Proszę o pomoc bo chyba mam sprzeczne informacje. Prowadzę składnicę akt. Wszystkie spisy zdawczo odbiorcze są prowadzone w jednej ciągłej numeracji, jak AP każe ;)
Ale czy spisy, których zawartość została już dawno zlikwidowana (poddana brakowaniu), można zarchiwizować? Oczywiście z kat. B25. Gdzieś doczytałam, że dopóki działa archiwum, to spisy nie podlegają archiwizacji, to jak to w końcu jest?
Moim zdaniem, spisy powinny zostać dopóki trwa archiwum. Bo gdyby ktoś poszukiwał daną dokumentację, to na spisie jest adnotacja co się z nią stało: czy została wybrakowana czy została przekazana do archiwum państwowego, czy może w ogóle nie zostały przekazane do archiwum/składnicy poszukiwane akta. I zawsze pełna ewidencja archiwum jest pod ręką.
Zgadzam się z Danutką - spisów zdawczo-odbiorczych nie archiwizujemy, póki funkcjonuje archiwum.
Dziękuję Wam za odpowiedzi.
Przyznam, że trochę mnie to zmartwiło bo ilość spisów rośnie, a każdorazowe ich przeglądanie, kiedy nadchodzi czas na brakowania jest dość czasochłonne. Spisy zarchiwizowane przecież nadal w tym archiwum będą się znajdować i w każdej chwili można do nich sięgnąć.
Zastanawiam się jednak nad sytuacją, kiedy archiwum likwidujemy i wtedy spisy archiwizujemy - ale gdzie, skoro nie mamy już archiwum?
W poprzedniej pracy tez miałam dużo spisów. Przed brakowaniem przeglądałam wykaz spisów, gdzie po każdym przyjęciu odnotowywałam kategorie arch. ujęte na spisie, oprócz lat skrajnych - na tej podstawie orientowaliśmy się, które spisy powinnam przejrzeć. Przydaje się elektroniczna ewidencja, może być jakaś prosta w Excelu. Co do drugiego pytania - niestety nie wiem.????
Spisy zdawczo-odbiorcze stanowią ewidencję zasobu archiwum i nie podlegają archiwizacji.
W JRWA jest pozycja dotycząca ewidencji zasobu archiwalnego i ma kat. A. Kiedy więc ją stosujemy?
Cytat: BeataB w Maj 20, 2021,
Zastanawiam się jednak nad sytuacją, kiedy archiwum likwidujemy i wtedy spisy archiwizujemy - ale gdzie, skoro nie mamy już archiwum?
Podejrzewam, że przejmuje je Archiwum Państwowe razem z materiałami archiwalnymi. Natomiast, jeżeli jest to jednostka posiadająca jedynie dokumentację niearchiwalną to pewnie ten podmiot, który zabezpiecza pozostałą dokumentację.
pozdrawiam
"Myślę że", "podejrzewam", "wydaje mi się". A nie lepiej sprawdzić co jest we przepisach? Po co te całe dywagacje nt. archiwizacji spisów? Jeśli wiadomo z ewidencji że w danym spisie są wyłącznie akta wybrakowane to po co do niego zaglądać?
Jarek, widzę, że masz duże doświadczenie. Pytanie moje brzmi: gdzie w ewidencji mam znaleźć (a wcześniej pewnie nanieść) informację o tym, że dany spis jest w całości wybrakowany? Poprzednia archiwistka nanosiła informację o zlikwidowaniu całego spisu na samym spisie, na jego końcu, ale to nie zmienia faktu, że każdorazowo trzeba przejrzeć wszystkie. I gdzie w przepisach mogę znaleźć coś na ten temat?
