Bardzo proszę o pomoc, bo zastanawiam się, jak ugryźć temat.
Jak wygląda przekazanie do archiwum dokumentacji zamówień publicznych, która jest prowadzona elektronicznie? Czy w takiej sytuacji powinna zostać ona zgrana na nośnik elektroniczny z tej platformy do prowadzenia zamówień publicznych i przekazany ten nośnik do składu nośników elektronicznych? Jednostka prowadzi dokumentację w systemie tradycyjnym. System EZD jest tylko wspomagającym, nie jest w pełni prowadzony.
Czy jest konieczność wydruku całości akt ?
Jak od strony praktycznej to ma wyglądać od strony archiwizacji?
Wprawdzie co do zasady w systemie tradycyjnym dokumenty elektroniczne podlegają drukowaniu, ale dotyczy to przede wszystkim sytuacji gdy dokumentacja jest prowadzona w komórkach w postaci tradycyjnych (papierowych) akt spraw. Wówczas pojawiające się w tych sprawach dokumenty elektroniczne należy wydrukować, a wydruki włączyć do papierowych akt sprawy (na bieżąco - w trakcie jej realizacji).
Natomiast w omawianym przypadku mamy do czynienia z aktami spraw prowadzonych elektronicznie w systemie dedykowanym (platforma do e-zamówień publicznych). Powinny być one zatem archiwizowane w tej samej (elektronicznej) postaci.
W sytuacji gdy jednostka pracuje w systemie tradycyjnym i nie ma możliwości zarchiwizowania tej dokumentacji w systemie EZD, najwłaściwszym będzie zarchiwizowanie jej na informatycznych nośnikach danych - z zachowaniem standardowej procedury postępowania z nośnikami, tj:
- niezwłocznie po zakończeniu spraw zapisać ich akta na informatycznych nośnikach danych, a nośniki przekazać do składu nośników,
- po 2 latach kalendarzowych nośniki ze składu przekazać do archiwum zakładowego na odrębnym spisie zdawczo-odbiorczym IND, gdzie każdy nośnik stanowi odrębną pozycję spisu i jednostkę archiwalną
Dzień dobry. Ja się wciąż biję z myślami czy na podstawie §1 ust.5 oraz 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej z 2011 roku, nie zgłosić do archiwum państwowego wyjątku od funkcjonującego systemu tradycyjnego i sprawy o znaku 271- dokumentacja zamówień publicznych zadeklarować jako prowadzone w systemie EZD? ale to będzie już nieodwracalne.
Z kolei niepokoi mnie fakt, że dokumentacja dot. projektów unijnych będzie w części w systemie tradycyjnym, a w części zamówień publicznych w systemie EZD - tak chyba nie może być?
Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych nie wymagają zgłaszania do AP, ani też nie są nieodwracalne.
Wprowadza się je zwykłym zarządzeniem kierownika jednostki i w tym samym trybie mogą być zmieniane czy likwidowane.
Cytat
niepokoi mnie fakt, że dokumentacja dot. projektów unijnych będzie w części w systemie tradycyjnym, a w części zamówień publicznych w systemie EZD - tak chyba nie może być?
Żaden przepis tego nie zabrania.
Ufffff - bardzo dziękuję Rovan :) czyli cała akcja zgłaszania sposobu prowadzenia dokumentacji miała zapewne na celu rozpoznanie sytuacji , ale był tam zapis, że zgłoszenie EZD jest na wieki wieków, i pamiętam, że bardzo się tego wystraszyłam ;) a wracając do ustawy o zamówieniach publicznych, mam jeszcze jedną wątpliwość: art. 78 mówi o przechowywaniu dokumentacji przez 4 lata, czy to przypadkiem nie jest jakiś "twardy termin" ze względu na jakieś inne dane ? bo nasze rozporządzenie ma ciut dłuższy ten okres,
Cytat
był tam zapis, że zgłoszenie EZD jest na wieki wieków
Tylko wskazanie systemu EZD jako
podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w danym podmiocie jest nieodwracalne.
Natomiast nawet wówczas można dość swobodnie kształtować listę wyjątków.
