W naszym jrwa pod symbolem 47 jest teczka która się nazywa "Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkaniowych i użytkowych". Mam wątpliwości czy to jest teczka zbiorcza, w uszczegółowieniu hasła nie ma mowy że jest to teczka zbiorcza. Jak u was są oznaczane teczki zbiorcze?
Albo inaczej zapytam:
1. Czy mogę tworzyć teczki imienne np.: 47 "Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkaniowych i użytkowych Jan Kowalski" i przechowywać w niej dokumentację Jana Kowalskiego, teczka innej osoby też będzie miała nr 47 "Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkaniowych i użytkowych Jan Nowak" itd.
2. oraz czy można rozdzielić te hasło na lokale mieszkaniowe i usługowe, wówczas teczka będzie miała nr 47.1.2022 "Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkaniowych i użytkowych lokale mieszkaniowe Jan Kowalski: druga teczka będzie wyglądac tak 47.2.2022 "Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkaniowych i użytkowych lokale użytkowe Jan Nowak"
Czy można w ten sposób tworzyć teczki?
Uważam, że takie postępowanie byłoby właściwe. Tak powinno wyglądać założenie teczki zbiorczej. Oczywiście w podteczce zbiorczej znajdują się dokumenty o różnych numerach spraw, można więc zrobić na początku jakiś wykaz akt w teczce. Wątpliwości mam, co do podteczek. Nie powinny już funkcjonować w takiej formie, jak do 2011 r. Nie możemy zakładać dwóch podteczek 47.1 i 47.2 podczas gdy numer 47 pozostanie "pusty".