Drodzy Archiwiści,
mam dylemat z przejmowaną dokumentacją. Wydział wytwarza dokumentację, choć zgodnie z regulaminem organizacyjnym, nie zajmuje się tego typu sprawami. Natomiast są one dekretowane na tenże wydział. Co ważniejsze? Regulamin organizacyjny czy dekretacja dyrektora?Mieliście kiedyś takie dylematy?
To nie jest dylemat dla archiwisty :)
Zadaniem archiwisty jest przyjmowanie z komórek organizacyjnych dokumentacji prowadzonych przez te komórki spraw. To czy przesyłki zostały zadekretowane na właściwą komórkę i czy dana komórka powinna prowadzić sprawy danego typu to nie jest problem archiwisty, a kierownika jednostki dokonującego dekretacji.
Bardzo dziękuje, im mniej dylematów tym lepiej. A jeśli na spisie spraw i na pismach są znaki innego wydziału, niż tego który przekazuje dokumentacją to mogę odmówić przyjęcia takiej teczki do archiwum?
Pytanie, dlaczego inna komórka wytworzyła dokumentację, a inna ją przekazuje?
Wydziały sobie pomagają, a jeden pełni rolę tzw. "podręcznego archiwum" i kompletuje dokumentację drugiego.
Moim zdaniem w takiej sytuacji, jeśli:
- dokumentację wytworzyła komórka A
- komórka A wciąż funkcjonuje i pozostaje komórka merytoryczną dla tej dokumentacji (nie miało miejsce przejęcie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi itp.)
wówczas zarówno na teczkach jak i na spisach z/o muszą się znaleźć dane komórki A (w tym podpis kierownika komórki A).
Komórka B wykonuje jedynie czysto fizyczną czynność pomocniczą - formalnie dokumentacje do AZA przekazuje komórka A.
Jeśli dokumentacje przed przekazaniem do AZ uporządkował pracownik komórki B, to jego podpis powinien znaleźć się na spisie z/o obok podpisu kierownika komórki A.
Drugi egz. spisu z/o należy umieścić w zbiorze spisów komórki A.
Jeśli w AZ dokumenty układane są z podziałem na komórki organizacyjne to taką dokumentacje należy umieścić na regale komórki A.
Bardzo dziękuję za potwierdzenie toku myślenia :)