Witam,
w jaki sposób zarchiwizować umowę która jedna ze stron podpisała podpisem kwalifikowanym a druga strona nie posiadając takiego podpisu po wydrukowaniu podpisała odręcznie na wydruku. Czy podczas archiwizacji powinno się wydrukować dodatkowo potwierdzenie ważności podpisu elektronicznego czy tez np zeskanować wersje papierową i zgrać na IND wraz z wersja elektroniczną zawierająca podpis elektroniczny.
Moje wątpliwości dotyczą zarchiwizowania w taki sposób aby w przyszłości dla celów kontrolnych lub dowodowych archiwum posiadało w zasobie pełnoprawną wersje umowy.
Ale to nie powinno mieć związku z archiwizacją, o to powinno się dbać w momencie podpisania umowy.
Moim zdaniem najlepiej unikać takich sytuacji, bo one generują potem takie sytuacje że nie wiadomo co z tym zrobić, przy jednolitym sposobie podpisywania takich dylematów nie będzie. Ale w internetach znalazłem taką opinię:
Cytat
Może powstać pytanie o to, co zrobić, gdy jedna ze stron jest gotowa, aby do zawarcia umowy zastosować formę elektroniczną, zaś druga deklaruje chęć naniesienia na umowę własnoręcznych podpisów? Żaden problem. Nie ma przeszkód, by w razie takiej potrzeby umowa została zawarta poprzez wymienienie się przez strony egzemplarzami umowy, którą każda ze stron może podpisać w formie wybranej przez siebie ? pisemnej bądź elektronicznej. Istotne jest, by egzemplarz papierowy oraz egzemplarz elektroniczny były tożsame, a także by każda ze stron przechowywała umowę w obu wersjach (pisemnej, podpisanej przez jedną stronę, oraz w formie pliku elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez drugą stronę). Warto również pamiętać, by treść umowy nie zawierała postanowień opisanych powyżej mogących wykluczać stosowanie jednej z tych form, a także by wskazać w umowie adresy elektroniczne stron właściwe do przesyłania plików elektronicznych.
Dzięki Jarek,
z tre
Dzieki Jarek,
z tekstu wynika, ze dopuszczalne jest przechowywanie razem wersji papierowej i IND zawierający wersje elektroniczna danej umowy.
Witam, jeśli umowa powinna być prowadzona w teczce rzeczowej tradycyjnej to należy na papierze zweryfikować i potwierdzić ważność podpisu elektronicznego i taką wersję zarchiwizować. Jeśli jest w teczce spraw prowadzonych elektronicznie, to należy dołączyć scan podpisanego papieru i zarchiwizować elektronicznie. Papier należy dołączyć do składu chronologicznego elementów akt sprawy, tam będzie archiwizowany. Prawnie ważne są umowy podpisywane w rożny sposób, więc zapewne takich sytuacji będzie coraz więcej. Pozdrawiam