Witam,
Więc tak:
Dokumenty z konkursu na stanowisko pracy w urzędzie gminy osób, które nie zostały wybrane powinny być przechowywane 5 lat zgodnie z JRWA z 2011r. kwestia jest taka, że z godnie z RODO te dokumenty powinny być odebrane przez niewybranego kandydata lub zniszczone. I co z tym teraz zrobić, w jaki sposób to zniszczyć, sporządzić spis kat. Bc i wysłać do AP, czy dokonać komisyjnej oceny przydatności dokumentacji a potem zniszczyć. Powołać komisje zarządzeniem? Jak wygląda to u was, jakie są praktyki i co zrobić z tym fantem?
Jakie praktyki macie u siebie? Coś musicie z tym robić.
Z moich doświadczeń wynika, ze praktyki są różne, a temat delikatny. Są tacy, co powołują komisję niszczą, są też tacy co przejmują do az i występują o zgodę na brakowanie, co długo trwa i Inspektor RODO się denerwuje. Kiedyś zapytałam o to na szkoleniu i stanowiska były bardzo różne.
My stworzyliśmy z IOD procedurę niszczenia dokumentów aplikacyjnych zgodną z RODO, ustawą o pracownikach samorządowych i przepisami instrukcji kancelaryjnej. Niewykorzystane oferty są komisyjnie niszczone po wskazanym okresie. Nie prosimy wtedy o zgodę ap, a do akt naboru trafia protokół zniszczenia. Zgadzam się, że to temat bardzo delikatny. Nawet w raportach z kontroli NIK, czy w orzecznictwie spotyka się różne metody postępowania w tym zakresie.