)
A powiesz mi mniej więcej ile czasu Ci to zajęło ?
Chciałabym wprowadzić te zmiany na koniec roku, żeby od nowego roku wszystko było ustalone i zastanawiam się kiedy się za to wziąć :)
Witam,
ja robiłem najpierw "na brudno" poprzez e-mail, a potem wysyłałem dopiero oficjalnie pismem. Tak było szybciej. Bez zbędnego pośpiechu to robiłem. Zacząłem pod koniec sierpnia i w grudniu było po robocie. Oprócz wzorcowych wykazów, należy porozmawiać z pracownikami, bo to na pewno pomoże, a jak niektórzy jeszcze pokażą akty prawne na podstawie, których pracują to już będzie bardzo dobrze. Będzie można uzasadnić zmiany, których nie ma we wzorcowych wykazach...
pozdrawiam
Cytat: Rovan w Kwiecień 27, 2023,
Pamiętajcie, że do końca 2025 r. wszystkie jednostki administracji publicznej, które jeszcze tego nie zrobiły będą musiały wprowadzić EZD - a tym samym zaktualizować swoje instrukcje, kancelaryjną i archiwalną.
W związku z powyższym przewiduję, że wydziały nadzoru archiwów państwowych będą miały zwiększone obłożenie normatywami do uzgodnienia, więc terminy uzgodnień mogą się mocno wydłużyć.
Można prosić o jakiś akt prawny na podstawie, którego EZD będzie obowiązkowe?
Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji, art. 4:
Cytat
W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) w art. 6 po ust. 1a dodaje się ust. 1b w brzmieniu:
"1b. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne są obowiązane do prowadzenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją."
Całość dostępna tutaj:
https://mc.bip.gov.pl/projekty-aktow-prawnych-mc/projekt-ustawy-o-zmianie-niektorych-ustaw-w-zwiazku-z-rozwojem-e-administracji.html
A jak wprowadzenie EZD wpływa na pracę urzędu ? Dużo jest trudności na początku ?
Jak to funkcjonuje w praktyce ? :)