Cytat
art. 78 mówi o przechowywaniu dokumentacji przez 4 lata, czy to przypadkiem nie jest jakiś "twardy termin" ze względu na jakieś inne dane ? bo nasze rozporządzenie ma ciut dłuższy ten okres
PZP określa
minimalne wymagane okresy przechowywania.
Archiwa Państwowe mają prawo wskazywania dłuższych okresów - w przypadku JRWA z 2011 wskazano 5 lat przechowywania dla dokumentacji zamówień publicznych oraz 10 lat dla umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia i te okresy obowiązują.
Z systemami dedykowanymi w ogóle jest problem... bo one są, funkcjonują (czy to zamówienia publiczne, czy jakieś księgowe, kadrowe itp.) ale ze świecą szukać takich, które są zintegrowane z EZD, bądź same w sobie spełniają wymogi systemu klasy EZD, a skoro nie - to mamy problem, bo w takim razie powinno się wytwarzane tam dokumenty albo drukować do teczek aktowych (o ile dana klasa JRWA jest prowadzona papierowo) albo dwutorowo prowadzić taką sprawę w EZD (!) Mało tego, jeżeli nawet wydrukujemy te dokumenty, zakładając, że prowadzimy daną dokumentacje papierowo, to co z tymi oryginalnymi/naturalnymi dokumentami elektronicznymi? Bo szczerze? na szkoleniach słyszę wciąż - one są nieważne, jak sprawa prowadzona papierowo, to interesuje nas tylko papier... Serio? według mnie w tym wypadku dok. elektroniczny jest oryginałem, tylko właśnie... skoro nie ma połączenia z EZD, system dedykowany sam nie ma archiwum, to wypada na to, że należy te dokumenty gromadzić jakimś kluczem w foldery, a potem zgrywać na płyty i w takiej formie dodatkowo (ponad papier) oddawać do archiwum. Czy ktoś też tak to widzi??
W świetle wskazówek NDAP w sytuacji gdy obok systemu tradycyjnego lub EZD funkcjonuje system dedykowany, który nie umożliwia wykonania w nim wszystkich czynności kancelaryjnych, udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wówczas te sprawy i czynności w nich wykonywane należy realizować w EZD bądź w systemie tradycyjnym (par. 8 ust. 4 pkt 2 przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla EZD oraz par. 4 ust. 4 pkt 1 przykładowej instrukcji dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD)
Czasem w takiej sytuacji tworzy się specjalne pluginy umożliwiające współpracę systemu dedykowanego z EZD
To jak dobrze taka integracja działa zależy już od konkretnego przypadku.
Cytat
zakładając, że prowadzimy daną dokumentacje papierowo, to co z tymi oryginalnymi/naturalnymi dokumentami elektronicznymi?
Można je archiwizować na informatycznych nośnikach danych, ale nie ma takiego obowiązku.
W świetle aktualnych przepisów w systemie tradycyjnym gromadzimy papier, nawet jeśli dokument powstał jako elektroniczny (chyba że nie było możliwości wydruku).
Cytat: Rovan w Luty 01, 2023,
Można je archiwizować na informatycznych nośnikach danych, ale nie ma takiego obowiązku.
W świetle aktualnych przepisów w systemie tradycyjnym gromadzimy papier, nawet jeśli dokument powstał jako elektroniczny (chyba że nie było możliwości wydruku).
czy w przepisach jest to gdzieś wprost napisane? że nie musimy archiwizować naturalnego dokumentu elektronicznego, jeśli sprawa prowadzona jest papierowo i wydrukujemy ten dokument?
Nie. Natomiast nigdzie nie jest napisane, że musimy.
