Przykładowo, mamy początek sprawy w 2012r. Dotyczy umowy o energię. Cała teczka została przekazana do archiwum zakładowego w 2016r. Przychodzi nowe pismo w 2019r. w tej sprawie. Jest zarejestrowane pod znakiem z 2012r. Teraz w 2022r. komórka organizacyjna przynosi pismo do archiwum, aby archiwista dołączył je do zarchiwizowanej już teczki. Czy tak jest prawidłowo?
Nie. W przypadku wznowienia sprawy teczkę należy wycofać z archiwum na podstawie protokołu wycofania. Nie należy dokładać choćby z tego względu, że zmieniłyby się daty skrajne.
A jeśli do jednej sprawy ciągle dochodzą pisma, to wtedy całą teczkę komórka powinna mieć u siebie?
Jeśli chodzi o daty skrajne, to u mnie w jednostce na teczkach nikt nie pisze, jakie daty są w rzeczywistości, tylko rok zarejestrowania spraw na podstawie spisu spraw. Czyli np. sprawy były zarejestrowane w 2017r. to na teczce jest 2017 rok, mimo że w środku są pisma nawet z 2020 r. Pani, która prowadziła archiwum tłumaczyła, że później robiła tak, że ta teczka była przekazana do archiwum zakładowego np. w tym roku z kategorią B5 to 5 lat liczyłaby od 1.01.2023r....
Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy, a nie od kiedy akta trafiły do archiwum zakładowego. Dlatego jest ważne by jednak na teczkach opisywać daty skrajne akt. Jeśli w teczce jest sprawa zaczęta w 2017 r., która zakończyła się dopiero w 2020 r., to 5-letni okres przechowywania takiej teczki upłynie w 2026 r. (wtedy można by wnioskować o jej brakowanie).
Ja to wiem, że tak powinno. Ale pani wcześniej prowadząca archiwum tak robiła i pani, która teraz prowadzi robi tak samo, czyli na teczce jest data zarejestrowania spraw.
I często widzę teczki, które mają np. 15 spraw, z czego 14 jest zakończonych a w jednej pismo przychodzi po kilku latach dopiero. I nie wiadomo, czy będzie to ostatnie pismo...
Instrukcja kancelaryjna wyraźnie mówi, że do archiwum przekazujemy akta spraw ostatecznie zakończonych, kompletnymi rocznikami. Jeśli umowa obowiązuje, to musi zostać w wydziale.