Dzień dobry,
pozwoliłem sobie założyć nowy temat dotyczący list płac (tak podpowiadało forum), ich porządkowania i przekazywania do AZ.
Mam z nimi problem, proszę o wyrozumiałość - archiwum zakładowe prowadzę drugi rok i pierwszy raz będę przejmował listy płac. Ale od początku.
- Znajoma archiwistka miała kontrolę z AP, podczas której archiwista powiedział jej, iż zbiorcze listy płac uważane są za niezakończone, kiedy są na nich pracownicy, którzy nadal pracują. Czyli mogą leżeć w kadrach kilkanaście lat. Listy płac, które chcę przejąć, pochodzą ze zlikwidowanego gospodarstwa pomocniczego, którego jesteśmy następcą (ta sama nazwa, pracownicy itd.), więc uznaję je za zakończone. List z obecnej jednostki nie ruszam.
- Kadrowa przejrzała listy płac i stwierdziła, że przekaże je do archiwum, ale, jak w poprzednim wątku, w moich listach są pisma z ZUS, zwolnienia, a nawet dokumentacja wypadków. Czy tak powinno być? Wydaje mi się, że one mają swoje klasy w JRWA i że powinny być w innym miejscu. Dodatkowo pozostają notatki kadrowej, których nie chce ona usunąć.
- Samo uporządkowanie list płac - Rovan pisał w jednym z wątków:
Cytat: Rovan w Kwiecień 20, 2012,
Listy płac to dokumentacja nietworząca akt spraw, a co za tym idzie nie tworzy się dla nich spisów spraw.
Jedna jednostka (teczka, pudło archiwalne) powinna zawierać listy za jeden rok kalendsrzowy podzielone na miesiące a w ramach miesięcy na poszczególne grupy, np:
Listy za styczeń 2008:
- administracja
- obsługa
- prace interwencyjne
- prace zlecone
Listy za luty 2008:
- administracja
- obsługa
- prace interwencyjne
- prace zlecone
itd.
Tak to przynajmniej wygląda u mnie.
Czy w jakimkolwiek normatywie są zawarte zasady porządkowania list płac? Zgadzam się z Rovanem, ale chciałbym pokazać kadrowej konkretny zapis - jest przekonana, że jej sposób jest poprawny.
Będę wdzięczny za porady.
Cytat: Grzegorz w Styczeń 12, 2023,
w moich listach są pisma z ZUS, zwolnienia, a nawet dokumentacja wypadków. Czy tak powinno być? Wydaje mi się, że one mają swoje klasy w JRWA i że powinny być w innym miejscu. Dodatkowo pozostają notatki kadrowej, których nie chce ona usunąć.
Generalnie nie jest rolą archiwisty decydowania o tym, co konkretnie ma się znaleźć w danej dokumentacji Tym zajmują się komórki merytoryczne - w danym przypadku kadry.
My mamy po prostu zarchiwizować dokumentację w takim kształcie, w jakim została ona wytworzona, weryfikując jedynie prawidłowość klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej (i oczywiście sposób technicznego jej zabezpieczenia - np. usunięcie metalowych elementów).
Weź pod uwagę, że ustawa o emeryturach i rentach do dokumentacji płacowej zalicza obok list płac wszelkie dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty (art. 125a ust. 4 i 4a).
Listom płac często towarzyszą załączniki, na które mogą składać się różnorodne dokumenty stanowiące materiał wyjściowy do sporządzenia listy.
Odnośnie porządkowania - Co do zasady, przygotowując jakiekolwiek dokumenty do archiwizacji po prostu zachowujemy kształt w jakim zostały one wytworzone, co najwyżej zmieniając ich układ na narastający (najstarsze na wierzchu) - jeśli w komórce były gromadzone w układzie odwróconym (najstarsze na spodzie).
Listy płac zazwyczaj powstają w podziale na miesiące w ramach danego roku, a w ramach danego miesiąca często również w podziale na grupy pracowników - tak jak to opisałem w cytowanym przez Ciebie poście. To jednak był tylko przykład. Jeśli w Twoim przypadku listy powstały w innym kształcie, to należy go zachować. Jaki by on nie był.
Rozumiem i bardzo dziękuję za odpowiedź. Rozwiałeś moje wątpliwości.
Czy w przypadku zbiorczych list plac faktycznie to dział finansowy nie może ich przekazać do archiwum zakładowego jeżeli figurują na nich zatrudnieni jeszcze pracownicy? Czy te listy plac maja być "żywym" dokumentem a jeżeli tok to w jakim zakresie? Czy uważacie ze ktoś będzie sprawdzał na biezaco czy wszyscy figurujący na danych listach plac pracownicy przestali już pracować ?