Jeśli plotę bzdury to przepraszam, ale godzina dosyć już późna ;)
Odnosząc się do przejmowania materiałów niearchiwalnych czy też "zabezpieczania pozostałej dokumentacji" informuję, że nasza jednostka nadrzędna nie zbiera niczego, co "wyprodukowano" w naszej jednostce. Samodzielnie musimy się mierzyć ze swoim papierowym bałaganem. Albo coś poddamy brakowaniu po okresie przechowywania, albo musimy to trzymać wiecznie (bo pomimo, że jesteśmy tylko składnicą akt, mamy w zasobach materiały oznaczone A). Ot, taka spychologia :)
Cytat: BeataB w Maj 22, 2021,
Pytanie moje brzmi: gdzie w ewidencji mam znaleźć (a wcześniej pewnie nanieść) informację o tym, że dany spis jest w całości wybrakowany? (...) I gdzie w przepisach mogę znaleźć coś na ten temat?
(...) Albo coś poddamy brakowaniu po okresie przechowywania, albo musimy to trzymać wiecznie (bo pomimo, że jesteśmy tylko składnicą akt, mamy w zasobach materiały oznaczone A).
Tam gdzie sobie to wpiszesz, tam to znajdziesz - w wykazie spisów, albo na pierwszej stronie spisu najprościej.
W przepisach nic na ten temat nie znajdziesz, to czysto praktyczne działanie.
Żadna składnica akt nie trzyma niczego wiecznie, materiały archiwalne po 25 latach podlegają przekazaniu do AP.
Cytat: Jarek w Maj 23, 2021,
Cytat: BeataB w Maj 22, 2021,
Pytanie moje brzmi: gdzie w ewidencji mam znaleźć (a wcześniej pewnie nanieść) informację o tym, że dany spis jest w całości wybrakowany? (...) I gdzie w przepisach mogę znaleźć coś na ten temat?
(...) Albo coś poddamy brakowaniu po okresie przechowywania, albo musimy to trzymać wiecznie (bo pomimo, że jesteśmy tylko składnicą akt, mamy w zasobach materiały oznaczone A).
Tam gdzie sobie to wpiszesz, tam to znajdziesz - w wykazie spisów, albo na pierwszej stronie spisu najprościej.
W przepisach nic na ten temat nie znajdziesz, to czysto praktyczne działanie.
Żadna składnica akt nie trzyma niczego wiecznie, materiały archiwalne po 25 latach podlegają przekazaniu do AP.
Hmm, chyba niekoniecznie. A jeśli dana jednostka prowadząca składnicę akt przechowuje - jako sukcesor - materiały archiwalne innej jednostki? Mnie mówiono choćby na kursie archiwalnym, że takie sytuacje są rzadkie, ale możliwe.
Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy akt również podlega archiwizacji ale różnie się z nią postępuje. W końcu są hasła w jrwa.
Powiedzmy sporządzono nową ewidencję bo stara była niewiarygodna lub otrzymaliśmy takie zalecenia po kontroli.
Wówczas starą nieaktualną najlepiej zarchiwizować.
Brakowanie to też ewidencja AZ. Jeśli jednostka dużo brakuje ma sporo tych spisów to z lat wcześniejszych może je zarchiwizować. Zwłaszcza jeśli w międzyczasie zmienił się w jednostce jrwa.
Przekazywano do archiwum państwowego akta albo do innych jednostek np. z jednostki po której odziedziczyliśmy akta. I było to np. dawno. Można te spisy zdawczo-odbiorcze zarchiwizować (w międzyczasie zmieniło się też np. jrwa).
I tak starą ewidencję mamy w AZ. Oczywiście w razie potrzeby można tam zajrzeć.
Niektóre jednostki stosują również praktykę aby spisy zdawczo-odbiorcze na których istnieją tylko akta wybrakowane wyłączać z głównego zbioru i wpinać do odrębnego segregatora dla czystej wygody.
Sposoby postępowania są różne. Ważne aby mieć kompletną i aktualną ewidencję AZ/SA oraz aktualne przepisy oraz wcześniejsze aby zawsze można było po nie segnąć w razie potrzeby.
Cytat: Bolek w Maj 23, 2021,
Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy akt również podlega archiwizacji ale różnie się z nią postępuje. W końcu są hasła w jrwa.
(...) Sposoby postępowania są różne. Ważne aby mieć kompletną i aktualną ewidencję AZ/SA oraz aktualne przepisy oraz wcześniejsze aby zawsze można było po nie segnąć w razie potrzeby.
