Od początku 2021 roku wszystkie postępowania dot. zamówień publicznych są prowadzone elektronicznie i składane oferty muszą wpływać na portal e-zamowienia.gov.pl, ten portal jest zarządzany przez Urząd Zamówień Publicznych, więc dokumenty wpływające do instytucji nie są formalnie na jej serwerach tylko na serwerach Urzędu Zamówień Publicznych. Zgodnie z definicją ESP to "Dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego." Czy wobec tego Dokumentacja zamówień publicznych nie musi być drukowana i gromadzona przez komórkę organizacyjną, która się zajmuje zamówieniami? Jak archiwizować takie dokumenty? Zgrywać na serwer mojej instytucji, zgrywać na nośnik informatyczny czy drukować z wersji elektronicznej? Bardzo proszę o pomoc, dziękuję.
Dzień dobry, jaki Państwo macie podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw? Jeśli tradycyjny - całość dokumentacji będzie składana do archiwum w postaci papierowej, jeśli EZD - w postaci elektronicznej. Warto pamiętać, że dokumenty mają prawo spokojnie leżeć u aktotwórcy przez 2 lata od chwili zamknięcia sprawy. Pozdrawiam.
U mnie w UM jest system tradycyjny. Zgłoszenia oferty albo zmiany do zamówienia publicznego przychodzą na ePUAP. Mając system tradycyjny, drukujemy standardowo pisma z ePUAP. Z tym, że w przypadku zamówień publicznych tylko pismo przewodnie - to zgłoszenie, wpisujemy do książki kancelaryjnej, dekretacja i wędruje do wydziału inwestycji. Załączniki są zakodowane i drukowane przez upoważnionego pracownika wydziału inwestycji, a następnie dołączane w wersji papierowej.
Bardzo dziękuję za wyjaśnienia, w instytucji mamy system tradycyjny bez wydzielonych klas prowadzonych elektronicznie, z tego co wnioskuję wszystkie sprawy wpływające na portal e-zamówienia.gov.pl powinny być drukowane.