Witam
Nurtuje mnie jedna kwestia. Kilka dni temu otrzymałam z komórki organizacyjnej jedną sprawę i informacją, że reszta została zarchiwizowana. I faktycznie po sprawdzeniu na pisie zdawczo odbiorczym przekazywanych akt w 2014 roku cała teczka została zarchiwizowana i przekazana do archiwum. Pod opisem całej teczki jest adnotacja, że sprawa została wyłączona. Co w takim przypadku? Powinnam zarchiwizować ta sprawę jako osobna teczka i we wcześniejszym spisie zrobić sobie adnotacje gdzie wyłączona sprawa się znajduje, czy dołożyć do teczki i dodać adnotacje że sprawa została dołączona w danym roku. Wydaje mi się, że powinna być to ta pierwsza opcja, czyli archiwizacja jako nowa teczka.
Jeśli macie jakiś harmonogram przyjęć do archiwum, to ja bym oddała tą teczkę i powiedziała, że mają przekazać razem z resztą dokumentów w danym roku. A jeśli już oddawali, to niech poczekają do roku następnego.
Zastanawia mnie, co było powodem wyłączenia sprawy. Objętość? To, że się przeciągnęła w stosunku do pozostałych? Czy nastąpiło to w drodze utworzenia tzw. podteczki?
Dołączenie sprawy do teczki nie wchodzi w grę, bo naruszyłoby to ewidencję archiwum (zmiana dat skrajnych teczki). Najlepiej, by była to osobna teczka. Można w teczce pierwotnej dodać na tej notatce o wyłączeniu sygnaturę tej nowej teczki. Analogicznie można do nowej dodać notatkę, że reszta akt znajduje się pod taką a taką sygnaturą.
No właśnie tez tak myślę. Ale kto pyta nie błądzi i wychodzę z założenia że lepiej zapytać i się upewnić w swoich przekonaniach. Jestem od niedawna archiwistką ale wyłączenie tej sprawy wynika z tego że została kontynuowana. Wydaje mi się że teczka była przekazana jako kompletna tylko w późniejszym czasie jedną sprawę wyłączono ponieważ została wznowiona.
Jeśli tą sprawę wyłączyli, to powinna być ona zarejestrowana pod nowym znakiem i w starej teczce powinna być o tym adnotacja. Wygląda na to, że sprawę wyłączyli i wisiała ona aż ją ktoś w końcu załatwił. No cóż takie sprawy zdarzają się, że dołącza się pisma do spraw już zarchiwizowanych. Sma się z tym wielokrotnie spotkałem.