Dzień Dobry,
Wraz z końcem ubiegłego roku nasz pracownik przeszedł na emeryturę, osoba, która została nowo zatrudniona przejęła po nim dokumentacje, problem jest w tym, że ta dokumentacja była trzymana na kupce, a jeśli już znalazła się w teczce to była ona nie do końca kompletna nie wspomnę, że wszystkie sprawy miały numer jeden. Teraz gdy udało się uporządkować tą dokumentacje według lat i posegregować do odpowiednich teczek okazało się, że w większości przypadków brakuje albo początku, środka lub końca sprawy. Większość z tych teczek to kat. B 5, B10 i jedna BE 5 i niestety tez kat A. Jeszce do końca nie przejrzałam dokumentacji wiec mam nadziej, że kat A jest w porządku, niestety co do pozostałych kategorii mam pewność, że są braki. Co w takim przypadku?
Dzień dobry, bardzo proszę o konkret: kto trzymał w kupce i kto porządkował? Gdzie jest pis zdawczo-odbiorczy i kto go przygotował? Czy ta dokumentacja jest już w archiwum zakładowym? Ustalmy rzeczy podstawowe. Pozdrawiam
Na kupce dokumenty trzymał Pan, który już nie pracuje, segregowałam ja i koleżanka, która przejęła tą dokumentację. Dokumentacja nie jest w archiwum, ale powinna już być dawno. Tam gdzie były teczki są spisy spraw ale sprawy są niekompletne.
Fajnie, to teraz połóżcie panie te teczki na biurku pana/pani, którzy przejęli stanowisko i poproście o przekazanie tych teczek do archiwum zakładowego. Oczywiście drogą spisu zdawczo-odbiorczego. Proszę postępować zgodnie z przepisami. Pracownik ma obowiązek znać PRZEDMIOT SWOJEJ PRACY, znać przebieg wytwarzania dokumentacji, znać przepisy dotyczące odziedziczonej dokumentacji! Dlaczego archiwista musi być sprzątaczem, magazynierem i tragarzem? No słabo się robi, po prostu...
Ja to właśnie porządkowałam z koleżanką, która przejęła to stanowisko. Niestety tak jest, że zawsze archiwista musi sprzątać bałagan bo kto inny, nie bierze się pod uwagę, że archiwista nie ma bladego pojęcia dotyczącego tych spraw. Tylko czy można przyjąć teczki gdzie dokumentacja jest niekompletna?
Nie ma już co dywagować i gdybać. Jest problem i trzeba go rozwiązać. Jeśli sprawy są już pogrupowane i niektórych brakuje, to ja bym mimo wszystko ścignęła tego wesołego emeryta, niech się tłumaczy. Miałam takiego jednego, co dokumenty po sobie spakował w worki i zaniósł do piwnicy nie mówiąc nic nikomu... Niestety wypiął się na nas. Ja bym spróbowała odszukać te dokumenty lub na podstawie spisu spraw zrobiła notatki służbowe i włożyła w miejsce zagubionych spraw. Treść notatki musiałaby się odnieść do zagubienia dokumentacji przez poprzednika i odkrycia tego w trakcie porządkowania. Oczywiście należy powiadomić przełożonego i kierownika urzędu. Koleżanka, która przejęła obowiązki nie może odpowiadać za niechlujność poprzednika. A jeśli ona podpisze się na spisie nie zaznaczając, że w momencie przejęcia czegoś brakowało, to niestety weźmie na siebie odpowiedzialność. Ja bym porozmawiała z przełożonymi i za ich zgodą zasięgnęła opinii archiwum państwowego. Można ewentualnie jeszcze poszukać na komputerze tego jegomościa plików z pismami. Może uda się Wam odtworzyć przebieg załatwiania tych spraw choć częściowo.