Dziękuję za tak wyczerpującą odpowiedź, która mnie uspokoiła i utwierdziła w przekonaniu, że jednak nie wydawało mi się, że na kursie mówiono o archiwizacji spisów. Rzeczywiście, JRWA zmieniło się w mojej firmie, może nawet kilka razy, tego pierwszego chyba nawet nie znalazłam w archiwum (może stosowano wzorcowy). Niestety stosowano też jeden spis dla wszystkich kategorii, z tego powodu mam spisy z lat 90, na których część jest wybrakowana, a część ma status A, albo BE. Podzielenie spisów na "aktualne" i te już w całości wybrakowane też mi przeszło przez myśl i chyba na początek zastosuję właśnie ten sposób. Niestety, nie mam pełnego etatu na samo archiwum więc porządkowanie zaszłości musi poczekać, priorytetem jest uzyskanie wolnego miejsca na nowe akta. Pomimo elektronizacji wszystkiego, papierów jest coraz więcej. A archiwum z gumy nie jest.
Dziękuję wszystkim za dyskusję :)
Cytat: Dory w Maj 23, 2021,
Cytat: Jarek w Maj 23, 2021,
Żadna składnica akt nie trzyma niczego wiecznie, materiały archiwalne po 25 latach podlegają przekazaniu do AP.
Hmm, chyba niekoniecznie. A jeśli dana jednostka prowadząca składnicę akt przechowuje - jako sukcesor - materiały archiwalne innej jednostki? Mnie mówiono choćby na kursie archiwalnym, że takie sytuacje są rzadkie, ale możliwe.
Pewnie że są możliwe, tyle że to nic nie zmienia - jeśli upłynęło 25 lat to składnica ma obowiązek przekazania materiałów archiwalnych do AP.
Cytat: Bolek w Maj 23, 2021,
Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy akt również podlega archiwizacji ale różnie się z nią postępuje. W końcu są hasła w jrwa.
Powiedzmy sporządzono nową ewidencję bo stara była niewiarygodna lub otrzymaliśmy takie zalecenia po kontroli.
Wówczas starą nieaktualną najlepiej zarchiwizować.
Brakowanie to też ewidencja AZ. Jeśli jednostka dużo brakuje ma sporo tych spisów to z lat wcześniejszych może je zarchiwizować. Zwłaszcza jeśli w międzyczasie zmienił się w jednostce jrwa.
Przekazywano do archiwum państwowego akta albo do innych jednostek np. z jednostki po której odziedziczyliśmy akta. I było to np. dawno. Można te spisy zdawczo-odbiorcze zarchiwizować (w międzyczasie zmieniło się też np. jrwa).
I tak starą ewidencję mamy w AZ. Oczywiście w razie potrzeby można tam zajrzeć.
Niektóre jednostki stosują również praktykę aby spisy zdawczo-odbiorcze na których istnieją tylko akta wybrakowane wyłączać z głównego zbioru i wpinać do odrębnego segregatora dla czystej wygody.
Sposoby postępowania są różne. Ważne aby mieć kompletną i aktualną ewidencję AZ/SA oraz aktualne przepisy oraz wcześniejsze aby zawsze można było po nie segnąć w razie potrzeby.
Sugerowanie że ewidencja az/składnicy (wykaz spisów i spisy zdawczo-odbiorcze) podlega jakiejś rzekomej archiwizacji to wprowadzanie innych w błąd.
Jak to niby miałoby wyglądać? Odłożymy te spisy do teczek, opiszemy je i sporządzimy dla nich ... kolejny spis zdawczo-odbiorczy? Który znowu za jakiś czas uznamy za wymagający zarchiwizowania a same spisy zniszczymy?! Nie dajmy się zwariować.
Ewidencja AZ/składnicy to żywy zbiór, narastający dokąd istnieje jednostka w której działa składnica/AZ. Aktualizacje tej ewidencji można przeprowadzać jedynie z zachowaniem dawnych spisów w zbiorze.