Można dyskutować, kiedy takie listy powinny trafić do archiwum - ostatecznie jako dokument w momencie sporządzenia są już kompletne, zamknięte i nie podlegają żadnym dalszym modyfikacjom.
Natomiast ich okres przechowywania zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach liczy się od ustania stosunku pracy wszystkich pracowników, który na nich figurują i to jak sądzę to stanowi powód, dla którego AP nie chce aby wcześniej trafiały do AZ.
Moim zdaniem jeśli nawet zostaną zarchiwizowane w sytuacji gdy ujęci na nich pracownicy wciąż pozostają w zatrudnieniu, nie będzie to wielkim problemem - pod warunkiem, że archiwista będzie pamiętał jak należy liczyć ich okres przechowywania.
Tak na marginesie, ten sam problem dotyczy wszelkiej zbiorczej dokumentacji pracowniczej (ewidencja czasu pracy, wnioski o urlopy wypoczynkowe gromadzone zbiorczo za wszystkich pracowników wg rocznika złożenia), która zgodnie z art. 94 pkt 9b KP ma być przechowywana przez 10 lat licząc od ustania stosunku pracy.
Oczywiście od 2019 r. dokumentacja ta, tak samo jak płacowa powinna mieć charakter indywidualny (par. 6 Rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018), ale różnie z tym w praktyce bywa.
Cytat: Grzegorz w Styczeń 12, 2023,
(...) archiwista powiedział jej, iż zbiorcze listy płac uważane są za niezakończone, kiedy są na nich pracownicy, którzy nadal pracują. Czyli mogą leżeć w kadrach kilkanaście lat.
Skąd u archiwistów biorą się takie pomysły?
Cytat: Grzegorz w Styczeń 12, 2023,
Czy w jakimkolwiek normatywie są zawarte zasady porządkowania list płac?
Żaden przepis nie reguluje nawet ich tworzenia.
Uwazam, ze w takim przypadku należy sobie przypomniec, ze symbol kategorii archiwalnej oznacza minimalny okres przechowywania...
Należy też pamiętać, że okres przechowywania to jedno, a moment od którego rozpoczyna on swój bieg to zupełnie osobna kwestia. :D
czy masz na myśli sytuacje gdy podczas procedury brakowania np. po 50 latach od daty wytworzenia list plac właściwa komisja uzna, ze dana dokumentacja nie utraciła jeszcze wartości praktycznej i wskaże na dalsze przechowywanie?
Mam na myśli fakt, że bieg okresu przechowywania nie zawsze jest liczony od daty wytworzenia dokumentacji. Np. w omawianym przypadku, gdzie okres przechowywania liczymy od ustania stosunku pracy, który przecież może trwać jeszcze wiele lat po sporządzeniu danej listy.
Tutaj nie chodzi o komisyjne wydłużenie przechowywania - okres przechowywania jest jasno wskazany w ustawie - po prostu te ustawowe 50 lat nie jest liczone od daty skrajnej końcowej widniejącej na teczce.
Przykład:
Mamy listę płac z 2000 r. obejmującą 30 pracowników - przy czym ostatni z nich odszedł z pracy w 2015. Lista ma kat. B50 ale będzie przechowywana do końca 2065 r. - czyli 65 lat od wytworzenia (50 lat od ustania stosunku pracy wszystkich pracowników na niej ujętych).
zgadzam sie ale w tym wypadku cezura czasowa daty skrajnej teczki nie będzie nigdy znana, wiec jak ja przejąc do zasobu archiwum?
Co najwyżej ta informacja nie będzie znana w momencie przyjmowania dokumentacji do AZ.
Natomiast podczas typowania do brakowania da się zweryfikować, czy pracownicy figurujący na liście wciąż pracują, a jeśli nie to kiedy odeszli z pracy.
Będzie to oczywiście wymagało dodatkowej pracy, ale jest do zrobienia, a przepisy nie dają nam w tej kwestii wyboru - Okres przechowywania dokumentacji płacowej mamy liczyć od ustania stosunku pracy, a nie od wytworzenia.
Witam,
Rozważałam rozpoczęcie nowego wątku, ale widzę, że Państwo na dniach dyskutujecie w temacie zbliżonym do mojego - dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy m.in. listy płac.
NDAP wstawił nową przykładową klasyfikację i kwalifikację dokumentacji dla różnych podmiotów (klasy od 0 do 3); wersja uaktualniona przez NDAP stan na dzień 02.01.2023 r. (plik dostępny na stronie NDAP w zakładce: dla instytucji i firm -> zarządzanie dokumentacją->przepisy kancelaryjne i archiwalne->klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji
W klasie drugiego rzędu -> Dokumentacja pracownicza pojawia nam się nowa klasa:
121 -> Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy -> Uwagi: dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę.
