Witam!
Jestem początkującą archiwistką, po kursie I stopnia, w zakładzie bez podziału na komórki, w którym posiadamy składnicę akt.
Podczas skontrum pojawił się problem z aktami osobowymi kilku pracowników. Mianowicie, w teczkach tych znajdują się dokumenty z okresu stażu (przed zawarciem umowy) oraz z okresu umowy o pracę. Poprzedni pracownik tak zarchiwizował dokumenty. Wg JRWA oczywiście powinno być to rozdzielone. Problem pojawia się w tym, że wszystkie dokumenty typu ryzyko zawodowe, oświadczenie o przetwarzaniu danych, zapoznanie się z regulaminami etc. powinny być zarchiwizowane w teczce ze stażem (wynika to z zakresu dat), natomiast w teczce akt osobowych wówczas znalazłoby się tylko umowa o pracę, angaż oraz świadectwo pracy. Podczas zawarcia stosunku pracy inne dokumenty nie były podpisane. Nie wiem czy będzie to zgodne z KP, mam wrażenie jakby ta teczka była wówczas niekompletna. Czy w takiej sytuacji skopiować te dokumenty (typu ryzyko zawodowe, oświadczenie o przetwarzaniu danych, zapoznanie się z regulaminami etc.) i umieścić w teczce akt osobowych, czy sporządzić tylko do tego notatkę ?
Dziękuję serdecznie za pomoc.
Jeśli chodzi o akta osobowe to chyba najlepiej spytać PIP. Oni to w sumie kontrolują ale wątpię, że bardzo by się oburzyli na ten staż w aktach....