Witam. Od niedawna pracuję na stanowisku archiwisty i przyznam, że jest to dla mnie nowe zagadnienie. Odbyłam kurs i niestety wiedza którą zdobyłam nie pokrywa się ze stanem archiwum w którym mam okazję pracować. Próbuję wyprowadzić spisy zdawczo odbiorcze na dobrą drogę, ale nasuwa mi się pytanie:
1. W mojej jednostce ktoś kiedyś nadał każdej komórce nr spisu zdawczo odbiorczego np.
Dyrektor - 1
Kadry - 2
Księgowość - 3 .
Poprzedni archiwista aktualizował przy kazdym przekazaniu akt spisy zdawczo odbiorcze, a efekt jest taki że każda komórka ma przydzielony taki numer spisu "dożywotnio" a w każdym roku spis jest aktualizowany (dochodzą nowe pozycje, odchodzą inne poprzez brakowanie)
Czy taka praktyka jest poprawna ?
Może słusznym jest, że jeżeli komórka np. Kadry przekażą do AZ dokumentację na spisie zdawczo odbiorczym to spis powinien otrzymać nr 4 i tak kolejno, a numery spisów na wykazie będą rosły, a kilka komórek w jednostce będzie się przepratać na wykazie spisów zdawczo odbiorczych ?
ło matko z ojcem - o takim sposobie numeracji spisów to ja jeszcze nie słyszałem ???
Oczywiście, iż nie jest to poprawna praktyka, a jeśli tak Wam nakazuje instrukcja kancelaryjna/archiwalna lub jakikolwiek inny normatyw ... no bardzo wątpie aby taki w ogóle istniał, żadne AP by się na taki nie zgodziło.
Każdy spis zd-odb otrzymuje kolejny numer wynikający z numeracji z wykazu spisów zd-odb - numerację prowadzimy sposobem ciągłym, bez podziału na lata kalendarzowe. Spowoduje to oczywiście, iż komórki organizacyjne będą się na takowym wykazie przeplatać, to jest normalne i prawidłowe.
Np. Kadry przekazują spis styczniu - numer 4 z wykazu
w lutym Kadry sobie przypomną, że mają coś jeszcze do przekazania - numer 5 z wykazu
w marcu księgowość - numer 6 z wykazu
itd.
Chryste Panie, nie no, ludzka wyobraźnia nie zna granic :o :(
Też nie słyszałam o takim kuriozum. Z czego wynika takie postępowanie? Nie mam zielonego pojęcia.
Metricis ma rację co do numeracji spisów.
U mnie była stosowana taka praktyka, ale w 2016 roku zostało to zmienione.
Widzę że mój poprzednik pisał pismo do AP, że będzie zmiana numeracji.
Ale najlepiej skontaktować się z AP i ustalić jak oni to widzą. Dziwi mnie jak przechodziły kontrole (?) :o