Zapisy starszych instrukcji archiwalnych i wikipedii mylnie sugerują że ewidencja az/składnicy, to zarówno wspomniane wykaz spisów i spisy zdawczo-odbiorcze (faktyczna ewidencja zasobu az/składnicy) jak i np. dokumenty brakowania i spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do ap (ważne, ale będące dla ewidencji zasobu jedynie źródłem do aktualizacji zapisów).
Zmiany w jrwa nie mają właściwe żadnego znaczenia dla prowadzenia ewidencji zasobu az/składnicy.
No, ale zdaje się że wy tylko wymieniacie wrażenia z kursów archiwalnych, więc już się nie wtrącam ;D
Masz oczywiście Jarku rację. Nie miałem tu na myśli spisów aktualnych, lecz jak pisałem nieaktualnych. Kilka razy spotkałem się z wątpliwą ewidencją z którą nawet archiwista zakładowy miał problemy. Ileś wersji tych samych spisów. Spisy nowe sporządzone po skontrum i stare nieaktualne nie mające odniesienia w rzeczywistości. Wersja spisu zdawczo-odbiorczego dla AP i wersja własna. Archiwiści są naprawdę zdolni. Kilka razy przejmowaliśmy do AP spisy z brakowania dokumentacji. Starą nieaktualną ewidencję. Oczywiście dla jednostek pod nadzorem to nie problem, bo w razie potrzeby można je im udostępnić. Archiwista prowadzący składnicę akt powinien mieć z tyłu głowy, że nie może tego tak sobie wybrakować. Zresztą kiedyś w wielu jrwa była to kąt. B50
Bolek, ale ja mam na myśli wszystkie spisy, nie ma czegoś takiego jak spis nieaktualny. Jeśli np. przeniesiesz część teczek ze starego spisu (gdzie dajmy na to wymieszano kat. A i B), to i tak stary spis zachowuje wartość informacyjną. Jeśli cała zawartość spisu ulega zmianie to to jest już grubsza nieprawidłowość w ewidencji, w takim wypadku pytanie czy archiwista powinien zachować razem te "wersje" spisu czy też może raczej czy akta powinny być spisane na nowo i na nowo zewidencjonowane.
Cytat: Bolek w Maj 23, 2021,
Kilka razy przejmowaliśmy do AP spisy z brakowania dokumentacji. Starą nieaktualną ewidencję. Oczywiście dla jednostek pod nadzorem to nie problem, bo w razie potrzeby można je im udostępnić. Archiwista prowadzący składnicę akt powinien mieć z tyłu głowy, że nie może tego tak sobie wybrakować. Zresztą kiedyś w wielu jrwa była to kąt. B50
To zapomniałem wcześniej wskazać - że te "archiwizacje" wszelkich ewidencji mogą skutkować utratą informacji przez jednostkę. Gdyby to była składnica to by pewnie chcieli wybrakować. Łatwo zauważyć że to wynika ze stosowania wprost zapisów jrwa - mam jakąś kategorię archiwalną do przekazywania do ap, mam jakąś kategorię archiwalną do dokumentów brakowania, a skoro czas minął to próbuję przekazać lub wybrakować.
Zachowanie informacji związanych z ewidencją nie powinno się opierać na przytomności umysłu archiwisty, najprościej byłoby chyba gdyby w jrwa wskazywano że należy to przechowywać w składnicy/az tak długo jak istnieje jednostka lub jej sukcesor.
CytatJeśli np. przeniesiesz część teczek ze starego spisu (gdzie dajmy na to wymieszano kat. A i B), to i tak stary spis zachowuje wartość informacyjną. Jeśli cała zawartość spisu ulega zmianie to to jest już grubsza nieprawidłowość w ewidencji, w takim wypadku pytanie czy archiwista powinien zachować razem te "wersje" spisu czy też może raczej czy akta powinny być spisane na nowo i na nowo zewidencjonowane.
Piszesz o sytuacji gdy na spisach była np. kat. A i B i spis zachował ważność bo przeniesiono tylko A (zresztą na stronie NDAP jest informacja o tym jak postępować np. przy przekwalifikowaniu akt). A spotkałeś się z sytuacja, że tracisz godziny na ustaleniu, który spis jest ważny a który nie bo jest kilka wersji i do końca nie wiadomo co z tym zrobić? Trzeba podjąć jakoś decyzję bo za każdym razem problem się pojawia. Zresztą jak znam życie ile archiwów tyle.
