Witam,
Pracuję jako archiwista zakładowy w jednostce, gdzie czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, natomiast mamy eDok jako wspomagający.
Pierwszy raz brakowaliśmy dokumentację, otrzymaliśmy zgodę od AP i dokumenty zostały już zniszczone przez zleconą firmę.
Pytanie pewnie banalne, ale jak teraz postąpić z dokumentacją zeskanowaną w eDok, papier już została zniszczony więc kto powinien usunąć to z systemu ? Informatyk, pracownik, archiwista ?
Dzień dobry, ten usuwa, kto ma upoważnienie. Zazwyczaj jest to archiwista, będący również koordynatorem czynności kancelaryjnych. Zaznaczam jednak, że w ogólnej ewidencji całego zbioru archiwum musi być wykazane, co i kiedy zostało wybrakowane (+ wskazanie nr zgody AP). Sam zaś materiał musi zniknąć z systemu bezpowrotnie, tj. bez możliwości jego odtworzenia. Ta czynność musi być certyfikowana. Czy system gwarantuje taką certyfikację zniszczenia? Pozdrawiam. djs
To zależy, kto ma usunąć z systemu. A zależy od tego, kto jest upoważniony do danej dokumentacji. Podstawowe pytanie brzmi, czy dokumentacja w systemie także została przekazana do archiwum. Jeśli tak, to oczywiście za jej usunięcie odpowiada archiwista. System powinien mieć do tego odpowiednie funkcjonalności.