Drodzy Archiwiści, w moim urzędzie gros spraw dotyczy kontroli drogowych. Kontrole te podzielono na 4 rodzaje, oraz przyjęto zasadę, że pismem wszczynającym sprawę jest protokół kontroli. Czasami zdarza się, że w wyniku jednej kontroli wszczynane jest postępowanie administracyjne także na zarządzającego firmą.Początkowo sprawy te znakowano w ten sposób, że nadawano im znak sprawy zawierający kolejny numer kontroli, różnicując po właściwym znaku sprawy rodzaj kontroli przez dodanie literki D (drogowa) lub D-Z (drogowa na zarządzającego). Potem jednak odstąpiono od tego i obecnie do kontroli na zarządzającego tworzy się osobny spis spraw, a numer kontroli nie wynika z numeru widniejącego na protokole kontroli (tylko z l.p. na spisie spraw). Należy robić kserokopie pierwotnego protokołu kontroli i umieszczać na nim dwa znaki sprawy: wynikający z protokołu kontroli drogowej i osobny wynikający ze spisu spraw na zarządzającego, również na spisie spraw w kolumnie znak pisma, podaje się znak sprawy z protokołu wszczynającego kontrolę drogową. Czy takie znakowanie jest prawidłowe?
Dzień dobry, w "moim" urzędzie tzn. w jakim? jaka komórka wytwarza te protokoły? Jaki numer JRWA odpowiada rzeczowości pisma wszczynającego? Dziękuję :)
Symbol klasyfikacyjny z JRWA 8140 , urząd administracji zespolonej na szczeblu wojewódzkim:). Konstrukcja znaku sprawy wygląd zasadniczo tak (w nawiasach moje wyjaśnienia):
AB.8140.25.2021. JK(inicjały prowadzącego sprawę) - D (rodzaj kontroli)
AB.8140.2.2021. JK(inicjały prowadzącego sprawę) - D-Z (kontrola drogowa na zarządzającego)
Na pierwszym piśmie czyli ksero protokołu kontroli, które wszczyna sprawę, powinny być takie dwa znaki, a kolejne pisma w sprawie mają być znakowane tym drugim znakiem z końcówką D-Z.
Jeżeli komórka wytwarzająca dzieli dokumentację pod względem rzeczowości, to znaki spraw - za zgodą archiwisty i koordynatora czynności kancelaryjnych - powinny wyglądać tak:
ABC.8140.1.1.2021.JK (inicjały prowadzącego sprawę) - D (rodzaj kontroli)
ABC.8140.2.1.2021.JK (inicjały prowadzącego sprawę) - D-Z (kontrola drogowa na zarządzającego)
D = pierwsza jedynka oznacza właśnie D; druga jedynka oznacza numer sprawy.
D-Z = dwójka oznacza właśnie D-Z; jedynka oznacza numer sprawy
To, co pani podała odczytuję jako dwa numery spraw tego samego znaku JRWA, tj. sprawę numer 25 i numer 2.
Przypominam, że rozszerzenia znaków powinny się odbywać za zgodą Archiwum Państwowego.
Pozdrawiam
Dziękuję za odpowiedź. Czyli powinno się utworzyć podteczki?
UWAGA! Podteczka jest zawsze do jakiejś teczki, prawda? Jeśli chce Pani założyć podteczkę, to do jakiej teczki?
Zasugerowałam się cyframi przedzielonymi kropką,że to mają być podteczki. Ja bym podteczkę utworzyła w teczce kontroli drogowych.Gdyby np. 25 kontrola dotyczyła także kontroli na osobę zarządzającą, to wtedy użyłabym znaku np. AB.8140.25.1.2021 (i dalej rozszerzenie) i założyłabym osobny spis spraw do tych kontroli i numerowała kolejno: 25.2., 25.4, 25.4.Ale nie wiem czy dobrze myślę...