Gdyby było jak piszesz to np. archiwa gmin miały by nadal ewidencję akt od kiedy dana terytorialna jednostka istnieje (czyli np. od 1945 r.) albo i wcześniej a tak nie jest.
Ba kiedyś sąd chciał od nas akta jednostki działającej. I dzięki temu, że mieliśmy jej ewidencję akt obejmującą akta z lat 80-tych XX w. mogliśmy odpisać, że akta fizycznie nie istnieją bo zostały wybrakowane.
Widzę, że rozgorzała tu dyskusja iście akademicka.
Ja podtrzymuję swoje zdanie, że zarówno ewidencji spisów zd-odb, jak i samych spisów nie archiwizuję. W ewidencji wpisuję info, czy jakiś spis został całkowicie wybrakowany, a datę zniszczenia lub przekazania do AP nanoszę w odpowiednie miejsce na spisie. Nawet jeśli jakiś spis został w całości wybrakowany, to nadal stanowi informację o tym, że dana dokumentacja w ogóle istniała.
Mówię oczywiście o archiwach, gdzie ta ewidencja jest prowadzona poprawnie. Wszelkie sytuacje z dublowaniem spisów, przeprowadzaniem skontrum, czy inne przytaczane powyżej archiwalne hydrozagadki wymagają konsultacji z archiwum państwowym. Wątpię, by na jakimkolwiek kursie uczono, jak sobie z podobnymi przypadkami radzić. Takie sprawy wymagają indywidualnego podejścia, a toczenie dyskusji, kiedy mamy o swoich archiwach wzajemnie tak skąpe informacje prowadzi donikąd.
No dobra, ja rozumiem materiały archiwalne, czy jak w przypadku składnicy akt - B25 (chociaż na kursie powiedziano mi, że dokumenty z tą kategorią po czasie przechowywania się zwyczajnie brakuje), są istotne, ich spisy przechowuje się "wiecznie". Natomiast nie rozumiem sensu przechowywania spisów zdawczo - odbiorczych wiele lat po wybrakowaniu wszystkiego, co na nich zewidencjonowano, szczególnie jeśli dotyczy to kategorii B5 czy B10. Piszecie tu, że przypadkiem można zniszczyć ewidencję jeśli spisy zdawczo odbiorcze zostałyby zarchiwizowane. Jeśli takie spisy otrzymają kategorię B25 (składnica) lub A (AZ) to przecież nie znikną. Zgodnie z Waszymi sugestiami (przepraszam, ale nie pamiętam czyimi dokładnie) takie spisy należy zdać do jednostki nadrzędnej (co się nigdy nie dzieje) albo do AP. Więc taka ewidencja nie zniknie, nie zostanie wybrakowana. No chyba, że przypadkiem, ale przypadkiem to można zniszczyć wszystko. Po co komu wiedza, że 15 lat temu wybrakowano przechowywane 5 lat faktury sprzedaży drutu? Albo wyciągi bankowe?
Czy ktoś może wskazać konkretne przepisy, z których wynika fakt, że spisów nie archiwizujemy? Nie jestem archiwistą z wykształcenia, przeszłam tylko kurs, ale chcąc się nauczyć dobrze wykonywać te obowiązki, powinnam się opierać na przepisach. A w przepisach mam jasny sygnał, że spisy się archiwizuje (jrwa). Dla mnie spis jest materiałem nie tylko ewidencyjnym, ale też roboczym, to znaczy czymś "żywym", na czym się pracuje podczas prowadzenia AZ/SA. Skoro materiał do pracy bieżącej został wykorzystany, to logicznym jest jego zarchiwizowanie i odłożenie do spraw zakończonych.
Skoro, jak widać, zdań jest tyle, ilu mówców, sprawę pozostawię do konsultacji z archiwum państwowym, przy okazji jakiegoś kontaktu. Mam dwie półki materiałów do ekspertyzy, więc kiedyś też to muszę załatwić i wtedy dopytam, w końcu oni powinni wiedzieć.