Kwestia postępowania z dokumentami elektronicznymi w systemie tradycyjnym po raz pierwszy uregulowana została w Rozporządzeniu PRM z 18.01.2011 i regulacje te stanowią obecnie standard we wszystkich współcześnie zatwierdzanych normatywach:
par. 39 IK:
Cytat
W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej
par. 44:
Cytat
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną (...) rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku
par. 45:
Cytat
Przesyłki przekazane na ESP (...) rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku
par. 46:
Cytat
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych (...) rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku
Te same przepisy obligują nas do archiwizacji dokumentów elektronicznych (w systemie tradycyjnym)
tylko jeśli nie zostały w całości wydrukowane - par. 47 IK:
Cytat
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych
Dziękuję za wypunktowanie :) ale co dzieje się potem z tym dokumentem elektronicznym, który znajduje się np. w systemie EZD? czy nie powinno się go przekazać do archiwum zakładowego w tym systemie (EZD)? W innym wypadku dokument nie zostanie w żaden sposób "zaopiekowany" i zostanie w tym systemie na wieki wieków.. A co stanie się z dokumentem elektronicznym w systemie "dedykowanym", który nie ma swojego modułu archiwum i nie jest zintegrowany z EZD? No i wreszcie, czy np. sąd zadowoli się wydrukami dokumentów elektronicznych w postępowaniu dowodowym? przecież taki wydruk, to tylko wydruk, nie oryginał, bo oryginalnie ten dokument powstał elektronicznie...
Jeśli dla danej dokumentacji właściwym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest EZD, wówczas będzie ona prowadzona i archiwizowana wyłącznie w EZD.
Natomiast w sytuacji gdy systemem właściwym do prowadzenia danej dokumentacji jest system tradycyjny, a równolegle została ona również wprowadzona do EZD, wówczas dane w systemie EZD maja charakter pomocniczy i są kwalifikowane do kat. BC (lub B5 gdyby były dekretowane wyłącznie elektronicznie).
Cytat
A co stanie się z dokumentem elektronicznym w systemie "dedykowanym", który nie ma swojego modułu archiwum i nie jest zintegrowany z EZD?
To zależy:
Jeśli system dedykowany umożliwia rejestrację, prowadzenie i dokumentowanie spraw elektronicznie, a brakuje mu jedynie modułu archiwum, wówczas dokumentacje archiwizujemy na informatycznych nośnikach danych.
Jeśli natomiast system dedykowany nie umożliwia wykonywania w tym systemie czynności kancelaryjnych, wówczas dokumentacje należy prowadzić i archiwizować zgodnie z podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych obowiązującym w danej jednostce (patrz post #8), czyli:
- jeśli systemem podstawowym jest system tradycyjny, wówczas drukujemy, prowadzimy dokumentacje papierowo i tak też archiwizujemy
- jeżeli systemem podstawowym jest EZD - prowadzimy i archiwizujemy w EZD
Cytat
czy np. sąd zadowoli się wydrukami dokumentów elektronicznych w postępowaniu dowodowym? przecież taki wydruk, to tylko wydruk, nie oryginał, bo oryginalnie ten dokument powstał elektronicznie
Dlatego też drukując naturalne dokumenty elektroniczne opatrzone podpisem elektronicznym należy nanieść na wydruku informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (por. np. par. 47 ust. 4 IK z 2011 r.)
Cytat: Rovan w Luty 01, 2023,
Jeśli dla danej dokumentacji właściwym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest EZD, wówczas będzie ona prowadzona i archiwizowana wyłącznie w EZD.
Natomiast w sytuacji gdy systemem właściwym do prowadzenia danej dokumentacji jest system tradycyjny, a równolegle została ona również wprowadzona do EZD, wówczas dane w systemie EZD maja charakter pomocniczy i są kwalifikowane do kat. BC (lub B5 gdyby były dekretowane wyłącznie elektronicznie).
Mam wrażenie, że chodzi o coś innego... W przykładowej IK ze strony NDAP dla systemu EZD jest napisane (§ 8 ust. 8 ) : "Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek przychodzących, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 4 pkt. 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie. " - odwzorowania cyfrowe dla wyjątków EZD, czyli spraw prowadzonych tradycyjnie traktuje się jak BC lub B5 i ma to sens, bo oryginał (papier) będzie w teczce aktowej. Nie znajduję jednak nigdzie odpowiedzi na to, jak powinno się traktować naturalny dokument elektroniczny w systemie EZD, który wprawdzie został wydrukowany i dołożony do teczki aktowej, ale jednak jego naturalna postać jest w systemie. Czy przepisy zwalniają nas z traktowania go identycznie jak każdy inny dokument elektroniczny w sprawie prowadzonej elektronicznie?
