Witam. OPS w którym pracuje wchłonął OIK, który teraz będzie częścią naszej struktury organizacyjnej
i dawni pracownicy OIK muszą sporządzić spisy zdawczo-odbiorcze dla teczek spraw zakończonych, żeby je przekazać do składnicy akt. Czy spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji odziedziczonej po zlikwidowanym OIK wpisuje się w ten sam wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, który prowadzi się dla spisów wytworzonych przez OPS? Czy zakłada się osobny wykaz spisów zdawczo-odbiorczych dla spisów, na których wpisane są teczki bierne przejęte ze zlikwidowanego OIK?
Nam archiwum państwowe kazało założyć osobną ewidencję dla spisów dokumentacji odziedziczonej. Sygnatury takich teczek dostają po numerze spisu literkę "L". Myślę, że powinniście zapytać w swoim ap, czy też tak macie zrobić, czy może zaproponują Wam jakąś inną praktykę.
IA dla gmin z 2011 r. par. 17 pkt. 2 lit. d pozwala na wpisywanie takich jednostek do jednego wykazu akt obowiązującego w jednostce. Jeśli nie ma takich zapisów w Waszej IA to warto zapytać AP.
Zakładamy oddzielną ewidencję dla dokumentacji odziedziczonej. Warto słówko zamienić z AP w tej sprawie. Uzgodnić i uzyskać potwierdzenie. Innej rady nie ma, ponieważ zbiory te są niejednokrotnie ogromne. Pozdrawiam