Dzień dobry,
jestem młodą archiwistką z 3 miesięcznym doświadczeniem. Mam problem z symbolami komórek organizacyjnych, w mojej firmie istnieją ale nikt nie jest wstanie odpowiedziec skąd się wzięły i czy prawnie zostały zatwierdzone rozporządzeniem i czy powinny. W instrukcji i archiwalnej nie znalazłam informacji NT. temat.
Jak to wygląda w Waszych archiwach zakładowych?
Drugie pytanie pierwszy raz będę wypożyczać akta z archiwum (osoba z zakładu pracy), jak pokolei powinien wyglądać ten proces?
Pozdrawiam
Komórki organizacyjne a w związku z tym ich symbole ustalane są na mocy regulaminu organizacyjnego, a zatem powinnaś dotrzeć do zarządzeń kierownika jednostki.
Instrukcja archiwalna nie ma z tym nic wspólnego.
Instrukcja archiwalna powinna regulować postępowanie. Ogólnie - wypożycza się na podstawie karty udostępnienia, zazwyczaj. Po zwrocie sprawdzasz stan akt, czy np. nic nie zginęło w kat. A i podpisujesz. A wcześniej w miejsce wypożyczonych akt wkładasz kartę zastępczą. Jeśli akta wypożycza pracownik komórki, która nie prowadziła spraw, powinien uzyskać zgodę kierownika właściwej komórki. Przynajmniej u nas tak jest. Ale co firma, to trochę inna instrukcja archiwalna, musisz zatem kierować się własną instrukcją.
dziękuje za pomoc
Oprócz karty udostępnienia akt dobrze jest mieć jakiś rejestr wypożyczeń np. w postaci książki czy zeszytu. W moim archiwum zakładowym jest taka książka i ona stanowi ewidencję udostępniania. W tabeli wpisuje się datę wpływu podania o wypożyczenie, nazwę wydziału, sygnaturę akt, cel wypożyczenia, datę wypożyczenia. Wypożyczający kwituje tam swoim podpisem odbiór akt. Gdy akta zostaną zwrócone, w książce odnotowuje się datę zwrotu.
Pozdrawiam.