Masz racje - trochę się zagalopowałem.
Problem w tym, że przepisy powszechne bardzo ogólnikowo podchodzą do tych kwestii - mamy jedynie zapis w IK z 2011 r. odnośnie traktowania odwzorowań cyfrowych w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym jako kat. BC/B5 (par. 1 ust. 7 pkt 2). Z braku analogicznych regulacji dotyczących naturalnych dokumentów elektronicznych dokonałem tutaj swoistej ekstrapolacji, która w świetle zapisów
przykładowej instrukcji kancelaryjnej NDAP dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD par. 10 ust. 2 nie jest uprawniona:
Cytat
Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą.
przykładowe instrukcje na stronie NDAP nie są oczywiście przepisami prawa, ale można je traktować jako wytyczne.
Nie mogę już edytować poprzedniego posta, wiec pisze kolejny.
Chciałbym dokonać podsumowania, gdyby powyższe rozważania wydały się nieco niejasne:
- Prowadząc dokumentację w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych ewentualne dokumenty elektroniczne drukujemy i przechowujemy wydruki (chyba że wydruk jest niemożliwy - wówczas zapisujemy na IND i przechowujemy nośniki). Nie mamy obowiązku archiwizować dokumentów elektronicznych, dla których sporządzono wydruki.
- Jeśli jednak dokumentację prowadzoną w systemie tradycyjnym równolegle wprowadzimy do EZD (mimo iż nie mieliśmy takiego obowiązku), wówczas archiwizujemy zarówno postać elektroniczną - w EZD, jak i papierową - fizycznie w AZ
Czy w takich sytuacjach, gdzie wspomagająco funkcjonuje EZD i są do niego zaczytywana wszystkie dokumenty, należy oprócz naszego rozporządzenia w spr instrukcji kancelaryjnej napisać instrukcję kancelaryjną dla EZD ? (no bo rozumiem że nawet z pomocniczym EZD jest tak jak ze światłami przeciwmgielnymi - nie trzeba mieć ale jak są to jest obowiązek ich używania)
Bo ja mam zamiar zrobić z zamówieniami publicznymi tak: dokumentacja wytworzona w firmie jest w wersji papierowej a wymagalne przez platformę dokumenty (jest to dokumentacja przysyłąna przez oferentów) będzie zaczytywana do EZD i w taki sam sposób przekazywana do archiwum zakładowego, a następnie brakowana.
Choć uważam, że rozporządzenie z 11 stycznia 2011 reguluje wszystkie wątpliwości.
Instytucje podlegające pod Rozporządzenie PRM z 18.01.2011 r. posługują się instrukcją kancelaryjną wprowadzona tym rozporządzeniem i żadną inną.
Instrukcja ta uwzględnia sytuację gdy jednostka działa w systemie tradycyjnym ze wsparciem EZD.
Gdyby jakieś kwestie były niewystarczająco szczegółowo opisane można ewentualnie dodatkowe regulacje zawrzeć w zarządzeniu wewnętrznym kierownika jednostki.
Cytat
Bo ja mam zamiar zrobić z zamówieniami publicznymi tak: dokumentacja wytworzona w firmie jest w wersji papierowej a wymagalne przez platformę dokumenty (jest to dokumentacja przysyłana przez oferentów) będzie zaczytywana do EZD i w taki sam sposób przekazywana do archiwum zakładowego, a następnie brakowana.
Jeśli dobrze zrozumiałem planujesz część dokumentacji prowadzić papierowo, część
tylko elektronicznie?
Takie podejście nie będzie prawidłowe.
Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych wskazuje się dla całych klas końcowych z JRWA.
To czy dokumenty powstały w podmiocie, czy wpłynęły z zewnątrz nie stanowi w tej kwestii kryterium.