Oczywiście dodanie takiego hasła do JRWA nie budzi żadnych wątpliwości z tytułu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Lista dokumentów związanych ze stosunkiem pracy została wymieniona ww. rozporządzeniu.
W tej sytuacji mamy obok akt osobowych nowe teczki zbiorcze z dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy. Moje pytanie jest następujące -> w jaki sposób teczki te tworzone są u Państwa w podmiotach ?
Tworzymy teczkę np. Jan Kowalski, w której mamy m.in.
- listę płac,
- kartę wynagrodzeń,
- urlopy wypoczynkowe
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego
- wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
Zgodnie z zasadą tworzenia teczek zbiorczych -> dokumenty powinny zostać najpierw zarejestrowane w odpowiednich klasach -> np. listy płac w klasie 3231, karty wynagrodzeń w klasie 3232. Jednakże większość dokumentów wymienionych w rozporządzeniu z 2018 r. nie tworzy akt sprawy. Nie zakładamy spraw na listy płac czy też karty wynagrodzeń, tym bardziej na urlopy wypoczynkowe.
Czy takie klasy jak 3231 (Listy płac) czy 3232 (Karty wynagrodzeń) zostaną klasami martwymi ? A może powinny w tej sytuacji mieć stworzony rejestr, w którym zostanie jakiś po nich ślad ?
Jakie postępowanie przyjęliście w swoich podmiotach ? Chciałabym poznać praktykę przy tworzeniu spraw lub też nie w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy/aktami osobowymi.
Cytat
Czy takie klasy jak 3231 (Listy płac) czy 3232 (Karty wynagrodzeń) zostaną klasami martwymi ?
Nie do końca.
Wprawdzie dokumentacja płacowa zgodnie z par. 6 rozporządzenia MRPiPS wchodzi w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ale podczas gdy pozostałe grupy tej dokumentacji mają 10-letni okres przechowywania, płacową w pewnych okolicznościach trzeba wciąż przechowywać przez lat 50.
W takim przypadku nie powinna ona trafić do teczki "Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy", gdyż wówczas teczka ta musiałaby otrzymać kat. B50/BE50, co zawyżyłoby okres przechowywania pozostałych rodzajów dokumentacji w tej teczce. To zaś byłoby niezgodne z art. 94^7 par. 1 KP.
W praktyce zatem w teczce "Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy" może się znaleźć wyłącznie dokumentacja pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 r. oraz zatrudnionych po 31.12.1998 (a przed 01.01.2019) o ile został za nich złożony Raport Informacyjny do ZUS.
Natomiast dokumentacja płacowa pozostałych pracowników wymaga 50-letniego okresu przechowywania i powinna być przechowywana odrębnie.
W podmiotach, dla których pracuję zalecam zakładanie 3 teczek dla każdego takiego pracownika:
- akta osobowe
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (z wyłączeniem płacowej)
- listy płac, karty czasu pracy
Rovan,
Bardzo dziękuję za odpowiedź. Rzeczywiście w tej sytuacji prowadzenie dokumentacji w 3 teczkach jest najbardziej racjonalnym sposobem uwzględniającym niezawyżanie okresu przechowywania.
Dobrze, to mam jeszcze do Ciebie pytanie, ponieważ mam problem z dokumentacją nietworzącą akt sprawy, która powinna zostać odłożona do teczek zbiorczych.
W przypadku ww. wniosków o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy:
Tutaj rzeczywiście można założyć sprawę 1504 -> Ustalenie i zmiana czasu pracy. Jest wniosek, będzie wydana decyzja w tej sprawie. Dokumenty będą miał znak sprawy i będą mogły zostać odłożone do teczki zbiorczej pt. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
A jak przedstawia się sytuacja w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy ? Np. wspomniane przeze mnie już wcześniej urlopy wypoczynkowe.
W tej sytuacji Urlopy wypoczynkowe powinny najpierw zostać zarejestrowane w klasie 1510 -> Urlopy wypoczynkowe, a następnie odłożone do teczki 121 - Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
Jeżeli urlopy wypoczynkowe to dokumentacja nietworząca akt sprawy -> dokument nie będzie opatrzony znakiem sprawy. Czy w tej sytuacji wskazane jest prowadzenie rejestru ? Tutaj nadal kieruję się główną zasadą tworzenia teczki zbiorczej (dokumenty powinny zostać najpierw zarejestrowane w odpowiednich klasach, a następnie odłożone do teczek zbiorczych).
Cytat
dokumenty powinny zostać najpierw zarejestrowane w odpowiednich klasach, a następnie odłożone do teczek zbiorczych
Ta zasada dotyczy dokumentacji tworzącej akta spraw. W przypadku nietworzącej nie ma czego rejestrować :)
Wówczas można od razu prowadzić taką dokumentację w teczce zbiorczej.