Witam,
jak prawidłowo postępować z pismem wytworzonym w jednostce (w której obecnie obowiązuje system tradycyjny) który jest podpisany podpisem elektronicznym?
Sam wydruk takiego pisma nie ma chyba ważności, prawda? Czy do takiego pisma powinien być załączony "podpis elektroniczny" na jakimś elektronicznym nośniku, żeby takie pismo miało ważność?
Czy w takiej sytuacji wydruk pisma trafia do teczki aktowej, a nośnik z podpisem do składu informatycznych nośników? Tylko jak to powiązać jedno z drugim, żeby była to całość?
Bardzo proszę o jakąś wskazówkę, tak od strony praktycznej :)
I czy jeśli w jakieś sprawie jest kilka pism podpisanych elektronicznie, albo w teczce jest kilkadziesiąt spraw z takimi pismami, to do każdego musi być osobny nośnik z podpisem czy może jakiś zbiorczy czy jak?
Jakoś ciężko mi to ogarnąć od praktycznej strony.
Umieszczenie na wydruku informacji o ważności podpisu elektronicznego/integralności dokumentu elektronicznego i dacie, w której to weryfikowaliśmy, wydaje się tutaj logicznym rozwiązaniem, nie mniej czy zgodnym z zapisami w Waszej instrukcji kancelaryjnej?
Instrukcja obowiązuje nas ta z 18.01.2011 r
I owszem, na pismach które dostajemy, umieszczamy taką adnotację o weryfikacji podpisu elektronicznego. Natomiast mi chodzi o pisma, które my wytwarzamy.
Przepisy nie wymagają włączania do akt sprawy, ani przechowywania naturalnych dokumentów elektronicznych wytworzonych w jednostce działającej w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych.
Umieszczony w aktach sprawy i przechowywany będzie wydruk takiego dokumentu podpisany podpisem odręcznym, który jak najbardziej ma "wartość prawną" (pod warunkiem, że zostanie podpisany odręcznie przez tę samą osobę, która złożyła podpis elektroniczny).
Patrz par. 59 IK z 2011.
Jeśli jednak bardzo chcecie, to możecie przechowywać również postać elektroniczna takich dokumentów - zakazu nie ma :)
W takim przypadku dokumenty elektroniczne należy zapisać na nośniku danych, który do zakończenia sprawy pozostanie w jej aktach, następnie trafi do składu IND, a stamtąd po 2 latach kalendarzowych do archiwum zakładowego - czyli zgodnie ze standardowa procedura przewidzianą dla nośników informatycznych.
Na jednym nośniku należy zapisać dokumenty dotyczące jednej sprawy.
Jeszcze jedno - takie nośniki w składzie należy umieścić w odrębnym zbiorze.
Dziękuję za zwrócenie uwagi na zapis w par. 59 IK, to faktycznie rozwiązało by problem.
Natomiast mam prośbę o rozwinięcie zdania "takie nośniki w składzie należy umieścić w odrębnym zbiorze". Czy chodzi o to że nośniki z samymi podpisami miałyby by być przekazywane odrębnymi spisami i odrębnie przechowywane od nośników zawierających jakieś dokumenty będące elementami sprawy?
I jeszcze jedno chciałam się upewnić: czy na pismach przychodzących podpisanych pismem elektronicznym, na ich wydruku umieszczenie samej informacji o weryfikacji ważności podpisu wystarczy by zachować jego ważność pod kątem dowodowym itd.? Chodzi mi cały czas o egzemplarz wydrukowany do akt sprawy w systemie tradycyjnym.
Co do przechowywania w składzie informatycznych nośników danych, chodzi mi o to, że domyślnie w składzie gromadzimy nośniki otrzymane (przesyłki wpływające).
Zatem dla porządku nośniki wytworzone przez nasz urząd należałoby przechowywać w składzie jako odrębny zbiór.
Nie jest to jakaś istotna kwestia - po prostu dobra praktyka.
W drugiej kwestii - Tak, informacja o ważności podpisu elektronicznego, o której mowa w par. 47 ust. 4 IK z 2011 r. w świetle prawa wystarcza do potwierdzenia ważności tego podpisu i podpisanego nim dokumentu.
Można powiedzieć, że informacja ta jest odpowiednikiem poświadczenia za zgodność z oryginałem.
Dziękuję bardzo :)
dzień dobry,
chciałam się upewnić czy wszystkie pisma przyjmowane ePuapem i podpisane podpisem elektronicznym powinny być opatrzone informacją o ważności podpisu elektronicznego.
Cytat: Rovan w Luty 23, 2023,
Umieszczony w aktach sprawy i przechowywany będzie wydruk takiego dokumentu podpisany podpisem odręcznym, który jak najbardziej ma "wartość prawną" (pod warunkiem, że zostanie podpisany odręcznie przez tę samą osobę, która złożyła podpis elektroniczny).
Patrz par. 59 IK z 2011.
Chciałabym upewnić się w kwestii wydruku takiego dokumentu:
- czy drukujemy dokument już z podpisem elektronicznym, a pod nim podpisujemy to pismo dodatkowo odręcznie ? (na takim wydruki wizualnie są 2 podpisy - elektroniczny i odręczny)
- czy drukujemy niepodpisany dokument i składamy na nim podpis odręczny ? (wizualnie na wydruku 1 podpis - odręczny)