- Jeśli dla klasy obejmującej zamówienia publiczne wskazano system EZD, to
cała dokumentacja zamówień publicznych ma być prowadzona w EZD
- Jeśli dla zamówień publicznych wskazano system tradycyjny, to
całość dokumentacji ZP jest prowadzona papierowo (ewentualnie archiwizowana na nośnikach danych - gdy brak możliwości wydruku). Można ją
równolegle prowadzić i archiwizować w EZD, ale to nie zwalnia z obowiązku prowadzenia i archiwizowania tej dokumentacji
w całości papierowo
Upraszczając - poszczególne klasy końcowe (i odpowiadająca im dokumentacja) mogą być albo w całości papierowe, albo w całości elektroniczne. Opcji kombinowanej przepisy nie przewidują.
Prowadząc dokumentacje zamówień publicznych papierowo, możesz ją (albo jej część) prowadzić i archiwizować
równolegle w EZD, ale nie możesz prowadzić części tej dokumentacji tylko papierowo, a części tylko w EZD.
Dziękuję Rovan za pomoc, zrobię wersję papierową z informatycznymi nośnikami danych, z tego powodu, że będzie tam też dokumentacja dot zadań finansowanych ze środków zewnętrznych, o dłuższym okresie przechowywania niż 5 lat, która często jest udostępniana w celach kontrolnych. Pozdrawiam
Cytat: Rovan w Luty 06, 2023,
- Prowadząc dokumentację w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych ewentualne dokumenty elektroniczne drukujemy i przechowujemy wydruki (chyba że wydruk jest niemożliwy - wówczas zapisujemy na IND i przechowujemy nośniki). Nie mamy obowiązku archiwizować dokumentów elektronicznych, dla których sporządzono wydruki.
- Jeśli jednak dokumentację prowadzoną w systemie tradycyjnym równolegle wprowadzimy do EZD (mimo iż nie mieliśmy takiego obowiązku), wówczas archiwizujemy zarówno postać elektroniczną - w EZD, jak i papierową - fizycznie w AZ
Jeżeli dobrze rozumiem, to wychodzi na to, że (w odniesieniu do spraw prowadzonych tradycyjnie/papierowo) jeśli dok. elektroniczny został wprowadzony do systemu EZD to go archiwizujemy i przechowujemy tyle ile papier, ale jeśli dok. elektroniczny nie został wprowadzony do systemu EZD, czyli powstał poza tym systemem (np. na dysku komputera), to już nie musimy go przechowywać?
Zgadza się.
Podrążę jeszcze ;) Jak w takim razie postąpić z materiałami archiwalnymi w następujących sytuacjach:
1. Sprawa prowadzona na wyjątku papierowym, odwzorowana także w EZD, kat. A. Do archiwum zakładowego pójdzie papier oraz dokumenty elektroniczne. Co powinno się stać z tymi dok. elektronicznymi? Trzymamy je w EZD 25 lat, tyle ile papier przed przekazaniem do AP? czy może 10 lat, bo to elektroniczne? co potem?
2. Sprawa prowadzona elektronicznie, kat. A. Po 10 latach przekazujemy tą sprawę do AP (ADE). Czy po przekazaniu tej sprawy elektronicznie powinniśmy usunąć ją z systemu? a jeśli nie, to ile trzymać?
Ad. 1 Moim zdaniem do AP mamy obowiązek przekazać jedynie papier (po 25 latach).
Żaden przepis ani wytyczna NDAP nie wymaga aby w przypadku dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym ewentualne odpowiadające jej dane w EZD przekazywać do AP.
Zapis par. 10 ust. 2 przykładowej instrukcji kancelaryjnej NDAP dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD:
Cytat
Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą.
interpretuję jako dotyczący okresu przechowywania u Aktotwórcy (czyli obydwie wersje przechowujemy 25 lat, później papier do AP, a dane w EZD do brakowania jako drugi egz.).
Oczywiście moja interpretacja nie jest wiążąca :)
W razie wątpliwości zapytałbym w AP.
Ad. 2 Teoretycznie nie musimy usuwać - przepisy tego nie regulują. Chyba że w aktach takiej sprawy znajdują się dane osobowe - wówczas wraz z przekazaniem dokumentacji do AP przestajemy być (jako jednostka) administratorem tych danych i tracimy podstawę prawną do ich dalszego przechowywania (zgodnie z art. 22d pkt. 1 UNZA będą one przetwarzane wieczyście, ale teraz już w AP).